Klasör Sırtlığı Hazırlama - Dosya Sırtlık Etiketi Şablonu (Excel)

Klasör Sırtlarını Excel Üzerinde Düzenli Etiketlerle Hazırlayın​

Excel sayfalarında klasör sırtlığı oluşturma dosyası, fiziksel arşivde kullanılan geniş ve dar klasörler için düzenlenebilir etiket yerleşimleri sunmaktadır. Çalışma kitabının amacı belge içeriklerini hesaplamak veya klasörleri otomatik olarak oluşturmak değildir. Kullanılacak klasör başlığı, içerik açıklaması ve yıl bilgisi mevcut hücrelere yazılarak baskıya uygun bir sırtlık taslağı hazırlanır. Böylece aynı dolapta farklı başlıklarla saklanan evraklar için ortak bir görünüm oluşturulabilir. Dosyadaki örnek başlıklar Excel içerikleriyle ilgilidir; bu başlıklar kurumun kendi arşiv düzenine göre değiştirilebilir. Çalışma kitabı üç görünür sayfadan oluşur ve geniş ile dar etiketler ayrı sayfalarda tutulur.

Geniş ve Dar Klasörler İçin İki Ayrı Yerleşim​

Geniş klasör yerleşimi genis adlı sayfada bulunur. Sayfa üzerinde yan yana beş sırtlık hazırlanmıştır. Örnek başlıklarda EXCELDEPO, EXCELDOSYALARI, EXCELMAKALELERİ, EXCELPROGRAMLARI ve EXCELSORULARI ifadeleri görülür. Her sırtlığın açıklama alanında klasör detaylarının yazılması istenmektedir. Alt bölümde ise 2016, 2017, 2018, 2019 ve 2020 yılları örnek değerler olarak yer alır. Bu tarihler dosyanın güncel yıl hesabı yaptığı anlamına gelmez. Yıl hücreleri elle değiştirilir; örneğin yeni bir arşiv klasörü için 2026 yazılması diğer sırtlıkların yılını kendiliğinden güncellemez. Beş etiket bağımsız olarak düzenlenebilir.
Dar klasör yerleşimi dar adlı sayfada sekiz sırtlıktan oluşur. Buradaki örnek başlıklar EXCELDEPO, EXCELDOSYALARI, EXCELPROGRAM, EXCELSORULARI, EXCELVİDEOLARI, EXCELTESTLERİ, EXCELİPUÇLARI ve EXCELDESTEK şeklindedir. Yıl alanlarında 2010 ile 2017 arasındaki değerler bulunur. Geniş sayfadaki gibi bu değerler başlangıç örnekleridir ve otomatik tarih göstergesi değildir. Dar etiketler daha fazla başlığı aynı sayfa üzerinde yan yana sunar. Ancak daha dar bir yazı alanı bulunduğu için uzun kurum adları, çok satırlı belge açıklamaları ve büyük yazı boyutları baskı önizlemesinde ayrıca kontrol edilmelidir.

