Yardımcı Sütun

Yardımcı Sütun (Helper Column), asıl tablonun yanına eklenen ve ana işlemi kolaylaştıran ek sütundur. Karmaşık bir hesabı küçük adımlara böler, birden çok ölçütü tek bir anahtarda birleştirir ya da sıralama, filtreleme ve arama için veriyi hazırlar. Böylece formüller kısalır, okunabilirlik artar ve hatalar kolay bulunur.

Ne zaman kullanılır​

Yardımcı sütun, tek bir formülle çözmesi zor ya da okunmaz hale gelen işlerde devreye girer. Başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Anahtar üretme: Ad ve soyad gibi iki sütunu birleştirip tek bir arama anahtarı elde edersiniz. Bu sayede DÜŞEYARA çok ölçütle de çalışır.
• Sıra ve tekrar işaretleme: Aynı kaydın kaçıncı kez geçtiğini sayarak tekrarları belirlersiniz.
• Ara hesaplama: Süre, fark, oran gibi ara sonuçları ayrı sütunlarda tutup son formülü basit bırakırsınız.
• Veri temizleme: Fazla boşlukları, metin biçimli sayıları ya da tutarsız yazımları düzeltilmiş bir kopya sütunda hazırlarsınız.
• Sıralama ve filtreleme: Ay numarası, öncelik puanı gibi değerlerle özel sıralama ölçütü oluşturursunuz.

Nasıl oluşturulur​

Yardımcı sütun eklemek için özel bir komut yoktur; bitişik boş bir sütuna başlık ve formül yazmanız yeterlidir.

• Verinin yanındaki boş sütuna açıklayıcı bir başlık yazın (ör. Anahtar, Sıra, Gecikme).
• İlk veri satırına formülü girin.
• Formülü aşağı doğru çoğaltın: hücrenin sağ alt köşesindeki dolgu tutamacını çift tıklayın ya da seçili alanda Ctrl+D kullanın.
• Ana formülünüzde bu sütuna başvurun.

Örneğin ad ve soyadı tek bir anahtarda birleştirmek için B sütunundaki ad ile C sütunundaki soyadı şu formülle birleştirebilirsiniz:
Verinin bulunduğu alanı Ekle > Tablo (Insert > Table) ile tabloya çevirirseniz yardımcı sütundaki formül yeni satırlara otomatik yayılır.

Yardımcı sütun sonucu sabit değere dönüştürmek isterseniz sütunu kopyalayıp Giriş > Yapıştır > Değerleri Yapıştır (Home > Paste > Paste Values) komutunu kullanın.

Gizleme ve düzen​

Yardımcı sütunlar raporun görünümünü kalabalıklaştırabilir. Sütun başlığına sağ tıklayıp Gizle (Hide) seçebilir ya da sütunu seçip Ctrl+0 tuşlarına basabilirsiniz. Gizli sütun hesaplamaya katılmaya devam eder. Sütunu yeniden göstermek için komşu sütunları seçip sağ tıklayın ve Göster (Unhide) komutunu kullanın.

Yardımcı sütunları ana verinin sağında toplamak, başlıklarını farklı bir dolgu rengiyle işaretlemek ve ne işe yaradığını başlıkta ya da bir not içinde belirtmek, dosyayı sonradan açan kişi için büyük kolaylık sağlar.

1. Ad ve soyadı birleştirerek tek anahtarla arama​

A sütunu yardımcı sütundur. A2 hücresine ad ve soyadı boşlukla birleştiren formülü yazıp aşağı çoğaltın. Ardından E2 hücresine aranan kişiyi yazın ve F2 hücresinde A:D aralığında DÜŞEYARA ile maaşı getirin. Anahtar sütunu aranan değerin solunda olduğu için DÜŞEYARA doğrudan çalışır.
A2 hücresinde anahtar olarak Ayşe Demir üretilir. Listede iki Elif bulunduğu için yalnızca adla arama yanlış kişiyi getirebilirdi; ad ve soyadı birleştiren anahtar sayesinde F2 hücresi doğru maaşı, yani 10.500,00 değerini döndürür.

