Açıklayıcı Dosya Adlarıyla Klasör Düzeni Oluşturma

Dosya adlandırma ve klasör düzeni (File naming and folder structure), dosyaların içeriğini ada bakarak anlamanızı ve aradığınıza birkaç saniyede ulaşmanızı sağlar. Açıklayıcı bir dosya adı için tarih, kategori, konu ve sürüm gibi bilgileri sabit bir sırayla yazın; klasörleri de yıl ve birim gibi hiyerarşik düzeyler olarak kurun. Excel'de dosya listesi tutup adları formülle üretebilir, hatalı ya da yinelenen adları denetleyebilir ve klasör yollarını hazırlayabilirsiniz.

Açıklayıcı dosya adı nasıl olmalı?​

İyi bir dosya adı, dosyayı açmadan ne içerdiğini anlatır. Bunun için adın her zaman aynı bileşenlerden ve aynı sırayla oluşması gerekir.

• Tarih: Yıl-ay-gün sırasıyla yazılan tarih başa konursa dosyalar ada göre sıralandığında zaman sırasına dizilir.
• Kategori ve konu: Birim, müşteri ya da proje adı gibi belirleyici sözcükleri kısa tutun.
• Sürüm: Aynı dosyanın farklı hallerini v01, v02 gibi numaralarla ayırın. Son, yeni, kopya gibi sözcükler zamanla karışıklık yaratır.
• Ayırıcı: Sözcükleri tire ya da alt çizgiyle ayırın ve bütün dosyalarda aynı yöntemi kullanın.

Windows'ta dosya adında ters eğik çizgi, eğik çizgi, iki nokta, yıldız, soru işareti, çift tırnak, küçüktür, büyüktür ve dikey çizgi karakterleri kullanılamaz. Adlarda bunlardan ve gereksiz boşluklardan kaçınmak, dosyaların farklı sistemlerde de sorunsuz paylaşılmasını sağlar.

Klasör yapısı nasıl kurulur?​

Klasörleri, aradığınız şeyi hangi sırayla düşünüyorsanız o sırayla katmanlandırın. Çoğu kullanıcı için yıl, birim, konu sıralaması işe yarar. Katman sayısını az tutun; çok derin yapılar hem gezinmeyi yavaşlatır hem de tam yol uzunluğunu artırarak bazı programlarda açma ve kopyalama sorunlarına yol açabilir.

• Üst düzey: Yıl ya da ana proje gibi geniş bir ayrım yapın.
• Orta düzey: Departman, müşteri ya da dosya türüne göre alt klasörler açın.
• Arşiv: Tamamlanmış işleri ayrı bir klasörde toplayın; böylece güncel çalışma alanı sade kalır.

Yapıyı kurduktan sonra yeni dosyaları kaydederken Dosya > Farklı Kaydet (File > Save As) penceresinde doğru klasörü seçip adı standarda göre yazmanız yeterlidir.

Excel ile dosya adı üretme ve denetleme​

Dosya listesini bir Excel tablosunda tutarsanız adları elle yazmak yerine formülle üretebilirsiniz. Listeyi Ekle > Tablo (Insert > Table) ile tabloya dönüştürmek, yeni satırlarda formüllerin otomatik kopyalanmasını sağlar. Tarih A2, kategori B2 hücresindeyse adın ilk iki parçası şöyle oluşturulur:
Aynı mantıkla adların uzunluğunu, uzantısını ve yasak karakter içerip içermediğini denetleyebilir; aynı adın birden fazla klasörde bulunup bulunmadığını sayarak yinelenen dosyaları yakalayabilirsiniz. Aşağıdaki örneklerde bu üç işlem uygulamalı olarak gösterilmiştir.

1. Standart dosya adını formülle üretme​

Tarih, kategori, konu ve sürüm bilgisini ayrı sütunlarda tutuyoruz. E sütunundaki formül bu bilgilerden tek tip bir dosya adı üretir.
İlk satırda 2024-03-15_Satış_Aylık-Rapor_v01.xlsx adı oluşur: tarih yıl-ay-gün sırasıyla başa gelir, boşluklar tireye çevrilir ve sürüm iki haneli yazılır. Üçüncü satırda 2024-04-02_İnsan-Kaynakları_Personel-Listesi_v01.xlsx sonucunu görürsünüz. KIRP işlevi baştaki ve sondaki fazla boşlukları temizler, YERİNEKOY ise sözcükler arasındaki boşlukları tireyle değiştirir. Oluşan adı kopyalayıp Farklı Kaydet penceresine yapıştırabilirsiniz.

