Gelir Gider Kayıt ve Bakiye Çizelgesi

Gelir ve Gider Kayıtlarını Tek Sayfada Karşılaştırın​

Bu Excel çalışma kitabı, gelir ve gider işlemlerini aynı sayfada, birbirine paralel iki bölümde izlemek için düzenlenmiş boş bir kayıt çizelgesidir. Sol yarıda gelir, sağ yarıda gider alanları bulunur. Her iki tarafta sıra numarası, belge tarihi, belge numarası, açıklama ve tutar yeri vardır. En alt satırda tarafların toplamları ile gelir ve gider arasındaki fark hesaplanır. Dosya örnek veriyle doldurulmuş bir rapor değildir; kayıtların girilmesi için biçimlendirilmiş bir şablondur. Formüllerin nasıl davrandığını anlamak için boş alanlarda deneme yapılabilir ve gerçek kayıtlar için ayrı bir kopya kullanılabilir.

Tek Sayfalık Çizelgenin Yapısı​

Dosyada Sayfa1 adlı tek görünür çalışma sayfası vardır. A:J sütunları gelir, K:T sütunları gider bölümünü oluşturur. Bu yerleşim iki taraftaki kayıtları aynı satır hizasında görmeyi sağlar; aynı satırdaki gelir ve giderin aynı işleme ait olduğu anlamına gelmez. Her iki bölüm birbirinden bağımsız işlem listeleridir. Sayfanın üstünde GELİR ve GİDER başlıkları belirgin biçimde ayrılmıştır. Dördüncü ve beşinci satırlarda kayıtların hangi alana yazılacağını gösteren başlıklar bulunur. İlk işleme yedinci satırdan başlanır.
Gelir tarafında A sütunundaki sıra numaraları 1 ile 365 arasında hazırdır. Belge tarihi B sütununa, belge numarası C sütununa, işlem açıklaması D:I birleşik alanına ve işlem tutarı J sütununa yazılır. Gider tarafında aynı düzen K, L, M, N:S ve T sütunlarıyla tekrar eder. Sıra numaraları önceden yerleştirilmiştir; boş satıra kayıt girildiğinde yeni sıra numarası hesaplayan bir formül yoktur. Bu ayrım, kullanıcının hangi veriyi elle girdiğini ve hangi alanın hesaplandığını açık biçimde gösterir.

Nakli Yekün ve İşlem Satırları​

Altıncı satırda iki tarafta da NAKLİ YEKÜN başlığı vardır. Gelir devri J6, gider devri T6 hücresinde başlangıçta sıfır değerini gösterir. Bir önceki dönemden devreden tutar izlenmek isteniyorsa ilgili hücreye uygun başlangıç değeri elle girilmelidir; bu çalışma kitabı başka bir dosyadan veya önceki sayfadan otomatik devir almaz. Devreden tutar ile sonraki kayıtların karıştırılmaması için altıncı satır ayrı başlık altında tutulmuştur.
Yedinci satırdan 371. satıra kadar her tarafta 365 numaralı işlem yeri bulunur. Dosya takvime kendiliğinden bağlanmaz; bu sayı 365 tarih alanının otomatik doldurulduğu anlamına gelmez. Boş satırların tarih ve belge bilgileri kullanıcı tarafından tamamlanır. Gelir ve gider satır sayılarının eşit olması, dönem sonu toplamların iki tarafta da aynı hücre seviyesinde görünmesini sağlar. Aynı işlemin hem gelir hem gider olarak girilip girilmemesi, verinin kaynağına göre ayrıca değerlendirilmelidir; şablon çift kayıt denetimi içermez.

Toplamlar ve Bakiye Hesabı​

Gelir toplamı J372 hücresindeki SUM(J6:J371) formülüyle hesaplanır. Bu aralık, altıncı satırdaki devri ve yedinci satırdan 371. satıra kadar girilen tutarları kapsar. Gider toplamı T372 hücresindeki SUM(T6:T371) formülüyle aynı yöntemi uygular. Boş tutar hücreleri toplamı artırmaz. Bu iki toplam, sayfanın altındaki Gelir - Yekün ve Gider - Yekün satırlarında yer alır. Kayıt satırlarına girilen tutarların toplamda görünüp görünmediği bu hücrelerden kontrol edilebilir.
J372 ile T372 ayrı hesaplandığı için bir taraftaki işlem diğer tarafın toplamını değiştirmez. Örneğin yalnız J sütunundaki bir tutar güncellendiğinde gelir toplamı değişir; gider toplamı aynı kalır. Böyle bir kontrol, tutarın yanlış tarafta veya yanlış satırda girilip girilmediğini anlamaya yardım eder. Altıncı satırdaki devir hücreleri de toplamların içinde olduğundan, dönemin yalnız yeni işlemlerini görmek isteyenlerin devreden tutarı ayrıca dikkate alması gerekir. Toplam satırları işlem listesine yeni veri girilen alanlar değildir; bu hücrelerdeki formüller korunmalıdır.
O376 hücresinde iki toplamın farkı hesaplanır; E376 hücresi bu değere bağlıdır. İndirmenin 1.1 sürümünde O376 formülü J372-T372 olacak şekilde düzeltilmiştir. Özgün V1 dosyasında O376, son kayıt satırlarının bulunduğu 341:371 aralığıyla toplam hücrelerini birlikte yeniden topluyordu. Bu nedenle son bölümde tutar girildiğinde bazı kayıtlar iki kez hesaba katılabiliyordu. Düzeltme, yalnız sonuç formülünü ve belge yazarı/şirket bilgisini değiştirir; özgün dosya V1 olarak saklanır. Excel uygulamasında son bölümdeki satırlara tutar girilerek hata ve düzeltme ayrıca doğrulanmıştır.

