Etkileyici Grafikler ve Tablolar Oluşturma

Etkileyici grafikler ve tablolar oluşturma (creating effective charts and tables), verinizi doğru grafik türüyle göstermek ve tabloyu okunaklı biçimde düzenlemek demektir. Excel'de veriyi seçip Ekle > Grafikler (Insert > Charts) grubundan uygun grafiği eklersiniz, ardından Grafik Tasarımı (Chart Design) sekmesiyle düzenler, veriyi de Excel tablosuna çevirirsiniz. Bu sayfada grafik seçim ölçütlerini, tasarım ayarlarını ve verilerle birlikte güncellenen dinamik yapıyı örneklerle bulacaksınız.

Hangi grafik türünü seçmeliyim?​

Grafik türü, göstermek istediğiniz mesaja göre seçilir. Hızlı bir başlangıç için verinizi seçip Ekle > Grafikler > Önerilen Grafikler (Insert > Charts > Recommended Charts) komutunu kullanabilirsiniz; Excel verinize uyan birkaç seçenek önizler.

• Çizgi grafik: Aylar ya da yıllar gibi zaman içindeki değişimi ve eğilimi gösterir.
• Sütun ve çubuk grafik: Ürün, bölge ya da personel gibi kategorileri karşılaştırır. Sütun grafik dikey, çubuk grafik yataydır; kategori adları uzunsa çubuk grafik daha okunaklıdır.
• Pasta grafik: Parçaların bütün içindeki payını gösterir. Dilim sayısı az olduğunda işe yarar; çok dilim varsa sütun ya da çubuk grafiği tercih edin.
• Dağılım (XY) grafik: İki sayısal değişken arasındaki ilişkiyi gösterir.
• Kombinasyon grafik: Örneğin gerçekleşen satışı sütunla, hedefi çizgiyle aynı grafikte birleştirir.

Pasta grafiği için her dilimin payını önce hücrelerde hesaplamak işinizi kolaylaştırır. Payı bulmak için satış tutarını toplam hücresine bölün:
Payları yüzde biçiminde göstermek için hücrelere Giriş (Home) sekmesinden Yüzde Stili'ni uygulayın.

Grafik tasarımı nasıl düzenlenir?​

Grafiği seçtiğinizde şeritte Grafik Tasarımı (Chart Design) ve Biçim (Format) sekmeleri belirir. Düzenlemeyi sade tutmak, grafiğin mesajını öne çıkarır.

• Grafik Öğesi Ekle: Grafik Tasarımı > Grafik Öğesi Ekle (Chart Design > Add Chart Element) menüsünden grafik başlığını, eksen başlıklarını, veri etiketlerini ve göstergeyi ekleyin ya da kaldırın.
• Renkler: Renkleri Değiştir (Change Colors) ve Grafik Stilleri (Chart Styles) ile uyumlu bir palet seçin. Vurgulamak istediğiniz seriyi canlı, diğerlerini sakin renklerle gösterin.
• Eksenler: Eksene sağ tıklayıp Ekseni Biçimlendir (Format Axis) bölmesinden en küçük ve en büyük değerleri, birimleri ve sayı biçimini ayarlayın. Sütun ve çubuk grafiklerde dikey eksenin sıfırdan başlaması, farkların abartılı görünmesini önler.
• Veri etiketleri: Her noktaya etiket koymak yerine yalnızca önemli değerleri gösterin; kalabalık etiketler okunabilirliği düşürür.
• Hızlı Düzen: Hızlı Düzen (Quick Layout) hazır yerleşimlerle öğeleri tek adımda düzenler.

Grafiğin yalnızca renkle anlatılmaması da önemlidir; çıktı siyah beyaz alındığında ya da renkleri ayırt etmekte zorlanan biri baktığında etiketler ve göstergeler anlamı korumalıdır.

Excel tablosu ve dinamik grafik nasıl oluşturulur?​

Verinizin içinde bir hücre seçip Ekle > Tablolar > Tablo (Insert > Tables > Table) komutunu ya da Ctrl+T kısayolunu kullanarak aralığı Excel tablosuna çevirebilirsiniz. Tablo oluşunca Tablo Tasarımı (Table Design) sekmesi açılır ve şu imkanlar gelir:

• Tablo stilleri ve şerit satırlar: Satırlar dönüşümlü renklendirilir, okuma kolaylaşır.
• Filtre düğmeleri: Veri yoğun tablolarda sütunları süzmenizi ve sıralamanızı sağlar.
• Toplam Satırı: Tablonun altına toplam, ortalama gibi özetler ekler.
• Dilimleyici Ekle: Tablo Tasarımı > Dilimleyici Ekle (Table Design > Insert Slicer) ile tabloyu düğmelerle süzersiniz. Tablolar için dilimleyici Excel 2013 ve sonrasında kullanılabilir.

Grafiği tablodaki veriden oluşturursanız, tabloya eklenen yeni satırlar grafiğe otomatik yansır; kaynak aralığını elle genişletmeniz gerekmez. Büyük verileri özetlemek için Ekle > Grafikler > Özet Grafik (Insert > Charts > PivotChart) ile özet tabloya bağlı bir grafik kurabilir, alanları sürükleyerek grafiği değiştirebilirsiniz.
Renk kodlarıyla sınıflandırma için Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) kullanılabilir. Sınıflandırmayı bir yardımcı sütunda formülle de yapabilirsiniz:
Bu sütunu süzgeç ya da koşullu biçimlendirmeyle birleştirerek tabloda öne çıkarmak istediğiniz satırları kolayca ayırabilirsiniz.