2. Planlanan adları denetleme​

Kaydetmeden önce planlanan adların uzunluğunu, uzantısını ve yasak karakter içerip içermediğini bir listede kontrol edebilirsiniz. Burada uygun uzunluk için 40 karakterlik bir üst sınır seçilmiştir; bu sınırı kendi standardınıza göre değiştirin.
B sütunu adın karakter sayısını, C sütunu son noktadan sonraki uzantıyı verir. Durum sütunu önce yasak karakterleri arar: üçüncü satırdaki eğik çizgi için Özel karakter var, dördüncü satırdaki iki nokta için Özel karakter var sonucu gelir. Yasak karakter yoksa uzunluk denetlenir; beşinci satır için sonuç Çok uzun olur. Soru işareti içeren son satır da Özel karakter var olarak işaretlenir. BUL işlevi joker karakter kullanmadığı için soru işareti ve yıldız doğru aranır.

3. Klasör yolu ve yinelenen ad kontrolü​

Dosyaları yıl ve departman klasörlerine yerleştirmeyi planlıyoruz. D sütunu tam klasör yolunu metin olarak birleştirir, E sütunu ise aynı adın birden fazla kez geçip geçmediğini kontrol eder.
İlk satırda Arsiv\2024\Satış\Aylik-Rapor_v01.xlsx yolu oluşur; yıl ve departman, klasör düzeyleri olarak ters eğik çizgiyle birleştirilir. Aynı bütçe dosyası hem 2024 hem 2023 klasöründe bulunduğu için Aynı ad birden fazla ve Aynı ad birden fazla sonuçları görünür. Bu kontrol, farklı klasörlerdeki aynı adlı dosyaları fark etmenizi sağlar; sürüm numarasını ya da tarihi adda tutmanın neden önemli olduğunu da gösterir.

Sık sorulan sorular​

Dosya adında Türkçe karakter kullanabilir miyim? Windows Türkçe karakterleri destekler. Ancak dosyaları farklı sistemlere ya da yabancı ortaklara gönderecekseniz ş, ğ, ı gibi harfleri sadeleştirmek sorun ihtimalini azaltır.
Tarihi adın başına mı koymalıyım? Sıralamanın zaman akışına göre olmasını istiyorsanız evet; yıl-ay-gün biçimiyle başa yazılan tarih bunu sağlar.
Boşluk mu alt çizgi mi kullanmalıyım? İkisi de çalışır. Önemli olan tüm dosyalarda aynı ayırıcıyı kullanmaktır.
Excel klasör oluşturabilir mi? Formüller klasör açmaz, yalnızca klasör yolunu metin olarak hazırlar. Klasörleri otomatik açmak için VBA'daki MkDir deyimi kullanılır.

Kullanırken dikkat edin​

• Biçim kodları Excel diline göre değişir: Türkçe Excel'de METNEÇEVİR işlevinde ay için aa, gün için gg kullanılır. İngilizce Excel'de aynı kodlar mm ve dd olur. Dosyayı başka dilde bir Excel'de açacaksanız tarih biçimini buna göre düzeltin.
• SONRAKİMETİN yalnızca yeni sürümlerde vardır: Uzantıyı almak için kullanılan SONRAKİMETİN (TEXTAFTER) işlevi Microsoft 365 ve yeni Excel sürümlerinde bulunur. Eski sürümlerde uzantıyı BUL, UZUNLUK ve YERİNEKOY işlevlerini birleştirerek çıkarmanız gerekir.
• Formül dosyayı yeniden adlandırmaz: Excel'de üretilen ad yalnızca bir metindir. Gerçek dosyanın adını Dosya Gezgini'nde ya da Farklı Kaydet penceresinde değiştirmeniz gerekir. Toplu yeniden adlandırma ve klasör açma işlemleri VBA ile yapılabilir; denemeleri önce yedek kopyalar üzerinde yapın.
• Tam yol uzunluğuna dikkat edin: Klasör katmanları ve uzun adlar birleşince tam yol çok uzayabilir ve bazı programlarda dosya açma ya da kopyalama hatası çıkabilir. Klasör adlarını kısa tutun ve katman sayısını sınırlayın.
• Standardı ekibe yazılı duyurun: Adlandırma kuralı yalnızca sizin kullandığınız bir düzen olursa kısa sürede bozulur. Kuralı bir örnek ad ve örnek klasör yoluyla birlikte ortak bir sayfada paylaşın.
• İlgili konular:
  • İşlevler: METNEÇEVİR, YERİNEKOY, KIRP, UZUNLUK, BUL, EĞER, EĞERSAY, TOPLA.ÇARPIM
  • Excel özellikleri: Ekle > Tablo (Insert > Table), Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Hücre Vurgulama Kuralları > Yinelenen Değerler (Duplicate Values), Dosya > Farklı Kaydet (File > Save As)
  • VBA: MkDir, Dir, Name

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.