Devamsızlık ve Geç Kalma Takibi ile Absenteeism Oranı Hesaplama

Devamsızlık ve Geç Kalmaların Kayıp Saate ve Absenteeism Oranına Dönüştürülmesi​

Bir işyerinde gelmeyen ya da geç gelen çalışanın maliyeti çoğu zaman yalnız puantajda bir işaret olarak kalır; aylık toplam kayıp kaç saat, hangi birim ne kadar etkileniyor, hangi çalışan risk oluşturuyor sorularına cevap verilmez. Bu şablon, devamsızlık ve geç kalma kayıtlarını tek tek girilen satırlardan alıp çalışılan saatle karşılaştırır; her ay için kayıp saati ve absenteeism oranını hesaplar, sonuçları altı grafiklik bir panoda gösterir. Hesaplamanın tamamı formülle yapılır; makro yoktur.

Dosya Ne İşe Yarar​

Absenteeism oranı, bir dönemde kaybedilen çalışma saatinin planlanan çalışma saatine bölünmesiyle bulunur. Şablon bu oranı üç veri kaynağından üretir: çalışan listesindeki aylık çalışma saatleri, devamsızlık kayıtları ve geç kalma kayıtları. Devamsızlık günleri, çalışanın aylık saati ve o ayın iş günü sayısı kullanılarak saate çevrilir; geç kalmalar dakika olarak girilir ve saate dönüştürülür. İki kayıp toplanıp çalışılması gereken saate oranlanır. Böylece İK birimi aylık raporunu elle hesaplamadan, kayıt girişiyle eş zamanlı olarak alır.
Şablon 500 çalışana kadar liste, 6.000 devamsızlık ve 6.000 geç kalma kaydı için formüllüdür. Örnek veri olarak 25 çalışan, 70 devamsızlık ve 60 geç kalma kaydı girilmiştir; bu kayıtlar silinip gerçek verilerle değiştirilir.

Sayfa Sayfa İçerik​

• Sheet1 (Çalışan Listesi): Çalışan, Alan, Pozisyon, Aylık Çalışma Saati, İletişim, Cinsiyet, Doğum Tarihi, İşe Giriş Tarihi, Bu Yıl Ayrıldı mı?, Ayrılış Ayı sütunları girilir. Başlangıç Ayı ve Bitiş Ayı sütunları formülle bulunur; Ocak–Aralık sütunlarında çalışanın o ay için planlanan saati, işe giriş ve ayrılış aylarına göre otomatik yazılır. Alan, Pozisyon, Cinsiyet, Evet/Hayır ve Ay alanlarında açılır liste vardır.
• Sheet2 (Alanlar ve Pozisyonlar): Açılır listeleri besleyen departman ve pozisyon listesi. Kuruma özgü birimler buraya yazılır; çalışan listesindeki açılır listeler kendiliğinden güncellenir.
• Sheet3 (Aylar ve İş Günü): Ay numarası, ay adı ve o ayın iş günü sayısı. Kayıp saat hesabı bu iş günü sayısına dayanır; resmî tatil ve kurum takvimine göre her yıl güncellenir.
• Sheet4 (Devamsızlık Kayıtları): Tarih, Çalışan, Mazeretli mi?, Rapor Sunuldu mu? ve Açıklama girilir. Ay, İş Günü, Aylık Saat ve Kayıp Saat sütunları formülle dolar. Çalışan adı listeden seçilir; mazeret ve rapor alanları Evet/Hayır listesidir.
• Sheet5 (Geç Kalma Kayıtları): Tarih, Çalışan, Gecikme (dk) ve Açıklama girilir; Ay sütunu tarihten üretilir.
• Sheet6 (Gösterge Panosu): Çalışılan Saat, Devamsızlık Kaybı, Geç Kalma Kaybı, Toplam Kayıp Saat ve Devamsızlık Oranı satırları on iki ay ve yıllık toplam için hesaplanır. Altında altı grafik bulunur.
• Gizli yardımcı sayfa: Cinsiyet ve Evet/Hayır listeleri ile pano grafiklerinin veri tabloları (alanlara, mazeret türüne ve çalışana göre kayıp saat, aylık toplamlar) burada tutulur.

Çalışan listesinin ilk satırları şu düzendedir:
Devamsızlık kayıtları sayfasında her satır tek bir güne karşılık gelir:

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Dosyada toplam 37 binden fazla formül hücresi bulunur; büyük bölümü 500 çalışan ve 6.000 kayıt için önceden doldurulmuş aynı formülün kopyalarıdır. Hesaplama zinciri şöyledir:

