Çalışan Devamsızlığı Üç Formülle Listeleme

Çalışan Listesinden İşe Gelmeyenleri Üç Ayrı Formülle Bulma​

Bu çalışma kitabı, kayıtlı çalışan sicil numaraları ile belirli bir gün işe gelenlerin sicil numaralarını karşılaştırarak işe gelmeyenleri listelemek için hazırlanmış bir Excel örneğidir. Tek bir görünür sayfada aynı soruya üç formül yaklaşımı uygulanır. Böylece çalışma ortamındaki Excel sürümüne ve formül tercihine göre uygun sonuç sütunu incelenebilir. Dosyadaki numaralar örnek veridir; gerçek bir personel devam kaydı veya puantaj belgesi değildir. Kullanım amacı, iki liste arasındaki farkı hesaplama mantığını çalışma kitabı üzerinde görmektir.

Dosyanın Düzeni ve Girdi Alanları​

Sayfa1 adlı görünür sayfanın B sütununda Aktif Çalışanlar Sicil No başlığı vardır. B3:B33 aralığında karşılaştırmaya alınan çalışan numaraları yer alır. D sütunundaki İşe Gelen Çalışanlar Sicil No başlığı altında ise o gün geldiği kabul edilen örnek numaralar bulunur. Sonuçlar F, H ve J sütunlarında, sırasıyla İşe Gelmeyen Çalışanlar Sicil No 1, 2 ve 3 başlıklarıyla gösterilir. Bu üç sonuç alanı bağımsız kayıt listeleri değildir; aynı iki girdi listesini farklı formül teknikleriyle karşılaştırır.
Bir sicil numarasının sonuçta yer alması için aktif çalışan listesinde bulunması, işe gelen listesinde ise bulunmaması gerekir. Sadece B sütununa bakarak yoklama sonucu çıkarılamaz. D sütununa yeni bir sicil numarası eklendiğinde veya mevcut numara değiştirildiğinde formüller yeniden hesaplanır ve fark listesi güncellenir. Bu nedenle dosya, küçük bir örnek üzerinde veri girişinin sonuçlara etkisini görmek için de uygundur. Numara eşleşmesi kullanıldığı için aynı kişiye ait kayıtların iki listede aynı biçimde tutulması gerekir.

Birinci Yöntem Dinamik FİLTRE Formülü​

F3 hücresindeki dinamik dizi formülü, B3:B33 aralığındaki değerleri işe gelenler listesinde arar. EŞLEŞTİR ve EĞERSAY yerine kullanılan ISNA ile MATCH mantığı, D3:D20 aralığında eşleşmeyen sicil numaralarını belirler; FILTER bu numaraları F sütununa döker. Tek formülün birden fazla hücreye taşan sonuç üretmesi bu yöntemin ayırt edici özelliğidir. Taşma alanında başka değer bulunursa dinamik dizinin görüntülenmesi engellenebilir. Bu alan sonuç için boş bırakılmalıdır.
F yöntemi, FILTER işlevini destekleyen güncel Excel sürümleri içindir. Daha eski Excel sürümlerinde işlev tanınmayabilir. Çalışma kitabında ayrıca H ve J sütunlarında iki alternatif yöntem bulunduğundan, eski sürüm kullananlar sonuç karşılaştırmasını o alanlarla yapabilir. F sonucunun boş görünmesi tek başına bütün dosyanın çalışmadığı anlamına gelmez; öncelikle kullanılan Excel sürümünde FILTER işlevinin bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

İkinci Yöntem İNDİS ve TOPLAMA Mantığı​

H sütunundaki formüller, B3:B33 içindeki sıra numaralarını hesaplar; işe gelenler listesinde bulunmayan satırları AGGREGATE, MATCH, ISNA ve ROW bileşimiyle seçer. INDEX seçilen sıra numarasındaki sicil değerini geri getirir. IFERROR, listede gösterilecek başka numara kalmadığında hata metni yerine boş hücre bırakır. Bu yöntem dinamik dizi taşmasına dayanmaz; H3:H33 aralığındaki formüller satır satır sonuç verir. Hesaplama adımlarını incelemek isteyenler ilk sonuç hücresi ile sonraki satırları karşılaştırabilir.
Özgün V1 dosyasının H yöntemi, satır sıra hesabında bir hücre kaydığı için F ve J yöntemlerinden farklı ve yanlış numaralar gösterebiliyordu. İndirmenin 1.1 sürümünde bu sıra hesabı düzeltildi. Kaynak V1 sürümü geçmişte ve arşivde korunur. Düzeltmenin doğrulanması için örnek çalışan ve gelen listeleri gerçek Excel uygulamasında yeniden hesaplandı; üç yöntem aynı fark listesini verdi. Gelen listesindeki bir hücre değiştirildiğinde de üç sonucun birlikte güncellendiği kontrol edildi.

