Otomatik Toplam

Otomatik Toplam (Auto Sum), bir sayı sütununun ya da satırının toplamını formül yazmadan almanızı sağlayan şerit komutudur. Komut, etkin hücrenin çevresindeki sayı aralığını kendisi tahmin eder ve TOPLA işlevini bu aralıkla hücreye yazar. Aynı düğmenin açılır listesinden ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değer gibi sık kullanılan işlevler de eklenebilir.

Nerede bulunur​

Komut şeritte iki yerde yer alır:

• Giriş > Düzenleme > Otomatik Toplam (Home > Editing > AutoSum): Sigma (Σ) simgeli düğmedir.
• Formüller > İşlev Kitaplığı > Otomatik Toplam (Formulas > Function Library > AutoSum): Aynı komutun ikinci konumudur.

Klavye kısayolu Alt + = tuşlarıdır. Kısayol, düğmeye tıklamakla aynı sonucu verir ve en hızlı yöntemdir. Düğmenin yanındaki küçük oka tıklarsanız işlev listesi açılır: Toplam (Sum), Ortalama (Average), Sayıları Say (Count Numbers), En Büyük (Max), En Küçük (Min) ve Diğer İşlevler (More Functions).

Nasıl kullanılır​

Temel kullanım şu adımlarla yapılır:

• Hücreyi seçin: Toplamın görünmesini istediğiniz hücreyi, toplanacak sayıların hemen altına ya da sağına tıklayarak seçin.
• Komutu çalıştırın: Otomatik Toplam düğmesine tıklayın ya da Alt + = tuşlarına basın.
• Aralığı denetleyin: Excel, toplanacak hücreleri kayan çerçeveyle gösterir ve formülü hücreye yazar. Aralık yanlışsa fareyle doğru hücreleri seçerek düzeltin.
• Onaylayın: Enter tuşuna basın. Sonuç hücrede görünür, formül ise formül çubuğunda durur.

Üretilen formül şu biçimdedir:
Birden çok sütunun toplamını aynı anda almak için toplamların çıkacağı alt satırdaki hücreleri yan yana seçip komutu bir kez çalıştırmanız yeterlidir. Sayıların ve toplam hücrelerinin birlikte seçilmesi durumunda da Excel her sütun ya da satır için ayrı toplam yazar.

Aralığın tahmin edilmesi ve filtreli listeler​

Excel, etkin hücrenin üstündeki sayı bloğunu, üstte sayı yoksa solundaki sayı bloğunu toplanacak aralık olarak önerir. Aralık ilk boş hücrede ya da metin içeren hücrede sona erer. Bu yüzden toplanacak verinin ortasında boş satır varsa yalnızca boşluğa kadar olan kısım seçilir.

Filtre uygulanmış bir listede Otomatik Toplam kullanırsanız Excel, TOPLA yerine ALTTOPLAM işlevini yazar ve yalnızca görünen satırları toplar:
Burada 109 işlev numarası, gizlenmiş satırlar hariç toplamı ifade eder. Aynı davranış Tablo (Table) araçlarındaki Toplam Satırı (Total Row) için de geçerlidir.

1. Sütun toplamı almak​

Tabloda her ürünün adedi, birim fiyatı ve tutarı yer alıyor. Tutar sütununun altındaki D7 hücresini seçin, Giriş sekmesinde Otomatik Toplam düğmesine tıklayın (ya da Alt + = tuşlarına basın), önerilen D2:D6 aralığını kontrol edip Enter tuşuna basın. Aynı işlemi B7 hücresi için de yapın.
Otomatik Toplam, B7 hücresine toplam adedi (500), D7 hücresine ise toplam tutarı (6.610,00) hesaplayan TOPLA formüllerini yazar. Birim fiyat sütununun toplamı anlamsız olduğu için C7 hücresi boş bırakılmıştır.

