Kriter Bazlı Son Kaydı Bulma

Kod ve Tarihe Göre Son Kaydı Excel İçinde İnceleme​

Bu çalışma kitabı, bir kodun kayıtlarda geçtiği en son tarihi bulup o tarihle ilişkili tutarı göstermeye yönelik dört formül yaklaşımını aynı sayfada karşılaştırır. Görünür Sayfa1 sayfasının sol tarafında Kod, Tarih ve Toplam alanlarından oluşan örnek veri listesi vardır. Sağ tarafta ise dört yöntemin giriş kodu, bulunan tarih ve hesaplanan tutarı yan yana yer alır. Dosyanın amacı canlı bir veritabanına bağlanmak veya güncel fiyat üretmek değildir. Örnek tarihler Nisan 2021’e aittir ve yöntemlerin nasıl sonuç verdiğini göstermek için kullanılır. Yeni veriyle kullanılmadan önce hangi kayıt aralığının kapsandığı ve aynı gün için birden fazla kayıt bulunup bulunmadığı incelenmelidir.

Sayfadaki Veri Düzeni​

Kaynak tablo B2:D18 aralığındadır. B sütununda kod, C sütununda tarih, D sütununda toplam bulunur; başlıklar ikinci satırdadır ve 3–18. satırlar örnek kayıtlardır. Sağdaki F2:I6 aralığında Yöntem, Kod, Tarih ve Toplam başlıkları görülür. F3:F6 satırları dört yaklaşımı numaralandırır. G3:G6 hücreleri her yaklaşım için aranan kodu içerir. H sütunu ilgili kodun son tarihini, I sütunu da kod ve tarih birlikte eşleştiğinde toplam alanındaki değeri verir. İki tablo arasında boş E sütunu bırakılması, kaynak kayıtla sorgu sonucunu gözle ayırır.
Kaydedilmiş örnekte dört sorgu satırının kodu da 5000001380-06 değeridir. Bu koda ait kaynak kayıtlardan biri 4 Nisan 2021 tarihinde 70.116, diğeri 7 Nisan 2021 tarihinde 55.681, sonuncusu 20 Nisan 2021 tarihinde 86.313 toplam gösterir. Bu nedenle dört yöntemin görünür son tarihi 20.04.2021, görünür toplamı 86.313 olur. Nokta burada Türkçe binlik gösterimidir; 86.313 sayısı seksen altı bin üç yüz on üç anlamındadır. Kod ise sayısal tutar değil, metinsel eşleşme anahtarıdır.

Son Tarih Nasıl Bulunur​

H3:H6 hücreleri, her satırın G sütunundaki kodunu B3:B18 alanıyla karşılaştıran bir dizi mantığı kullanır. Kod eşleşen satırların C3:C18 tarihleri değerlendirilir ve MAX sonucu en büyük tarih seri değerini seçer. H3 formülündeki G3 başvurusu, H4’te G4, H5’te G5 ve H6’da G6 olur. Böylece her sorgu satırı kendi kodunu esas alır. Tarihler Excel’in tarih değeri olarak saklandığı için en büyük seri değer en geç takvim tarihine karşılık gelir. Bu yöntem, veri kümesindeki kaydın listenin son satırında bulunmasını zorunlu kılmaz; ölçüt en geç tarihtir.
Örnekte 5000001380-06 kodu için H sütunu 20 Nisan 2021 sonucunu verir. Kod 5000001380-03 olarak değiştirildiğinde bu kodun örnek kümesindeki son tarihi 16 Nisan 2021 olur. Gerçek Excel’de yürütülen testte bu giriş değişikliğinin H hücrelerine yansıdığı doğrulanmıştır. Kaynak veri 18. satırda bittiğinden hazır formüller yalnız 3–18. satırları arar. Sonradan 19. satıra kayıt eklemek, aralıklar genişletilmeden otomatik kapsama garantisi vermez. Dosya yeni kayıtlarla kullanılacaksa tarih ve kod başvuruları aynı sınırlarla güncellenmelidir.

Birinci Yöntem SUMIFS​

I3 hücresindeki SUMIFS, D sütunundaki toplamları iki koşulla toplar: B sütunundaki kod G3’e ve C sütunundaki tarih H3’e eşit olmalıdır. Böylece H3’ün bulduğu en son tarihe ait kod eşleşmeleri tutar hesabına katılır. Örnek veride son tarih için tek 5000001380-06 kaydı olduğundan sonuç 86.313’tür. Aynı kod ve tarih için birden fazla kayıt varsa SUMIFS bu kayıtların toplamlarını birleştirir. Bu davranış, tek bir satırın tutarını getirmek ile aynı günkü bütün eşleşmeleri toplamak arasındaki farkı açıklarken özellikle önemlidir.
I3 formülünde tüm D, B ve C sütunlarına başvuru vardır; H3’teki tarih bulma işlemi ise 3–18. satırlarla sınırlıdır. Başvuru kapsamlarının farklı olması yeni kayıt eklenmesi halinde beklenmedik bir sonuç verebilir. H3 tarihi eski sınırlı listeden seçerken I3 aynı kod ve tarihle başka satırlarda bulunan tutarları da toplayabilir. Örnek dosyada bu çelişki gözlenmez; genişletilmiş gerçek veri için bütün formül aralıklarının birlikte gözden geçirilmesi gerekir.

