Ana Performans Göstergesi

Ana Performans Göstergesi (Key Performance Indicator, KPI), bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmek için seçilen sayısal göstergedir. Satış tutarı, müşteri memnuniyeti, hatalı ürün oranı gibi ölçütler gerçekleşen değer, hedef değer ve durum bilgisiyle birlikte izlenir. Excel'de KPI için ayrı bir komut yoktur; formüller, koşullu biçimlendirme, grafikler ve Power Pivot KPI özelliği birlikte kullanılır.

KPI'nın yapısı​

İyi bir KPI üç parçadan oluşur. Bunlar tabloda ayrı sütunlar olarak tutulursa durum hesabı kolaylaşır.

• Gerçekleşen değer: Ölçülen güncel sonuçtur (ör. bu ayki satış tutarı).
• Hedef değer: Ulaşılması beklenen düzeydir (ör. aylık satış hedefi).
• Durum: Gerçekleşenin hedefe göre nerede olduğunu gösteren eşiktir (ör. yüzde 100 ve üzeri yeşil, yüzde 90-100 sarı, altı kırmızı).

KPI'lar genellikle geçmişi anlatan sonuç göstergeleri (ciro, kar) ya da geleceği öngören öncü göstergeler (teklif sayısı, ziyaret sayısı) olarak ikiye ayrılır. Ölçülebilir, tek anlamlı ve belirli bir süreye bağlı olması gerekir.

Excel'de KPI oluşturma yolları​

Excel'de KPI'yı görselleştirmek için birkaç yöntem vardır.

• Formül: Gerçekleşme oranı ve durum metni formülle hesaplanır.
• Simge kümeleri: Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme > Simge Kümeleri (Home > Styles > Conditional Formatting > Icon Sets) ile trafik ışığı, ok ya da işaret simgeleri hücreye eklenir.
• Veri çubukları ve renk ölçekleri: Aynı menüden, değerlerin büyüklüğünü hücre içinde gösterir.
• Grafik: Hedef ve gerçekleşen için sütun, çizgi ya da gösterge (gauge) benzeri grafikler kullanılır.
• Power Pivot KPI: Veri modelindeki bir ölçü için Power Pivot > KPI'ler > Yeni KPI (Power Pivot > KPIs > New KPI) ile temel değer, hedef değer ve durum eşikleri tanımlanır; KPI özet tabloda kullanılabilir.

Power Pivot sekmesi her Office sürümünde bulunmaz; sürümünüzde yoksa ilk dört yöntem yeterlidir.

Durum hesabı ve temel formül​

Gerçekleşme oranı, gerçekleşen değerin hedefe bölünmesiyle bulunur. Durum metni ise bu orana EĞER işleviyle bağlanır. Basit bir hedefte mi kontrolü için:
İkiden fazla durum gerekiyorsa EĞER işlevleri iç içe yazılır ya da eşikler ayrı hücrelere konup başvuruyla kullanılır. Eşikleri hücrede tutmak, formülleri değiştirmeden hedefleri güncellemenizi sağlar.

1. Hedef gerçekleşme oranı ve durum​

Bölgelerin satış hedefi ve gerçekleşen tutarı girilir. D2 hücresine gerçekleşenin hedefe oranı, E2 hücresine durum metni yazılır ve formüller aşağı kopyalanır. Satır 7 toplam değerlerden genel oranı hesaplar.
Marmara için oran 108,0% ve durum Hedefte olarak hesaplanır. Ege bölgesi için durum Dikkat, İç Anadolu için Hedef altı sonucunu verir. Tüm bölgelerin genel gerçekleşme oranı 97,5%, genel durum ise Dikkat olur. Eşikler (1 ve 0,9) formülün içinde yazılıdır; değiştirmek isterseniz bunları ayrı hücrelere taşıyabilirsiniz.

2. Simge kümesiyle trafik ışığı​

Personelin satış hedefi ve gerçekleşen tutarı girilir, D sütununda başarı oranı hesaplanır. Ardından D2:D9 aralığı seçilip Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Simge Kümeleri (Home > Conditional Formatting > Icon Sets) altından üç renkli trafik ışığı seçilir. Kuralları Yönet (Manage Rules) bölümünde eşikler Sayı türünde 1 (yeşil) ve 0,9 (sarı) olarak ayarlanır.
Başarı oranı D sütununda hesaplanır; Ayşe Yılmaz için 113%, Fatma Demir için 78%, Hasan Öztürk için 55% bulunur. Oranı 1 ve üzeri olanlar yeşil, 0,9 ile 1 arasındakiler sarı, 0,9'un altındakiler kırmızı simge alır. Böylece hedefin neresinde olunduğu rakamlara tek tek bakmadan görülür.

3. Aylık sapma ve hedef altı satırları vurgulama​

Aylık sipariş hedefi ile gerçekleşen sipariş sayısı girilir. D sütununda gerçekleşenden hedef çıkarılarak sapma, E sütununda sapmanın hedefe oranı bulunur. Hedefin altında kalan ayları vurgulamak için A2:E7 seçilip Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > Formül kullanarak (Conditional Formatting > New Rule > Use a formula) seçeneğiyle C2 küçüktür B2 koşulu uygulanır.
Ocak ayında sapma 30, Şubat ayında -30 olarak hesaplanır; negatif sapma hedefin altında kalındığını gösterir. Altı aylık toplam sapma -50, toplam sapma oranı -1,9% bulunur. Gerçekleşen değeri hedefin altında kalan aylar (Şubat, Nisan, Haziran) açık kırmızı zeminle vurgulanır; toplam satırı kural aralığının dışında olduğu için biçimlenmez.

Kullanırken dikkat edin​

• Hedef sıfır olduğunda hata alırsınız: Gerçekleşme oranı gerçekleşen değerin hedefe bölünmesiyle bulunduğundan, hedef hücresi boş ya da sıfırsa #DIV/0! (#SAYI/0!) hatası çıkar. Formülü EĞERHATA ile sarmalayın ya da hedef sıfırsa boş döndürün.
• Eşikleri formülün içine gömmeyin: Yüzde 90 ya da yüzde 100 gibi eşikleri her formülde ayrı ayrı yazmak, hedef değiştiğinde hata riskini artırır. Eşikleri ayrı hücrelere koyup mutlak başvuruyla ($H$1 gibi) kullanın.
• Simge kümesi eşik türünü kontrol edin: Simge kümesinde eşikler varsayılan olarak yüzde türündedir. Oran sütununuzda 1 değeri hedefi gösteriyorsa türü Sayı olarak seçmezseniz simgeler beklediğinizden farklı çıkar. Kuralları Yönet penceresinden türü ve değeri denetleyin.
• Yüksek iyi mi, düşük iyi mi: Satış gibi göstergelerde yüksek değer iyidir; hatalı ürün oranı ya da teslimat süresi gibi göstergelerde düşük değer iyidir. Durum formülünü ve simge sırasını göstergenin yönüne göre kurun.
• Az sayıda ve anlamlı gösterge seçin: Bir panoda çok fazla KPI göstermek asıl önemli bilgiyi gizler. Her gösterge bir hedefe, bir sorumluya ve bir döneme bağlı olmalıdır.
• İlgili konular: Koşullu Biçimlendirme, Simge Kümeleri, Veri Çubukları, Power Pivot, Özet Tablo, Pano (Dashboard), Sparkline (Mini Grafik), EĞER, EĞERHATA, TOPLA, ORTALAMA, YÜZDE biçimi.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.