2. Satır ve genel toplam​

Her personelin üç aylık satışları yan yana yazılmış. E2 hücresini seçip Alt + = tuşlarına basın; Excel, solundaki B2:D2 aralığını önerir. Formülü aşağı kopyalayın, ardından B7:E7 hücrelerini seçip Alt + = tuşlarına bir kez daha basarak sütun toplamlarını ve genel toplamı alın.
E2 hücresi, Ayşe Yılmaz'ın çeyrek satış toplamını (38.200,00) verir. E7 hücresi ise tüm personelin genel toplamını (181.050,00) gösterir. Genel toplam, satır toplamlarının toplanmasıyla bulunduğu için sütun toplamlarının toplamıyla aynı sonucu verir; bu da tablonun tutarlı olduğunu doğrulamanın kolay bir yoludur.

3. Açılır listeden diğer işlevler​

A2:B7 aralığında altı öğrencinin notları var. E2 hücresini seçin, Otomatik Toplam düğmesinin yanındaki oka tıklayıp Ortalama'yı seçin ve aralığı B2:B7 olarak düzeltip Enter tuşuna basın. E3, E4, E5 ve E6 hücreleri için sırasıyla Sayıları Say, En Büyük, En Küçük ve Toplam seçeneklerini kullanın.
Açılır listeden seçilen her işlev, aynı aralık üzerinde farklı bir sonuç üretir: ortalama 80,67, not sayısı 6, en yüksek not 95, en düşük not 64 ve toplam 484 olarak hesaplanır. Komut aralığı otomatik önerirken başlık hücresini dışarıda bırakır; çünkü metin içeren hücreler toplama dahil edilmez.

Kullanırken dikkat edin​

• Önerilen aralığı mutlaka kontrol edin: Excel aralığı tahmin eder ve her zaman doğru bulmaz. Verinin ortasında boş hücre ya da metin varsa seçim orada durur. Enter tuşuna basmadan önce kayan çerçevenin doğru hücreleri kapsadığından emin olun; gerekirse fareyle yeni aralığı seçin.
• Metin olarak saklanan sayılar: Hücrede sol hizalı görünen ya da köşesinde yeşil üçgen bulunan sayılar metin sayılır ve toplamaya katılmaz. Bu durumda hücreleri seçip uyarı simgesinden Sayıya Dönüştür (Convert to Number) komutunu kullanın.
• Gizli ve filtrelenmiş satırlar: Normal TOPLA işlevi elle gizlenmiş satırları da toplar. Yalnızca görünen satırların toplanmasını istiyorsanız veriye önce filtre uygulayıp Otomatik Toplam'ı kullanın; Excel bu durumda ALTTOPLAM işlevini yazar.
• Hesaplama modu: Formüller sekmesindeki hesaplama seçeneği Elle olarak ayarlıysa toplam güncellenmez. Sonuç değişmiyorsa Formüller > Hesaplama > Hesaplama Seçenekleri (Formulas > Calculation > Calculation Options) bölümünden Otomatik'i seçin ya da F9 tuşuna basın.
• Başka bir hücreye toplam yazmak: Otomatik Toplam, formülü yalnızca seçtiğiniz hücreye yazar. Toplamı sonradan farklı bir yere taşımak isterseniz formül hücresini kesip yapıştırabilirsiniz; aralık başvuruları değişmez.
• İlgili konular:
  • TOPLA: Otomatik Toplam'ın arka planda yazdığı işlev.
  • ALTTOPLAM: Filtrelenmiş listelerde görünen satırları toplar.
  • EĞERTOPLA ve ÇOKEĞERTOPLA: Koşula uyan değerleri toplar.
  • ORTALAMA, ETOPLA, MAK, MİN, BAĞ_DEĞ_SAY: Açılır listedeki diğer sık kullanılan işlevler.
  • Tablo Toplam Satırı: Tabloların altına otomatik toplam satırı ekler.
  • Formülleri Göster ve Hesaplama Seçenekleri: Sonuçların güncellenmesini ve denetimini sağlar.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.