Dosya Nasıl Doldurulur​

Öncelikle çalışma kitabının bir kopyası açılabilir. Gelir bölümünde uygun sıradaki B ve C hücrelerine tarih ile belge numarası, D:I alanına kısa açıklama, J hücresine tutar yazılır. Gider için aynı işlem L, M, N:S ve T alanlarında yapılır. Belge tarihi ve numarası başlıkları her iki tarafta da Alınan Faturanın ifadesi altında yer alır; gider kayıtlarının belge niteliği kurumun kendi kayıt düzenine göre yorumlanmalıdır. Şablon herhangi bir belge türünü otomatik olarak doğrulamaz.
Başlangıç devri kullanılacaksa J6 veya T6 güncellenir. İlk kayıtlar girildikten sonra J372 ve T372 hücreleri incelenir. Bu toplamlar beklenen değerlerle örtüşüyorsa alt bölümdeki fark E376 ve O376 hücrelerinden kontrol edilir. Sayfanın sağ ve sol yarısı aynı kayıt sayısına sahip olsa da boş satır bırakılması mümkündür. Toplam formülleri belirli aralığa bağlıdır; 371. satırın altına yeni işlem eklendiğinde formül başvuruları kendiliğinden genişlemez. Ek kayıt ihtiyacı varsa iki toplamın aralığı da bilinçli biçimde yeniden düzenlenmelidir.

Hesaplamayı Kontrol Etme Örneği​

Çalışma kitabının boş kayıt alanlarında basit bir deneme yapılabilir. Örneğin gelir tutarına 100, gider tutarına 40 yazıldığında, başlangıç devri sıfır bırakılmışsa fark 60 olur. Son işlem bölümüne ikinci bir gelir ve gider değeri eklenip toplamlar yeniden hesaplandığında, düzeltilmiş 1.1 sürümü J372 ile T372 arasındaki farkı tek kez gösterir. Bu sayısal deneme, dosyada hazır gelen bir işlem değildir; formülün davranışını kontrol etmek için kullanılan örnektir. Gerçek tutarları girmeden önce deneme verileri temizlenmelidir.
Gelir veya gider hücrelerine sayı yerine metin yazılması toplamın beklenenden düşük görünmesine yol açabilir. İlgili hücrelerin sayı biçimi, tarihlerin doğru sütunda bulunması ve devreden değerlerin iki kez eklenmemesi kontrol edilmelidir. E376 hücresinin doğrudan O376 sonucuna bağlı olması nedeniyle E376'ya farklı bir tutar yazılması formül bağlantısını koparır. Bu alanlar veri girişi için değil, hesaplanan sonucu izlemek içindir. Formül hücrelerinin üzerine kayıt yazılmaması, çizelgenin doğru işlemesi açısından önemlidir.

Özellikler ve Sınırlar​

Dosya makro veya harici çalışma kitabı bağlantısı kullanmaz. Grafik, Excel tablosu nesnesi ya da veri doğrulama listesi de içermez. Kayıt satırlarının biçimlendirilmesi, iki bölümün görsel olarak ayrılması ve hazır sıra numaraları temel kolaylıklardır. Belge kopyası ekleme, otomatik kategori sınıflaması, nakit akışı tahmini veya işlem onay süreci bu dosyanın parçası değildir. Sayfanın başlığında dağılım ifadesi geçse de grafik oluşturulmamıştır; alt alanda toplam farkı sayısal olarak izlenir.
Şablon, küçük ölçekli gelir ve gider hareketlerini düzenli satırlarda görmek isteyenler için uygundur. 365 numaralı satır, sabit bir kapasite sunar; bunun kurumun tüm kayıtlarını karşılaması garanti değildir. Dosya bir muhasebe mevzuatı veya vergi hesaplama aracı olarak değerlendirilmemelidir. Formüller yalnız girilen sayıların toplamını ve farkını üretir; belge doğruluğu, hesap dönemi ve raporlama gereklilikleri ayrıca değerlendirilir. Dosyanın amacı, girdileri görünür ve denetlenebilir bir çizelgede bir araya getirmektir.
Güncel 1.1 sürümü, son satırlarda kayıt bulunduğunda bakiyenin iki kez sayılmasını önleyen düzeltmeyi içerir. Özgün V1 sürümü arşivde ve sürüm geçmişinde korunmuştur. Gelir ve gider alanlarını doldururken tarih, belge numarası, açıklama ve tutarın doğru bölümde bulunduğu; J372, T372 ve O376 sonuçlarının birbirini tutarlı biçimde tamamladığı gözden geçirilmelidir.