Üçüncü Yöntem KÜÇÜK ve EĞER Dizisi​

J sütunundaki alternatif, işe gelenler listesinde bulunmayan aktif çalışanların satırlarını IF, MATCH, ISNA, ROW ve SMALL işlevleriyle sıralar; INDEX doğru sicil numarasını gösterir. Formül alanı J3:J33 boyunca yer alır. Bu yöntem de yeni bir sonuç için her satırda formül kullanır. Daha eski Excel sürümlerinde dizi formüllerinin hesaplama biçimi farklı olabilir; ilgili hücrelerin silinmemesi ve Excel uygulamasında yeniden hesaplanması önemlidir. Tek bir hücreyi bağımsız değer olarak değiştirmek, aynı sütundaki yöntemin bütünlüğünü bozabilir.
Üç yöntem aynı problemi çözse de formül yapıları birbirinin kopyası değildir. F yöntemi uygun Excel sürümünde kısa bir taşan liste oluşturur. H yöntemi AGGREGATE üzerinden sıralı seçime dayanır. J yöntemi SMALL ve koşullu satır dizisi kullanır. Bu fark, Excel formüllerini öğrenenler için aynı hedefe ulaşan alternatif teknikleri karşılaştırma fırsatı sunar. İşe gelmeyen bir numaranın üç sütunda aynı sırada görülmesi, örnek dosyada hesapların tutarlı çalıştığını denetlemeyi kolaylaştırır.

Dosya Nasıl Kullanılır​

Önce dosyanın bir çalışma kopyası oluşturulması uygundur. B sütunundaki örnek sicil numaraları, karşılaştırılacak aktif çalışan numaralarıyla değiştirilebilir. Ardından D sütunundaki örnekler, aynı gün işe geldiği bilinen sicil numaralarıyla güncellenir. B ve D alanlarında sayıların yazılış biçimi tutarlı tutulmalıdır. Örneğin bir sütunda sayı, diğerinde metin olarak saklanan görünüşte aynı kimlikler eşleşme davranışını etkileyebilir. Dosyadaki hazır örneklerin yalnız formül akışını göstermek için bulunduğu unutulmamalıdır.
Girdi güncellendikten sonra Excel hesaplamasının tamamlanması beklenir. FILTER destekleyen bir sürümde F sütunu, eski sürümlerde H veya J sütunu gözden geçirilebilir. Sonuçlardan biri aktif çalışanlar listesinde bulunmuyor ya da işe gelenler listesinde hâlâ görünüyorsa, önce ilgili girdi hücrelerinin veri türü, yinelenen kayıtlar ve formül alanlarının değiştirilip değiştirilmediği incelenmelidir. Formüller mevcut aralıklara göre kurulmuştur. B33 satırının ya da D20 satırının ötesine veri eklenirse formül başvuruları ayrıca genişletilmelidir; yalnız yeni satır eklemek o satırın otomatik kapsanacağını garanti etmez.

Kontrol ve Sınırlamalar​

Bu dosya, görünen tek sayfadaki örnek veriler üzerinde çalışan bir formül çalışmasıdır. Harici çalışma kitabı bağlantısı, veri bağlantısı veya makro içermez. Giriş verilerinin doğruluğunu başka bir sistemden otomatik olarak teyit etmez. Resmî devam çizelgesi, izin kaydı veya personel yönetim sistemi yerine geçecek bir onay süreci barındırmaz. Sonuç, yalnız B sütunundaki aktif liste ile D sütunundaki gelen listesinin o anda içerdiği verilere bağlıdır. Gerçek kullanımda veri kaynağı ve güncellik ayrıca kontrol edilmelidir.
Örnek dosyada mevcut olan satır aralıkları kasıtlı olarak sınırlıdır. Daha geniş bir kurum listesinde başvuru aralıkları ve sonuç formülleri birlikte büyütülmelidir. Değişiklik yapılırken bir sonuç sütunundaki formüllerin silinmesi, o yöntemin hesaplamasını keser; diğer iki yöntem yine bağımsız biçimde incelenebilir. Yinelenen sicil numaraları ya da eksik numaralar da anlamlı bir yoklama yorumunu zorlaştırır. Bu nedenle uygulamadan önce girdi listelerinin tekil ve eksiksiz olduğunun kontrol edilmesi gerekir.

Kimler İçin Uygundur​

İnsan kaynakları ve idari işler ekipleri, iki sicil listesi arasındaki farkın formülle nasıl çıkarıldığını bu örnekte görebilir. Excel öğrenenler, dinamik dizi yaklaşımı ile klasik satır bazlı dizi formüllerini aynı veriler üzerinde karşılaştırabilir. Dosyayı kendi düzenine uyarlamak isteyenler önce örnek listelerle sonuçların nasıl değiştiğini gözlemlemeli, sonra başvuru aralıklarını ve formülleri birlikte düzenlemelidir. Böylece hazır hesap mantığı korunurken yeni listenin sınırları açıkça belirlenir.
İndirilen güncel 1.1 sürümü H sütunundaki sıra hatasının düzeltilmiş hâlini içerir. Özgün V1, karşılaştırma ve geri dönüş amacıyla sürüm geçmişinde saklanmıştır. Formül ayrıntıları Sık Sorulan Sorular bölümünde özetlenir; hangi yöntemin seçileceği kullanılan Excel sürümüne ve sonuçların nasıl incelenmek istendiğine göre belirlenebilir.