İş Akışı ve Süreç Modelleme

İş akışı ve süreç modelleme (workflow and process modeling), bir işin başlangıçtan bitişe kadar izlediği adımları, sorumluları ve geçişleri görsel ya da tablo biçiminde tanımlayıp analiz etme yöntemidir. Excel'de akış şeması şekilleri ve SmartArt ile süreci çizebilir, adım tablosu ve formüllerle süreleri, tamamlanma oranlarını ve yavaşlayan noktaları izleyebilirsiniz. Böylece süreçlerdeki aksamaları görür, iyileştirme ve otomasyon için doğru adımı seçersiniz.

İş akışı ve süreç modelleme nedir?​

İş akışı, bir işin başlangıcından sonuna kadar geçtiği adımların, her adımdan sorumlu kişilerin ve adımlar arasındaki geçişlerin sıralı tanımıdır. Süreç modelleme ise bu akışı akış şeması, BPMN gibi gösterimlerle görselleştirip analiz etmektir. Bir süreci modellemek şunları sağlar:

• Netlik: Kimin, hangi adımda, ne yaptığı herkes tarafından aynı şekilde anlaşılır.
• Sorumluluk: Her adımın sahibi belli olur, devir noktalarındaki kopukluklar görünür hale gelir.
• Darboğaz tespiti: En çok süren ya da en çok bekleyen adımlar ölçülebilir.
• Otomasyon kararı: Tekrarlayan ve kurala bağlı adımlar otomatikleştirilmek üzere işaretlenir.

Modelleme genellikle iki parçadan oluşur: sürecin çizimi (şema) ve sürecin ölçümü (adım süreleri, tamamlanma durumu). Excel'de ikisini de aynı çalışma kitabında yapabilirsiniz.

Excel'de iş akışı şeması nasıl çizilir?​

Akış şeması için Ekle > Çizimler > Şekiller (Insert > Illustrations > Shapes) yolundan Akış Şeması grubunu kullanın. Başlangıç ve bitiş için uç şekli, işlem adımı için dikdörtgen, karar noktası için eşkenar dörtgen şeklini seçip bunları ok bağlayıcılarla birleştirin. Bağlayıcıyı şeklin bağlantı noktalarına yapıştırırsanız şekli taşıdığınızda çizgi de onunla birlikte hareket eder.
Hızlı bir doğrusal akış için Ekle > Çizimler > SmartArt (Insert > Illustrations > SmartArt) komutundan Süreç (Process) kategorisindeki bir düzeni seçebilirsiniz. Metni yazdıkça şekiller otomatik oluşur, adım eklemek ya da silmek kolaydır.

• Hizalama: Birden fazla şekli seçip Şekil Biçimi (Shape Format) sekmesindeki Hizala (Align) komutunu kullanarak düzenli bir görünüm elde edin.
• Kılavuz çizgileri: Şekilleri hücrelere oturtmak için Alt tuşuna basılı tutarak sürükleyin.
• BPMN: Excel'de BPMN için hazır bir şekil seti yoktur; benzer bir gösterimi akış şeması şekilleriyle kurabilirsiniz.

Süreç adımlarını Excel'de takip etme ve iyileştirme​

Şema sürecin nasıl işlediğini anlatır; iyileştirme için ise ölçüm gerekir. Her adımı tabloda bir satır olarak tutun: adım adı, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihi, süre. Süreyi hafta sonlarını saymadan iş günü olarak hesaplamak için şu formülü kullanabilirsiniz:
Süreleri topladıktan sonra en uzun süren adımı EĞER ve MAK işlevleriyle işaretleyebilir, her adımın toplam içindeki payını hesaplayabilirsiniz. Aşağıdaki örneklerde bu yaklaşım adım adım uygulanmıştır.
İyileştirme sonrasında tekrarlayan adımları makro ile ya da Power Automate gibi araçlarla otomatikleştirebilirsiniz. Excel tek başına onay akışı yürütmez; onay ve bildirim gibi adımlar için bu tür ek araçlara ihtiyaç duyulur.