Sayfa Sayfa Çalışma Kitabı İçeriği​

Sayfa1, çalışma kitabındaki tanıtım ve bağlantı amaçlı görsel öğeleri barındıran ilk görünür sayfadır. Bu sayfada normal hücre değerleri üzerinden düzenlenen bir etiket tablosu bulunmaz. Bu nedenle çalışma kitabı ilk açıldığında doğrudan arşiv başlıklarının görüleceği varsayılmamalıdır. Etiket hazırlamak için genis veya dar sekmesine geçilir. İlk sayfadaki görsel ve bağlantılar çalışma kitabının mevcut içeriğinin bir parçası olarak korunmuştur; herhangi bir personel, belge veya klasör bilgisi buradan diğer sayfalara aktarılmaz. Tanıtım sayfasını düzenlemek, klasör etiketlerinin metinlerini değiştirmek için gerekli değildir.
genis sayfasında başlıkların ilk hücreleri C10, G10, K10, O10 ve S10 adreslerindedir. Ayrıntı alanları C12, G12, K12, O12 ve S12 hücrelerinden başlar. Yıl alanları ise C25, G25, K25, O25 ve S25 hücrelerindedir. Bu adresler aynı sırtlığın başlık, açıklama ve yıl bilgilerinin hangi sütunda toplandığını anlamayı kolaylaştırır. Birinci etiketi değiştirmek için C sütunundaki ilgili başlangıç hücreleri düzenlenir. İkinci etiket için G sütunu kullanılır. Diğer üç etiket aynı düzeni K, O ve S sütunlarıyla sürdürür.
dar sayfasında başlık başlangıçları C8, G8, K8, O8, S8, W8, AA8 ve AE8 hücreleridir. Açıklama alanları aynı sütunların 10. satırında başlar. Yıl bilgileri C21, G21, K21, O21, S21, W21, AA21 ve AE21 hücrelerinden düzenlenir. Böylece sekiz ayrı etiketin bilgilerinin birbirinden bağımsız yazılması mümkündür. AA ve AE gibi iki harfli sütun adresleri de standart Excel hücre adresleridir. Sağdaki etiketlere ulaşmak için sayfanın yatay olarak kaydırılması gerekebilir; bu durum etiketlerin bulunmadığı veya farklı bir sayfada olduğu anlamına gelmez.

Birleştirilmiş Hücreler ve Metin Düzeni​

Etiketlerin görünümü birleştirilmiş hücreler ve mevcut biçimlendirmeyle hazırlanmıştır. Örneğin geniş sayfadaki ilk açıklama alanı C12:C23 aralığına, ilk yıl alanı C25:C32 aralığına yayılır. Dar sayfadaki ilk açıklama C10:C19, yıl alanı C21:C28 aralıklarıdır. Birleştirilmiş aralıkta görünen metin, aralığın sol üst başlangıç hücresinden yönetilir. Aynı etiketin altındaki her hücreye ayrı ayrı metin yazılması gerekmez. Birleştirmelerin kaldırılması veya tüm sayfaya toplu yapıştırma yapılması mevcut sırtlık düzenini değiştirebilir. Bu nedenle yalnız ilgili başlık, açıklama ve yıl alanlarının düzenlenmesi daha kontrollü bir kullanım sağlar.
Yazıların yönü ve etiketlerin bölünmesini sağlayan biçimler mevcut sayfa tasarımının parçasıdır. Bir klasör başlığının kısa olmasıyla çok uzun bir bölüm adının yazılması aynı görsel sonucu vermeyebilir. İsim uzadığında metnin tamamının hücre alanına sığıp sığmadığı görüntü ve baskı önizlemesinden kontrol edilir. Dosya, uzun bir metni otomatik olarak yeni bir etikete ayıran bir işlem içermez. Açıklama alanına yalnız klasörün içeriğini ayırt etmeye yardımcı bilgiler yazılması, yerleşimin okunmasını kolaylaştırır. Ancak belirli bir karakter sayısının her yazıcı ve yazı boyutunda sorunsuz sığacağı garanti edilmez.

Formül ve Otomasyon Kapsamı​

Güncel çalışma kitabında formül ve VBA makrosu bulunmamaktadır. Başlıkları bir liste üzerinden dağıtan, yılları hesaplayan veya yazdırma işini tek düğmeyle başlatan bir otomasyon sunulmaz. Hücrelere girilen değerler diğer etiketlere otomatik olarak kopyalanmaz. Kullanım mantığı, hazırlanmış geniş ve dar yerleşimlerin elle doldurulmasına dayanır. Çalışma kitabındaki mevcut görsel öğeler korunmuştur; bunların bulunması, yeni bir kurum logosunun otomatik alınacağı anlamına gelmez. Yeni logo veya farklı görsel kullanılması istenirse Excel'in kendi görsel düzenleme araçlarıyla ayrıca işlem yapılması gerekir. Bu değişikliklerin etiketin sınırlarını ve baskı alanını etkilemesi mümkündür.
Başında sıfır bulunan arşiv kodları ayrı bir dikkat gerektirir. Genel sayı biçimindeki bir hücreye 00123 yazıldığında Excel bu girdiyi sayı olarak yorumlayarak 123 gösterebilir. Kodun sıfırlarının korunması için ilgili hücre veri girilmeden önce Metin biçimine alınmalıdır. İşlev kontrolünde Metin biçimindeki bir başlık hücresine yazılan 00123 değeri kaydetme ve yeniden açma sonrasında korunmuştur. Bu işlem çalışma kitabının tüm başlık hücrelerini otomatik olarak Metin biçimine çevirdiği anlamına gelmez. Yeni kodlar girilirken her ilgili alanın biçimi ayrıca değerlendirilmelidir.