2. Tekrar eden kayıtları sayarak işaretleme​

D sütununda EĞERSAY (COUNTIF) işlevini genişleyen bir aralıkla kullanın: başlangıç hücresi mutlak ($A$2), bitiş hücresi göreli (A2) olsun. Böylece her satır, müşterinin o satıra kadar kaç kez geçtiğini sayar. E sütunu bu sayıya bakarak ilk kaydı ve tekrarları etiketler. Sonra E sütununa filtre uygulayabilirsiniz.
Arslan Ltd. müşterisinin ikinci kaydı olan 4. satırda Sıra sütunu 2, Durum sütunu ise Tekrar sonucunu verir. Durum sütununda yalnızca ilk kayıtları süzerek müşteri başına tek satırlık bir liste elde edebilir ya da tekrarları ayrı inceleyebilirsiniz.

3. Gecikmeyi adım adım hesaplama​

Tek bir uzun formül yazmak yerine hesabı üç yardımcı sütuna bölün: D sütununda teslim süresini bulun, E sütununda 5 günlük hedefi aşan gün sayısını hesaplayın, F sütununda bu sayıya göre durumu yazın. Tarih sütunlarını gün.ay.yıl biçiminde gösterin.
Yazıcı satırında süre 8 gün, gecikme 3 gün olarak hesaplanır ve durum Gecikmeli görünür. Her adım ayrı bir sütunda durduğu için bir sonuç beklediğinizden farklıysa hatanın hangi adımda oluştuğunu hemen görebilir, gecikme hedefini değiştirmek istediğinizde yalnızca E sütunundaki formülü güncelleyebilirsiniz.

Kullanırken dikkat edin​

• Mutlak ve göreli başvuruya dikkat edin: Genişleyen aralıklarda ($A$2:A2 gibi) ilk hücreyi mutlak, ikinci hücreyi göreli yazın. Aksi halde formülü aşağı çoğalttığınızda aralık kayar ve sonuçlar yanlış çıkar.
• Yeni satır eklerken formülü kopyalamayı unutmayın: Yardımcı sütun verinin son satırında bitiyorsa eklediğiniz satırlar formülsüz kalır. Veriyi tabloya çevirmek bu sorunu ortadan kaldırır, çünkü formül yeni satırlara otomatik yayılır.
• Gizlenen sütunu unutmayın: Gizli bir yardımcı sütunu silerseniz ona bağlı formüller #BAŞV! (#REF!) hatası verir. Sütunu silmeden önce sonuçları değere çevirin ya da bağımlılıkları kontrol edin.
• Boşluk ve metin biçimli sayılar: Anahtar üretirken sonda ya da başta fazladan boşluk kalırsa eşleşme başarısız olur. Gerekirse KIRP işleviyle temizleyin. Sayıları metinle birleştirdiğinizde sonucun metin olduğunu, aranan değeri de aynı biçimde yazmanız gerektiğini unutmayın.
• Yeni sürümlerde alternatifler: Microsoft 365 ve Excel 2021 gibi dinamik dizi destekleyen sürümlerde FİLTRE, SIRALA ve TEKRARSIZ gibi işlevler birçok yardımcı sütun ihtiyacını gidermeyi sağlar. Eski sürümlerde ya da çok adımlı kontrol istediğinizde yardımcı sütun hala en anlaşılır yöntemlerden biridir.
• İlgili konular:
  • İşlevler: EĞER, EĞERSAY, ÇOKETOPLA, DÜŞEYARA, İNDİS, KAÇINCI, KIRP, BİRLEŞTİR, FİLTRE, SIRALA, TEKRARSIZ
  • Özellikler: Tablo, Değerleri Yapıştır, Sütunları Gizle, Gelişmiş Filtre, Metni Sütunlara Dönüştür

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.