1. Aylık satış ve hedef için çizgi grafik​

Altı aylık satış ve hedef değerlerini içeren tabloda D sütunu her ayın hedefe oranını hesaplar. A1:C7 aralığını seçip Ekle > Grafikler > Çizgi (Insert > Charts > Line) ile Satış ve Hedef serilerini aynı grafikte gösterebilirsiniz.
Ocak ayında hedefe oran %99, Nisan ayında %96, Haziran ayında %101 olarak hesaplanır. Zaman içindeki eğilimi çizgi grafik gösterir; hedef serisini kesikli çizgi yapmak için seriye sağ tıklayıp Veri Serisini Biçimlendir (Format Data Series) bölmesini kullanabilirsiniz.

2. Bölge payları için pasta grafik​

Bölgelerin satışlarını ve toplam içindeki paylarını hesaplayan tabloda toplam B7 hücresindedir. Pasta grafiği yalnızca A2:A6 ile C2:C6 aralıklarından oluşturulmalıdır; bitişik olmayan aralıkları seçmek için Ctrl tuşunu basılı tutun.
Toplam satış 1.300.000 TL'dir ve Marmara'nın payı %37 olarak görünür. Paylar toplamı %100 etmelidir; bu kontrol, payların doğru hesaplandığını gösterir. Toplam satırını pasta grafiğine katmayın, aksi halde grafik bütünü ayrı bir dilim gibi gösterir. Dilim etiketlerini Grafik Öğesi Ekle > Veri Etiketleri (Add Chart Element > Data Labels) ile ekleyebilirsiniz.

3. Excel tablosu ve durum sütunu​

Ürün satışlarını içeren aralığı Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirin. Tutar sütunu adetle birim fiyatı çarpar, Durum sütunu ise tutarı belirli bir eşikle karşılaştırarak satırları sınıflandırır. Bu tablodan oluşturulan sütun grafiği, tabloya eklenen yeni ürünleri otomatik olarak gösterir.
Dizüstü Bilgisayar satırının tutarı 112.000,00, durumu Yüksek olur; Klavye için tutar 25.500,00, durum Normal şeklindedir. Toplam tutar 356.900,00 değerini verir. Tabloyu oluşturduktan sonra Toplam Satırı'nı Tablo Tasarımı (Table Design) sekmesinden açmanız, elle yazılan toplam satırının yerine geçer ve yeni satırlarla uyumlu çalışır. Durum sütununa koşullu biçimlendirme uygulayarak Yüksek değerlerini renkle vurgulayabilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Pasta grafiğinde kaç dilim olmalı? Kesin bir sınır yoktur; ancak dilim sayısı arttıkça paylar birbirinden ayırt edilemez. Çok sayıda kategoriniz varsa çubuk grafik daha okunaklı olur.
Yeni eklediğim veri grafiğe neden yansımıyor? Grafik sabit bir aralığa bağlı olabilir. Veriyi Excel tablosuna çevirin ya da Grafik Tasarımı > Veri Seç (Chart Design > Select Data) ile kaynak aralığı genişletin.
Excel grafiklerine animasyon eklenebilir mi? Excel grafiklerinde yerleşik animasyon yoktur. Animasyon gerekiyorsa grafiği PowerPoint'e aktarıp orada animasyon uygulayabilirsiniz.
Özet grafik ile normal grafik arasındaki fark nedir? Özet grafik bir özet tabloya bağlıdır; alanları ve süzgeçleri değiştirdikçe grafik de değişir. Normal grafik ise seçtiğiniz hücre aralığını gösterir.

Kullanırken dikkat edin​

• Toplam satırını grafiğe katmayın: Grafik verisini seçerken toplam satırını dışarıda bırakın. Toplam grafiğe girerse sütunlar ve pasta dilimleri yanıltıcı hale gelir.
• Dikey eksen sıfırdan başlamalı: Sütun ve çubuk grafiklerde eksenin en küçük değerini sıfırdan yükseğe almak farkları olduğundan büyük gösterir. Bunu yalnızca bilinçli ve eksen üzerinde belirtilmiş bir tercih olarak yapın.
• Renkle birlikte etiket de kullanın: Yalnızca renge dayanan bir anlatım, siyah beyaz çıktıda ya da renkleri ayırt etmekte zorlanan okurlarda anlamını yitirir. Gösterge, veri etiketi ve açık başlıklarla desteklemek daha güvenlidir.
• Tablo ile sabit aralığı karıştırmayın: Grafiğin yeni verileri otomatik göstermesi, kaynağın Excel tablosu olmasına bağlıdır. Sabit bir aralığa bağlı grafiği güncellemek için kaynak aralığı Veri Seç (Select Data) ile genişletmeniz gerekir.
• Sürüm farkları: Önerilen Grafikler ve tablolar için dilimleyici gibi özellikler Excel'in eski sürümlerinde bulunmayabilir. Dosyayı başkalarıyla paylaşacaksanız, onların sürümünde çalışacağından emin olun.
• İlgili konular:
  • Özet Tablo ve Özet Grafik: Büyük verileri özetleyip alanlarla değiştirilebilen grafikler kurmak için.
  • Dilimleyici: Tablo ve özet tabloları düğmelerle süzmek için.
  • Koşullu Biçimlendirme: Değerlere göre renk kodlaması yapmak için.
  • Mini Grafikler: Hücre içinde küçük eğilim grafikleri göstermek için.
  • TOPLA, EĞER ve ÇOKETOPLA: Grafik ve tablo verisini hazırlayan temel işlevler.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.