Düzenleme ve Baskı Öncesi Kontrol​

Önce klasörün fiziksel genişliğine uygun genis veya dar sayfası seçilir. Ardından kullanılacak etiketin başlığı değiştirilir, açıklama alanına evrak türü veya bölüm bilgisi yazılır ve yıl alanı düzenlenir. Örneğin bir başlık İŞ SÖZLEŞMELERİ, açıklama İstanbul Şube Arşivi Çalışma Belgeleri ve yıl 2026 olabilir. Bu değerler yalnız düzenlenen etikete aittir. Diğer etiketlerin içerikleri ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Türkçe karakterlerin kullanılması ve girilen değerlerin özel bir kopyada kaydedilip yeniden açılması işlev testlerinde doğrulanmıştır. Kullanıcının kendi uzun başlıkları için görsel kontrol yine gereklidir.
İki etiket sayfasında mevcut baskı düzeni yatay A4 olarak tanımlıdır. Geniş sayfanın kayıtlı baskı alanı B1:T33, dar sayfanın kayıtlı baskı alanı A1:AG30 aralıklarını kapsar. Yazdırma öncesinde seçili sayfa, ölçeklendirme, kenar boşlukları ve yazıcının desteklediği kâğıt boyutu kontrol edilmelidir. Ekran görüntüsünde düzgün görünen yerleşim, yazıcının farklı ölçek ayarı nedeniyle fiziksel klasöre tam uymayabilir. İlk baskının deneme olarak alınması ve sırtlığın gerçek klasöre göre ölçülmesi uygun olacaktır. Dosya, yazıcıdan ölçü okuyarak etiket genişliğini ayarlayan bir özellik içermez.

Sürüm Geçmişi ve Mevcut Dosyanın Korunması​

Taşınan kaynağın dört sürüm eki bulunmaktadır. İlk iki geçmiş sürüm aynı dosya içeriğine sahip olsa da ayrı sürüm kayıtları olarak korunur. Daha sonraki eski sürümde farklı tanıtım içerikleri yer alırken güncel dosya manuel geniş ve dar etiket düzenini sunar. Güncel çalışma kitabındaki gerçek düzenleme işlevi, kaydetme ve yeniden açma kontrollerinde çalıştığı için gereksiz bir dosya revizyonu yapılmamıştır. İndirmedeki güncel dosya özgün içerikle korunmuştur. Geçmiş sürümlerin tanıtım ve görsel özellikleri güncel dosyanın özellikleriyle karıştırılmamalıdır; kullanım açıklaması güncel dosyanın gerçek hücre ve sayfalarına dayanmaktadır.
Bu dosya, fiziksel arşiv klasörlerini ortak başlık düzeniyle ayırmak isteyen ofisler ve Excel üzerinden baskı taslağı hazırlayan kullanıcılar için uygundur. Belge takip sistemi, otomatik klasör oluşturucu veya barkod üreticisi yerine manuel etiket yerleşimi olarak değerlendirilmelidir. Galeri, üç görünür sayfanın gerçek görüntülerini sunar; çizilmiş kapak ayrı bir tanıtım görselidir. Başlık, açıklama ve yıl alanları düzenlendikten sonra çalışma kopyasının kaydedilmesi, yeniden açılması ve baskı önizlemesinin incelenmesi etiketlerin kullanılmadan önce kontrol edilmesini sağlar.