İşe Alım Adaylarını Excel Tablolarıyla Değerlendirme

İşe alım adaylarını Excel tablolarıyla değerlendirme (candidate evaluation in Excel), tüm başvuruları tek tabloda toplayıp ölçütlere göre puanlamak ve sıralamak demektir. Başvuru ve mülakat tarihlerini bir tabloda tutar, her ölçüte ağırlık verir, toplam puanı TOPLA.ÇARPIM (SUMPRODUCT) ile hesaplarsanız en uygun adaylar kendiliğinden öne çıkar. Filtre ve koşullu biçimlendirme ile de süreci hızlıca izleyebilirsiniz.

Aday takip tablosu nasıl hazırlanır​

Her aday tek satırda, her bilgi ayrı sütunda olmalıdır. Başlangıç için şu sütunlar yeterlidir:

• Aday ve Pozisyon: adayın adı soyadı ve başvurduğu pozisyon.
• Başvuru ve Mülakat Tarihi: gerçek tarih olarak girilmelidir; metin olarak yazılan tarihle hesap yapılamaz.
• Durum: Başvuru Alındı, Değerlendirmede, Mülakat Yapıldı, Teklif, Olumsuz gibi sabit seçenekler.
• Puan: değerlendirme sonucunu gösteren sayısal sütunlar.

Veri aralığını seçip Ekle > Tablolar > Tablo (Insert > Tables > Table) komutuyla ya da Ctrl+T ile tabloya çevirin; yeni eklenen satırlar formülleri ve biçimleri otomatik devralır. Durum sütununda yazım farklarını önlemek için Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) komutunu açın, izin verilecek türü Liste seçin ve durum adlarını liste ayırıcınızla (Türkçe Excel ayarlarında çoğunlukla noktalı virgül) ayırarak yazın.

Adaylar ağırlıklı puanla nasıl sıralanır​

Her ölçüt aynı öneme sahip değilse ağırlıklı puan kullanın. Teknik bilgi, mülakat ve deneyim gibi ölçütlere ayrı puan verin, ağırlıkları tablonun üstünde ya da ayrı bir satırda yüzde olarak tutun. Toplam puan, her puanın kendi ağırlığıyla çarpılıp toplanmasıyla bulunur ve bunu TOPLA.ÇARPIM (SUMPRODUCT) işlevi tek adımda yapar. Ağırlıkları mutlak başvuruyla ($B$2:$D$2 gibi) yazarsanız formülü aşağı kopyalarken kaymaz.
Sıralama için EĞERSAY (COUNTIF) kullanabilirsiniz: kendisinden yüksek puanlı aday sayısına 1 eklenirse sıra numarası elde edilir. Ağırlıkları hücrede tuttuğunuz için ölçütlerin önemini değiştirmek istediğinizde formülleri düzenlemeniz gerekmez; yalnızca ağırlık hücrelerini güncelleyin, toplam puanlar ve sıralama yeniden hesaplanır.

Filtre ve koşullu biçimlendirmeyle adayları öne çıkarma​

Belirli bir pozisyona ya da duruma ait adayları görmek için Veri > Sırala ve Filtre Uygula > Filtre (Data > Sort & Filter > Filter) komutunu kullanın. Sütun başlığındaki okla pozisyonu seçebilir, tarihe ya da puana göre sıralama yapabilirsiniz.
Durumu görsel olarak vurgulamak için tabloyu seçin ve Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural (Home > Styles > Conditional Formatting > New Rule) yolunu izleyin. Kural türü olarak formül kullanan seçeneği seçin; durumu E sütununda olan ve teklif aşamasına gelen satırları boyamak için şu formülü yazın:
Sütun harfinin önündeki $ işareti, kuralın tüm satır boyunca aynı sütuna bakmasını sağlar.

1. Başvuru ve mülakat arasındaki bekleme süresi​

Başvuru tarihi ile mülakat tarihi arasındaki bekleme süresini hesaplamak için F2 hücresine şu formülü yazıp aşağı kopyalayın:
Ayşe Yılmaz için bekleme süresi 8 gün, Mehmet Kaya için 10 gündür. Mülakat tarihi henüz girilmemiş adaylarda formül boş döner; tarihi girdiğinizde sonuç kendiliğinden hesaplanır.

