Çalışan Puantaj Dinamik Raporu

Çalışma Kayıtlarını Dinamik Puantaj Tablosunda İnceleyin​

Çalışan puantaj takip sistemi dosyası, kişi ve tarih bazında tutulan çalışma kayıtlarını seçilen sicil ve tarih aralığı için sütunlara dağıtarak bir rapor üretir. Kaynak kayıtlar tek tek durum kodu ve süreyle yazılır; raporda bu kodlar ayrı başlıklar hâline gelir. Aynı kişiye ve tarihe ait birden fazla çalışma türü kaydı bulunduğunda ilgili süreler kendi başlıklarının altında toplanır. Dosyanın örnek verisi 2022 Ocak ayına aittir. Bu tarihler güncel bir çalışma dönemi iddiası taşımaz; raporlama mantığını göstermek için konulmuş örneklerdir. Gerçek dönemle kullanılacaksa kaynak satırları ve filtre tarihleri yeni verilerle değiştirilmelidir.

Üç Görünür Sayfanın Görevleri​

Çalışma kitabında Sayfa1, Sayfa2 ve Sayfa3 adlı üç görünür sayfa bulunur. Sayfa1 rapor ekranıdır. Üst bölümde İlk Sicil, Son Sicil, İlk Tarih ve Son Tarih alanları yer alır. Örnek girişlerde G3 hücresindeki ilk sicil 102000, I3 hücresindeki son sicil 103000, K3 hücresindeki ilk tarih 1 Ocak 2022 ve M3 hücresindeki son tarih 10 Ocak 2022'dir. Bu dört hücre, rapora alınacak kayıtları sınırlar. Sonuç tablosu B5 hücresinden başlar ve formülün ürettiği dizi kadar sağa ve aşağı genişler. Örnek aralıkta başlıkla birlikte B5:R25 alanı dolmaktadır; kaynak kayıt veya filtre değişirse bu alanın boyutu da değişebilir.
Sayfa2 ayrıntılı kayıt sayfasıdır. A sütununda sicil, B ve C sütunlarında ad ve soyad, D sütununda tarih, E sütununda çalışma türü kodu, F sütununda süre tutulur. Örnek kayıtlarda 102000 sicilli kişi için 3 Ocak 2022 tarihinde NÇ koduyla 5 saat ve Üİ koduyla 2,5 saat ayrı satırlardadır. Kaynak satırların böyle ayrılması önemlidir: rapor, aynı gün içindeki türleri tek bir toplam saat alanına sıkıştırmaz. Sayfa2'nin başlık satırı rapordaki ilk dört kimlik ve tarih başlığının kaynağıdır. Yeni veri eklerken kodların Sayfa3'te tanımlanmış olması ve süre alanının sayısal değer taşıması gerekir.
Sayfa3 çalışma türleri sözlüğüdür. A sütununda NÇ, GT, HT, Yİ, Üİ, İİ, Eİ, Öİ, Dİ, FM1, FM2, FM3 ve Tİ gibi kodlar; B sütununda bunların görüntüleme sırası bulunur. Örnekte NÇ sıra 1, GT sıra 2, HT sıra 3 ve Üİ sıra 4 ile tanımlanmıştır. Rapordaki çalışma türü başlıklarının soldan sağa dizilişi, alfabetik sıraya bırakılmamış, bu sayfadaki sayısal sıraya bağlanmıştır. Böylece kurumun kullandığı kodların raporda hangi konumda görüneceği ayrı bir alandan düzenlenebilir. Kod adları dosyada kısaltma olarak verilmiştir; bunların kurum içindeki hukuki veya bordro anlamı çalışma kitabı tarafından açıklanmaz.

Rapor Formülünün Hesaplama Mantığı​

Sayfa1'deki B5 hücresinde tek bir dinamik dizi formülü bulunur. Formül VSTACK ve HSTACK ile başlık bölümü ve veri bölümünü birleştirir. TOROW, Sayfa2'nin A1:D1 başlıklarını ve çalışma türü başlıklarını yatay diziler hâline getirir. UNIQUE, tekrar eden kimlik-tarih satırlarını ve çalışma kodlarını ayıklar. SORTBY, Sayfa3'teki sıra değerlerini kullanarak kodların rapordaki konumunu belirler. INDIRECT ve COUNTA, kod listesinin dolu satırlarına dayanan başvuruyu kurar. Bunlar dosyada gerçekten kullanılan işlevlerdir; rapor bir makro veya PivotTable ile oluşturulmaz.
Veri bölümünde FILTER, Sayfa2'deki sicilin G3 ile I3 arasında, tarihin de K3 ile M3 arasında olmasını şart koşar. Bir sicil aralığı veya tarih aralığı daraltıldığında raporun satırları bu nedenle değişir. LET, ara dizileri adlandırıp aynı süzme ve kod sıralama sonuçlarını formül içinde yeniden kullanır. SUMIFS, her rapor satırı için çalışma kodu, sicil ve tarih eşleşen Sayfa2 sürelerini toplar. INDEX, süzülmüş kayıttan ilgili sicil ve tarih değerlerini bu toplamaya taşır. Bir kişinin aynı tarihte aynı tür için birden çok kaynak satırı varsa, o hücredeki sonuç bu satırların F sütunundaki sürelerinin toplamıdır.
Formülün ürettiği dizi, B5 hücresinden başlayan bir taşma alanıdır. Sonuç hücrelerini tek tek elle doldurmak gerekli değildir ve taşma alanının içine veri yazılması raporu engelleyebilir. Bu dosya modern dinamik dizi işlevlerine dayandığı için VSTACK, HSTACK, FILTER, UNIQUE ve LET işlevlerini destekleyen bir Excel sürümü gerekir. Eski Excel sürümlerinde formülün tümü hesaplanamayabilir. Özgün dosya ve belge bilgileri düzeltilmiş sürüm, gerçek Microsoft Excel uygulamasında açılıp tam hesaplama ile sınanmıştır; tek günlük filtrede taşma alanının küçülmesi de doğrulanmıştır.

