Araç Zimmet Formu

Şirket Aracını ve Aksesuarlarını Düzenli Bir Teslim Formunda Kaydedin​

Araç Zimmet Formu, şirket aracının bir personele teslim edilmesini tek bir Excel sayfasında belgelemek için hazırlanmış doldurulabilir bir formdur. Çalışma kitabındaki Sayfa1, personel bilgilerini, aracın tanımını, beraberinde verilen malzemeleri ve teslim taraflarını aynı düzen içinde toplar. Araç bilgileri ile imza alanlarının ayrı bölümlerde bulunması, formun doldurulurken takip edilmesini kolaylaştırır. Dosya bir filo yönetim programı veya hareket veritabanı değildir; aynı sayfada hazırlanan teslim belgesidir. Bu nedenle yeni bir teslim işlemi için ayrı bir kopya kullanılması, önceki teslim bilgilerinin üzerine yazılmasını önler. Dosyada ayrıca ExcelDepo bağlantılarının yer aldığı Sheet2 isimli görünür bir tanıtım sayfası bulunmaktadır.

Personel Bilgilerinin Kaydedildiği Alanlar​

Formun üst bölümünde araç ve malzemenin zimmet edildiği personel için dört satır ayrılmıştır. Adı ve Soyadı alanı E5 hücresinden başlayan birleşik giriş alanıdır. Unvanı E6, Ehliyet No E7 ve Araç Teslim Tarihi E8 üzerinden doldurulur. Bu alanlar bir personel tablosundan otomatik alınmaz. Bilgiler doğrudan yazılır; dosyada personel seçmek için açılır liste veya kimlik numarası doğrulaması bulunmamaktadır. Ad ve unvanın ayrı tutulması, kişinin kimliği ile görev bilgisinin aynı satırda birbirine karışmadan okunmasını sağlar. Teslim tarihi de form üzerinde görünür bir bilgi olarak yer alır; süre veya gecikme hesabını besleyen bir tarih formülü değildir.
Ehliyet numarası gibi başında sıfır bulunabilen bilgiler için giriş biçimine dikkat edilmelidir. Excel, Genel biçimindeki bir hücreye girilen tamamen sayısal metni sayı olarak yorumlayabilir. Numaranın birebir korunması gereken kullanımda hücre metin biçiminde doldurulmalıdır. İşlev testinde özel bir kopyadaki metin biçiminde girişler kaydetme ve yeniden açma sonrasında korunmuştur. Bu sonuç, dosyanın bütün girişleri kendiliğinden metne çevirdiği anlamına gelmez. Personel bilgilerinin boş bırakılması da otomatik bir hata mesajı üretmez; formun eksiksizliği dolduran kişi tarafından kontrol edilir.