İkinci Yöntem Diziyle Toplama​

I4, B3:B18 kodlarının G4’e eşitliğini ve C3:C18 tarihlerinin H4’e eşitliğini çarparak iki koşulun birlikte sağlandığı satırları belirler. Bu çarpım D3:D18 toplamlarıyla çarpılır ve SUM ile toplanır. Formül bir dizi hesabı olarak kaydedilmiştir. Kaydedilmiş örnekte koşulların birlikte sağlandığı son kayıt 86.313 değerini taşır; dolayısıyla I4 aynı sonucu verir. Bu yaklaşımın işleyişini okumak için koşul ifadelerinin doğru/yanlış dizilerinden sayısal seçim dizisine dönüştüğünü görmek yararlıdır.
I4’ün tüm veri başvuruları 3–18. satırlar içindedir. Bu yönüyle ilk yöntemin tam sütun kullanımıyla farklı bir kapsama sahiptir. Kayıt sayısı büyüdüğünde aralıkların tamamının aynı satırları içerdiği kontrol edilmelidir. Eski Excel sürümlerinde dizi formülünün giriş ve düzenleme davranışı farklı olabilir; mevcut dosyada formül biçimi korunmuş ve gerçek Microsoft Excel oturumunda yeniden hesaplanmıştır.

Üçüncü Yöntem XLOOKUP ve Sürümlü Düzeltme​

I5, kod ile tarih bilgisini birleştirerek arama anahtarı oluşturur. Kaynak kod ve tarih dizileri de birleştirilir; XLOOKUP eşleşen anahtar için D sütunundaki toplamı getirir. Bu yöntemin SUMIFS ve SUM yaklaşımından anlamlı farkı, birden fazla aynı anahtar varsa varsayılan arama davranışıyla tek bir eşleşmenin değerini seçmesidir. Örnek kümede 5000001380-06 kodunun son tarihinde tek satır olduğundan 86.313 sonucu diğer yöntemlerle aynıdır. Aynı gün tekrarlı kayıt varsa tek değer ile toplam arasında seçim yapılması gerekir.
Özgün V1 dosyasında I5 formülü kendi satırındaki G5 ve H5 yerine bir üst satırdaki G4 ve H4 değerlerine bağlıydı. Dört sorgu satırında aynı kod kullanıldığı için bu başvuru hatası ilk görünümde fark edilmiyordu. Yalnız G5 farklı bir koda çevrildiğinde H5 yeni kodun son tarihini gösterirken özgün I5 önceki satırın 86.313 değerini göstermeye devam ediyordu. 1.1 sürümünde I5 arama anahtarı G5 ve H5 olarak düzeltildi. Bağımsız giriş testinde G5 kodu 5000001380-03 yapıldığında H5 16 Nisan 2021’i, düzeltilmiş I5 ise 70.251’i verdi. Özgün V1 dosyası sürüm geçmişinde korunur; düzeltme eski eki sessizce değiştirmez.

Dördüncü Yöntem SUMPRODUCT​

I6, kod ve tarih koşullarını B3:B18 ile C3:C18 alanlarında değerlendirip D3:D18 tutarlarıyla SUMPRODUCT içinde çarpar. Koşulları sağlayan satırların toplamı sonuç olur. Örneğin G6 kodu 5000001380-06 iken son tarih H6 üzerinden 20 Nisan 2021 seçilir ve I6 sonucu 86.313 olur. G6 başka bir koda çevrildiğinde H6 da o kod için yeniden hesaplanır. İşlev testinde dört sorgu kodu geçici olarak 5000001380-03 yapıldığında dört yöntem de 16 Nisan 2021 tarihine ve 70.251 değerine ulaşmıştır.
SUMPRODUCT yaklaşımı, dizi çarpımını tek bir işlev içinde gösterir. Birinci ve ikinci yöntem gibi birden fazla aynı kod ve tarih kaydının toplamını üretir. I5’teki tek eşleşme davranışıyla bu ayrım, gerçek veri kümesinde tekrarlı kayıt varsa önem kazanır. Yöntemler örnek veride aynı çıktıyı verdiği için eşdeğer oldukları varsayılmamalı; aranan sonucun tek kayıt mı yoksa aynı günkü kayıtların toplamı mı olduğu önce belirlenmelidir.

Kullanım ve Sınırlar​

Dosya açıldığında öncelikle B3:D18 kaynak listesi ve F3:I6 sonuç alanı birlikte incelenir. G sütununda aranan kod değiştirilir, H ve I sütunlarındaki formüller korunur. Bir kod için hiç eşleşme yoksa tarih bulma ve sonraki tutar hesabının üreteceği değer ayrıca kontrol edilmelidir; kitap bu durum için özel hata mesajı veya veri doğrulama listesi içermez. Tarih sütunundaki değerlerin Excel tarihi olması gerekir; görünümü tarihe benzeyen metinler aynı hesap davranışını sağlamayabilir. Başlangıç verileri 2021 tarihli öğretim örnekleridir ve güncel işlem verisi olarak sunulmaz.
Çalışma kitabında yalnız bir görünür sayfa vardır. VBA makrosu, dış çalışma kitabı bağı veya veri bağlantısı bulunmaz. Kapak temsili bir Excel kartıdır; galeride Sayfa1’in gerçek Excel çıktısının genel görünümü ve dört yöntem alanının yakın görüntüsü yer alır. Kodların ve toplamların bir uygulama veri kaynağından otomatik yenilendiği iddia edilmez. Yeni kayıtlarla çalışırken aralıkların, tekrar eden tarihlerin ve I5 tek değer seçiminin kullanım amacına uyduğu doğrulanmalıdır. Dört farklı formül, son kayıt arama mantığını karşılaştırmak isteyen Excel kullanıcıları için somut ve küçük bir sınama alanı sağlar.