Örnek Kayıt Nasıl Raporlanır​

Örnek filtre aralığı kullanıldığında Sayfa1'de 102000 ve 103000 sicilli kişiler için 1–10 Ocak tarihleri görünür. 102000 sicilli kişinin 3 Ocak satırında NÇ altında 5, Üİ altında 2,5 yer alır; Sayfa2'deki iki ayrı kaynak satırının doğru türlere dağıtılması bunun somut örneğidir. K3 ve M3 aynı gün olan 1 Ocak 2022'ye ayarlandığında rapor yalnız o tarihteki iki sicile ait satırlara iner. Gerçek Excel testinde taşma alanı B5:R7 olmuş, başlık satırının altında iki kişi görüntülenmiştir. Bu deneme, tarih filtresinin yalnız ekrandaki bir süzgeç simgesi değil, B5 formülünün hesaplama parçası olduğunu gösterir.
Rapor görünümünde sıfır sonuçlar boş biçimlendirilmiş olabilir; bu, süre kaydının var olduğu anlamına gelmez. Sayfa2'deki asıl satır incelenerek hangi tarihte hangi kodla süre yazıldığı görülebilir. Toplam süreyi yorumlarken kodları birbirine eklemek her zaman uygun olmayabilir; örneğin kurumun izin, çalışma ve fazla mesai kodları ayrı raporlanmak istenebilir. Dosya kod bazlı süreleri yan yana gösterir, ücret veya yasal hak hesabı yapmaz. Kodlara ait iş kuralları ve ödeme karşılıkları ayrıca kurumun kendi süreçlerinde belirlenmelidir.

Kendi Verileriyle Kullanım​

Önce Sayfa3'te kullanılacak çalışma türü kodları ve sıra değerleri gözden geçirilir. Aynı kodun iki kez tanımlanmaması ve sıralama değerlerinin beklenen sütun sırasını vermesi gerekir. Ardından Sayfa2'deki örnek kayıtlar gerçek kayıtlarla değiştirilir. Her satır tek bir sicil, ad, soyad, tarih, çalışma kodu ve süre taşır. Aynı kişi ve tarihte iki farklı tür varsa iki kaynak satır kullanılır. F sütunundaki sürelerin sayı, D sütunundaki tarihlerin gerçek Excel tarihi olması gerekir; metin olarak görünen tarih veya süre, filtre ve toplama davranışını değiştirebilir.
Veriler hazırlandıktan sonra Sayfa1'de G3, I3, K3 ve M3 hücrelerine istenen aralıklar yazılır. İlk sicilin son sicilden, ilk tarihin son tarihten büyük olmaması gerekir. Sonuç tablosunda beklenen kişiler ve günler görünmüyorsa önce Sayfa2'deki sicil ve tarih değerleri, ardından Sayfa3'teki kodlar kontrol edilmelidir. B5'teki formülün taşacağı hücreler boş tutulmalıdır. Yeni rapor çıktısı başka bir belgeye sabit değer olarak aktarılacaksa bunun canlı formül bağlantısını kaldıracağı bilinmelidir. Dosyanın çalışma kopyasında B5 formülü korunmalıdır.

Kapsam ve Sınırlar​

Dosya, örnek olayda 66 satıra uzanan Sayfa2 kayıtlarını ve 13 çalışma kodunu birlikte gösterir; gerçek kurum verisi için sayfa başlıkları, sicil düzeni ve kod sözlüğü uyarlanabilir. Çalışma türü sürelerini filtrelenebilir, okunabilir bir matriste görmek isteyen insan kaynakları veya operasyon ekipleri için formül yaklaşımını gösterir. Buna karşılık dosya giriş onayı, kullanıcı yetkisi, bordro hesaplaması, mevzuat doğrulaması veya kaynak kayıtlar için otomatik hata denetimi sunmaz. Aynı tarih ve sicilde kodlar raporda toplansa bile verinin doğruluğu Sayfa2'de girilen kayıtlara bağlıdır.
Özgün kaynak dosyası ve sürümü korunmuştur. Yayındaki 1.1 sürümünde yalnız belge yazar ve şirket bilgileri ExcelDepo olarak düzenlenmiş, çalışma sayfaları ile hesaplama formülü değiştirilmemiştir. Dosyada dış Excel bağlantısı ve VBA makrosu bulunmaz. Gerçek sayfaların galerideki görüntüleri, rapor ekranını, kayıtların iki bölümünü ve çalışma türü listesini gösterir. Böylece indirmeden önce dosyanın hangi veriye dayandığı, hangi aralığı raporladığı ve çalışma türlerini nasıl sıraladığı görülebilir.