Araç ve Malzeme Tanımı​

Araç ve Malzeme Tanımı bölümünde Cinsi, Açıklama, Var ve Yok başlıkları bulunmaktadır. Marka Model, Plaka ve Rengi satırları araç tanımını kaydetmek için ayrılmıştır. Marka ve model E12, plaka E13, renk E14 alanlarına yazılır. Bu girişler bir araç siciline bağlı değildir; farklı bir plaka girildiğinde başka bilgiler kendiliğinden güncellenmez. Böylece aynı form farklı araçlar için doldurulabilir, ancak marka, plaka ve rengin birbiriyle tutarlı olması ayrıca kontrol edilmelidir. Açıklama hücreleri birleştirilmiş olduğundan, her satırda ilgili alanın sol üst hücresi üzerinden giriş yapılır.
Malzeme listesinde OGS, Trafik Seti, Yangın Söndürücü, Stepne, Kriko, Cep Telefonu Hattı ve Evrak Çantası başlıkları yer almaktadır. Bunlar dosyada hazır bulunan satır adlarıdır. OGS başlığı mevcut şablondan korunmuştur; çalışma kitabı bir geçiş sistemiyle bağlantı kurmaz veya etiket bilgisi sorgulamaz. Trafik seti ve yangın söndürücü gibi malzemeler için açıklama ile varlık durumu farklı sütunlarda yazılabilir. Cep telefonu hattı ve evrak çantası satırları da aracın dışında teslim edilen ek malzemelerin aynı belge üzerinde belirtilmesini sağlar. Satırların bulunması, bu malzemelerin her teslimde mutlaka verildiği anlamına gelmez; gerçek teslim durumu kaydedilir.
Var ve Yok alanları I ve J sütunlarında yer almaktadır. Bu bölümde hazır seçim kutusu, denetim nesnesi veya otomatik karşılıklı dışlama yoktur. Örneğin bir malzemenin bulunduğunu belirtmek için ilgili Var hücresine işaret yazılabilir. Aynı satırın iki sütununa birden işaret konulması dosya tarafından engellenmez. Açıklama ile işaretlerin kontrol edilmesi bu nedenle gereklidir. İşlev testlerinde bir Var işareti ve farklı bir satırdaki Yok işareti yazılmış, bu manuel değerlerin kaydetme ve yeniden açma sonrasında değişmeden kaldığı doğrulanmıştır. İşaretleri toplama, eksik ekipman sayma veya toplam zimmet değeri hesaplama işlevi bulunmamaktadır.

Teslim Eden ve Teslim Alan Bölümleri​

Formun alt kısmında Teslim Eden ve Teslim Alan başlıkları ayrı sütun gruplarına ayrılmıştır. Teslim eden kişinin adı D29, görevi D30 alanına yazılır. Teslim alan kişinin adı I29, görevi I30 alanında bulunur. Her iki taraf için imza yerleri de düzenlenmiştir. Kaynak örnekte teslim eden Ali Veli ve Satış Elemanı; teslim alan Hale Jale ve İK Sorumlusu olarak gösterilmektedir. Bu değerler örnek form verileridir, uygulamada gerçek teslim taraflarının bilgileriyle değiştirilmelidir. Üstteki personel adı ile alttaki teslim alan adı arasında otomatik bir bağlantı yoktur; aynı kişi söz konusuysa her iki alanın da tutarlı doldurulması gerekir.
İmza alanları, elektronik imza üretmek veya doğrulamak için hazırlanmış bir işlev içermez. Excel sayfasının üzerinde ayrılan imza yerleridir. Belge ekrana veya yazdırma önizlemesine alınırken bu iki bölümün birlikte görünmesi kontrol edilebilir. Bir tarafta ad bulunup görev ya da imza alanının boş kalması, dosya tarafından uyarıyla bildirilmez. Formun tek belge niteliği burada da önemlidir: teslim tarafları değiştirildiğinde önceki kişilerin bilgileri ayrıca bir kayıt listesine aktarılmaz. Önceki işlemler için hazırlanmış dosya kopyalarının ayrı saklanması gerekir.

Teslim Beyanı ve Yeni Sürümdeki Düzeltme​

Çalışma kitabında bir hesaplama formülü bulunmaktadır. Sayfa1 üzerindeki B23 hücresi, B23:J25 birleşik alanındaki teslim beyanını oluşturur. Formül, sabit açıklama metni ile teslim eden kişinin adını birleştirmek için Excel'in metin birleştirme işaretini kullanır. Yeni sürümde bu adın kaynağı D29 hücresidir. D29 değiştirildiğinde beyanın içindeki isim yeniden hesaplanır. I29 ise teslim alanın adını gösteren ayrı alan olarak kalır. Beyan metniyle plaka, teslim tarihi veya aksesuar işaretleri arasında başka bir hesaplama ilişkisi bulunmamaktadır.
Özgün sürümde B23, teslim alanın I29 hücresindeki adını “isimli kişiden teslim aldım” ifadesine ekliyordu. Bu, formun altındaki teslim eden ve teslim alan başlıklarıyla çelişiyordu. Yeni sürümde yalnız bu referans D29 olarak düzeltilmiştir. Beyanın diğer sözcükleri, form alanları, örnek kişiler, sayfa düzeni ve çalışma kitabının diğer parçaları korunmuştur. Türkçe ad, apostrof içeren ad, boş ad, metin olarak girilen baştaki sıfırlar ve uzun isim senaryoları gerçek Excel içinde yeniden hesaplanarak kontrol edilmiştir. Kaydetme ve yeniden açma testi de yapılmıştır. Boş ad girildiğinde formül metni boş isimle birleştirir; eksik bilgi için ayrı bir doğrulama mesajı eklenmemiştir.