1. Sipariş sürecinde adım sürelerini hesaplama​

Sipariş onay sürecinin altı adımı sorumlu kişi, başlangıç ve bitiş tarihiyle tutulur. Süre sütunu her adımın kaç gün sürdüğünü, son satır ise sürecin toplam süresini hesaplar.
Süre sütunu bitiş tarihinden başlangıç tarihini çıkarır. Yönetici onayı adımı 2 gün, üretim planlama adımı 5 gün sürmüştür. Sürecin toplam süresi 15 gündür. Hafta sonlarını saymak istemezseniz bu formülün yerine TAMİŞGÜNÜ işlevini kullanabilirsiniz.

2. Süreçlerin tamamlanma durumunu izleme​

Şirketteki altı sürecin toplam adım sayısı ile biten adım sayısı girilmiştir. Tamamlanma oranı ve durum metni formüllerle üretilir.
Tamamlanma sütunu biten adımı toplam adıma böler. Fatura onayı sürecinde oran %75 ve durum İlerliyor olarak görünür. Personel alımı sürecinde oran %50, durum İlerliyor şeklindedir. İade süreci ise Başlangıç aşamasındadır. Durum ölçütlerini kendi sürecinize göre değiştirebilirsiniz.

3. Darboğaz adımını bulma​

Satın alma sürecinin sekiz adımının süreleri girilmiştir. Her adımın toplam süredeki payı hesaplanır ve en uzun süren adım işaretlenir.
Pay sütunu her adımın süresinin toplam süre içindeki oranını verir. Satın alma adımının payı %33 olup bu satırda Darboğaz sütununda Darboğaz ifadesi görünür. Diğer satırlar boş kalır. İyileştirme çalışmasına bu adımdan başlamak, süreyi kısaltmak için en etkili yoldur.

Sık sorulan sorular​

Excel'de akış şeması çizmek için hangi sekme kullanılır?
Ekle sekmesindeki Çizimler grubundan Şekiller ya da SmartArt komutunu kullanırsınız.
Adım sürelerini iş günü olarak nasıl hesaplarım?
TAMİŞGÜNÜ işlevi başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki hafta sonu olmayan günleri sayar; resmi tatilleri üçüncü bağımsız değişkenle verebilirsiniz.
Excel iş akışını kendiliğinden çalıştırır mı?
Hayır. Excel süreci tanımlamak ve izlemek için uygundur; otomatik çalıştırma için makro veya Power Automate gibi araçlar gerekir.
Hangi adımın darboğaz olduğunu nasıl bulurum?
Adım sürelerini bir sütunda toplayıp MAK işleviyle en büyük değeri bulur, EĞER ile o satırı işaretlersiniz.

Kullanırken dikkat edin​

• Şemayı ve tabloyu birlikte güncelleyin: Süreçte bir adım eklendiğinde ya da değiştiğinde hem şemayı hem de takip tablosunu güncelleyin. İkisi arasındaki fark, ekiplerin farklı süreçleri izlemesine yol açar.
• Tarih ve süre hesaplarında biçime dikkat edin: Tarih sütunlarının gerçek tarih olarak girildiğinden emin olun; metin olarak yazılmış tarihlerle çıkarma işlemi hata verir. Süre sütununun hücre biçimini Sayı yapın, aksi halde sonuç tarih olarak görünebilir.
• Mutlak başvuru kullanın: Pay ve darboğaz formüllerinde toplam aralığı dolar işaretli ($C$2:$C$9) yazın; aksi halde formülü aşağı kopyaladığınızda aralık kayar ve sonuçlar yanlışlaşır.
• Excel bir iş akışı motoru değildir: Excel'de çizdiğiniz şema ve tablo süreci tanımlar ve izler, ancak onay isteme ya da bildirim gönderme gibi adımları kendiliğinden yürütmez. Bunun için makro veya Power Automate gibi araçlardan yararlanın.
• Görsel düzeni sade tutun: Şemada çok fazla şekil ve renk kullanmak okunabilirliği düşürür. Her adım için tek bir kısa ifade yazın, karar noktalarında çıkış yollarını Evet ve Hayır gibi etiketlerle belirtin.
• İlgili konular:
  • Şekiller ve SmartArt: Akış şeması çizmek için
  • Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formatting): Durum sütununu renklendirmek için
  • Veri Doğrulama (Data Validation): Durum ve sorumlu girişlerini açılır listeyle sınırlamak için
  • Makrolar (VBA): Tekrarlayan adımları otomatikleştirmek için
  • EĞER, TOPLA, MAK, ETOPLA, TAMİŞGÜNÜ, İŞGÜNÜ işlevleri

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.