2. Ağırlıklı puanla aday sıralama​

Ağırlıklar ikinci satırda yüzde olarak tutuluyor. Toplam puanı bulmak için E3 hücresine şu formülü yazın:
Sıra numarası için F3 hücresinde, kendisinden yüksek toplam puanı olan aday sayısına 1 eklenir:
Elif Demir için toplam puan 85,6, sıra 1 olarak hesaplanır; Ayşe Yılmaz için toplam puan 79,9, sıra 2 çıkar. Sıra sütunu en yüksek toplam puanı alan adaya 1 verir. Ağırlık hücrelerini değiştirirseniz tüm puanlar ve sıralar yeniden hesaplanır.

3. Aday havuzu özeti ve en yüksek puanlı aday​

Aday listesi A2:D11 aralığında, özet bölümü E ve F sütunlarındadır. Toplam başvuru sayısı BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY (COUNTA), ortalama puan ORTALAMA (AVERAGE) işleviyle bulunur. Olumlu durumdaki adayları saymak için F3 hücresine şunu yazın:
En yüksek puanlı adayın adını getirmek için F5 hücresinde İNDİS (INDEX), KAÇINCI (MATCH) ve MAK (MAX) birlikte kullanılır:
Özet bölümünde toplam başvuru sayısı 10, olumlu aday sayısı 5, ortalama puan 76,9 ve en yüksek puanlı aday Elif Demir olarak bulunur. Listeye yeni aday ekledikçe aralıkları genişletmeniz ya da veriyi tabloya çevirmeniz yeterlidir.

Sık sorulan sorular​

• Aday takibi için hangi sütunlar gerekir? Aday adı, pozisyon, başvuru tarihi, mülakat tarihi, durum ve puan sütunları çoğu süreç için yeterlidir. İhtiyaca göre kaynak, iletişim bilgisi ya da maaş beklentisi eklenebilir.
• Ağırlıkların toplamı yüzde yüz olmak zorunda mı? Zorunlu değildir ancak toplam yüzde yüz olursa toplam puan da puan ölçeğinizle aynı aralıkta kalır ve yorumlaması kolaylaşır.
• Eşit puan alan adayları nasıl ayırırım? Örnekteki EĞERSAY yöntemi eşit puanlara aynı sırayı verir. Ayrım için mülakat puanı gibi ikinci bir ölçüte göre elle sıralama yapabilirsiniz.
• Aday verilerini nasıl korurum? Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele (File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password) komutuyla dosyayı parolayla şifreleyebilirsiniz.

Kullanırken dikkat edin​

• Tarihleri gerçek tarih olarak girin: Başvuru ve mülakat tarihleri metin olarak yazılırsa çıkarma işlemi hata verir ya da yanlış sonuç üretir. Hücreler sola yaslı görünüyorsa tarih büyük ihtimalle metindir.
• Ağırlıkları mutlak başvuruyla yazın: Ağırlık hücrelerine verilen başvurularda $ işareti kullanmazsanız formülü aşağı kopyaladığınızda başvurular kayar ve toplam puanlar yanlış çıkar.
• Ağırlıkların toplamını kontrol edin: Ağırlıkların toplamı yüzde yüzden farklıysa toplam puanlar puan ölçeğinizin dışına çıkabilir. Ağırlıkların altına bir toplam hücresi koyup kontrol edebilirsiniz.
• Eşit puanlarda aynı sıra çıkar: EĞERSAY ile hesaplanan sıralamada aynı toplam puana sahip adaylar aynı sırayı alır. Bir sonraki sıra numarası da atlanır; ikinci bir ölçütle ayrım yapmanız gerekir.
• Kişisel verileri koruyun: Aday listeleri kişisel veri içerir. Dosyayı parolayla şifreleyin, yalnızca yetkili kişilerle paylaşın ve gereksiz sütunları tabloda tutmayın.
• İlgili konular: Tablo, Veri Doğrulama, Filtre, Koşullu Biçimlendirme, TOPLA.ÇARPIM, EĞERSAY, ÇOKEĞERSAY, ORTALAMA, İNDİS, KAÇINCI, DÜŞEYARA ve ÇAPRAZARA işlevleri aday değerlendirme tablolarında birlikte kullanılabilir.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.