Tanıtım Sayfası ve Dosyanın Teknik Sınırları​

Sheet2 sayfasında ExcelDepo sosyal hesapları ve farklı Excel çalışmalarına ilişkin tanıtım açıklamaları ile görseller bulunmaktadır. Bu sayfa araç zimmet formunun giriş kaynağı değildir ve B23 beyanını beslemez. Tanıtımlarda geçen bordro, yıllık izin veya başka program özellikleri bu çalışma kitabının özellikleri olarak değerlendirilmemelidir. Dosyada VBA makrosu, Power Query sorgusu, grafik veya yapılandırılmış veri tablosu bulunmamaktadır. Form, elle doldurulan alanlar ile bir metin birleştirme formülünden oluşmaktadır. Tanıtım bağlantıları korunmuştur; hedef sayfaların güncelliği bu formun hesaplama testi kapsamına alınmamıştır.
Dosyanın paketinde geçmiş çalışmalardan kalan adlandırılmış aralıklar ve dış çalışma kitabı bağlantı parçaları da bulunmaktadır. Bunlar kaldırılmamıştır. Araç teslim beyanının kullanılan formülü yalnız aynı sayfadaki D29 hücresine bağlıdır; dış dosya yenilemesi gerektirmez. Dış kaynakların erişilebilir olduğu veya yenilemenin başarılı olduğu iddia edilmemektedir. Tanıtım sayfasındaki zengin hücre görsellerinin gösterimi Excel sürümüne göre farklılaşabilir. Formdaki mevcut metin, hücre ve birleşik alan düzeni korunarak yeni sürüm hazırlanmış; özgün sürüm ayrıca sürüm geçmişinde bırakılmıştır.

Doldurma ve Kontrol Akışı​

Önce üstteki personel bilgileri ve teslim tarihi, ardından aracın marka model, plaka ve renk bilgileri doldurulur. Sonraki adımda malzemelerin açıklamaları ile Var ve Yok alanları gerçek teslim durumuna göre işaretlenir. Alt bölümde teslim eden ve teslim alan bilgileri ayrı ayrı kontrol edilir. D29 girildikten sonra beyanın doğru kişiden teslim alındığını söylediği görülebilir. Son olarak uzun girişlerin birleşik alanlarda okunabilir olduğu ve imza bölümlerinin görüntülendiği kontrol edilmelidir. Uzun bir isim ya da açıklama, hücrenin mevcut genişliğine ve yüksekliğine göre görsel taşma oluşturabilir; metnin hesaplanması, tamamının baskıda göründüğünü tek başına kanıtlamaz.
Bu çalışma kitabı, personel ve araç bilgilerini belirli bir teslim belgesinde birlikte tutmak isteyen kullanıcılar için uygundur. Otomatik araç sorgulama, çoklu zimmet kaydı, teslim iade geçmişi, hatırlatma veya dosya dışına veri gönderme işlevi arayan bir kullanıcı için bu özellikler sağlanmamaktadır. Dosyanın sağladığı somut işlev, doldurulabilir araç ve malzeme formu ile teslim eden adını doğru hücreden alan beyan metnidir. Yeni sürümdeki düzeltme de bu tek ilişkiyi güvenilir hâle getirmeye odaklanmaktadır.