• Başlangıç ayı (Sheet1, K sütunu): =EĞER(H2="";"";EĞER(YIL(H2)=YIL(BUGÜN());AY(H2);1)). İşe giriş bu yıl içindeyse giriş ayı, önceki yıllardaysa Ocak alınır.
• Bitiş ayı (L sütunu): =EĞERHATA(EĞER(I2="Hayır";12;KAÇINCI(J2;aylar;0));""). Ayrılmayan çalışan için Aralık, ayrılan için ayrılış ayı.
• Aylık planlanan saat (M:X sütunları): =EĞER(YADA($K2>KAÇINCI(M$1;aylar;0);$L2<KAÇINCI(M$1;aylar;0));0;$D2). Ay, başlangıç ve bitiş aralığının dışındaysa 0, içindeyse çalışanın aylık saati yazılır. Böylece yıl ortasında giren veya ayrılan çalışanın çalışılan saati doğru hesaplanır.
• Devamsızlık kaybı (Sheet4, G:I sütunları): İş günü =EĞERHATA(DÜŞEYARA(F2;Sheet3!$A$2:$C$13;3;YANLIŞ);0) ile aydan, aylık saat =EĞERHATA(DÜŞEYARA(B2;Sheet1!$A$2:$D$501;4;YANLIŞ);0) ile çalışandan alınır; kayıp saat =EĞERHATA(H2/G2;0) formülüyle bir günlük çalışma saati olarak bulunur. 160 saatlik bir çalışan 22 iş günlük bir ayda bir gün gelmediğinde kayıp 7,27 saattir.
• Panodaki toplamlar (Sheet6): Çalışılan saat =TOPLA(Sheet1!M$2:M$501); devamsızlık kaybı =ETOPLA(Sheet4!$F$2:$F$6001;KAÇINCI(B$1;aylar;0);Sheet4!$I$2:$I$6001); geç kalma kaybı aynı yapıda, dakika toplamı 60'a bölünerek; toplam kayıp iki satırın toplamı.
• Devamsızlık oranı: =EĞERHATA(B5/B2*100;""). Toplam kayıp saatin çalışılan saate yüzdesi. Yıllık oran N sütununda aynı mantıkla toplamlar üzerinden hesaplanır.

Kullanılan fonksiyonlar EĞER, EĞERHATA, KAÇINCI, DÜŞEYARA, YADA, YIL, AY, BUGÜN, ETOPLA ve TOPLA ile sınırlıdır; hepsi Excel 2010 ve sonrasında bulunur. Pano grafiklerinden şelale, ağaç haritası ve güneş patlaması türleri Excel 2016 ve üzerini gerektirir.

Gösterge Panosu ve Grafikler​

Panonun üst tablosu on iki ayı yan yana gösterir; devamsızlık oranı satırı koşullu biçimlendirme ile renklenir ve yüksek aylar hemen fark edilir. Altındaki altı grafik şunlardır:

• Kümülatif Kayıp Saat Akışı (şelale): Her ayın kaybını bir öncekinin üzerine ekleyerek yıl sonu toplamına ulaşır.
• Aylık Devamsızlık Oranı Profili (radar): On iki ayın oranını tek şekilde karşılaştırır; mevsimsel yığılma görünür.
• Alanlara Göre Kayıp Saat (ağaç haritası): Hangi departmanın toplam kaybın ne kadarını oluşturduğunu alan büyüklüğüyle gösterir.
• Alan ve Mazeret Kırılımı (güneş patlaması): Her departmanın kaybını mazeretli ve mazeretsiz olarak iki halkada ayırır.
• En Çok Kayıp Veren On Çalışan (çubuk): Kayıp saati en yüksek on çalışanı sıralar.
• Çalışan Risk Haritası (balon): Yatay eksende toplam gecikme dakikası, dikey eksende devamsızlık günü, balon büyüklüğünde kayıp saat; sağ üstte kalan çalışanlar hem geç kalan hem sık devamsızlık yapanlardır.

Panonun özet tablosu örnek veriyle şu değerleri verir:

Öne Çıkan Özellikler​

• Adlandırılmış aralıklar: calisanlar, alanlar, pozisyonlar, aylar, cinsiyet ve evet_hayir adları açılır listeleri ve KAÇINCI formüllerini besler; liste uzatıldığında formül değiştirmek gerekmez.
• Açılır listelerle hatalı giriş engellenir: çalışan adı yazılmaz, listeden seçilir; böylece DÜŞEYARA eşleşmeleri bozulmaz.
• Üst satırlar dondurulmuştur; uzun kayıt listelerinde başlıklar görünür kalır.
• Devamsızlık kayıtlarında mazeretsiz satırlar ve kayıp saat hücreleri koşullu biçimlendirme ile vurgulanır.
• İşe giriş ve ayrılış ayları hesaba katıldığından yıl içinde giren veya ayrılan çalışan için oran şişmez.

Nasıl Kullanılır​

1. Sheet2'ye kurumunuzun departman ve pozisyonlarını, Sheet3'e yılın aylık iş günü sayılarını yazın.
2. Sheet1'deki örnek çalışanları silip kendi listenizi girin: ad, alan, pozisyon, aylık çalışma saati, işe giriş tarihi; yıl içinde ayrılan varsa Bu Yıl Ayrıldı mı? alanını Evet yapıp ayrılış ayını seçin.
3. Her devamsızlığı Sheet4'e tek satır olarak girin: tarih, çalışan, mazeretli mi, rapor var mı, açıklama. Kayıp saat kendiliğinden hesaplanır.
4. Geç kalmaları Sheet5'e tarih, çalışan ve dakika olarak girin.
5. Sheet6'da aylık ve yıllık oranı ve grafikleri izleyin; raporlama için bu sayfa yazdırılır veya PDF olarak kaydedilir.
6. Yeni yıla geçerken Sheet3'teki iş günü sayılarını güncelleyin ve kayıt sayfalarını temizleyin; çalışan listesi korunur.

Kimler İçin Uygun​

İnsan kaynakları ve personel birimleri, vardiya sorumluları, puantaj hazırlayan muhasebe çalışanları ve devamsızlık maliyetini yönetime sayısal olarak göstermek isteyen birim yöneticileri için uygundur. 500 çalışana kadar olan işletmelerde ek bir yazılıma gerek kalmadan aylık absenteeism raporu bu dosyayla üretilir. Daha büyük kadrolarda formüllü satır sayısı aynı yapı korunarak aşağı kopyalanır.