Puantaj Tablosu Şablonu

Personel Günlerini ve Puantaj Kodlarını Tek Çalışma Kitabında İzleyin​

Puantaj Tablosu Şablonu, personel listesini, aylık çalışma günlerini, izin ve fazla mesai kodlarını aynı Excel dosyasında düzenlemek için hazırlanmış dört sayfalı bir çalışma kitabıdır. Dosyanın özgün sahibi, şablonu kendi işyerindeki kod ve saat takibi ihtiyacına göre oluşturduğunu belirtmiştir. Bu nedenle alanların anlamı, kurumun puantaj usulüyle karşılaştırılarak kullanılmalıdır. İncelenen sürümde örnek ay Mart 2022 olarak ayarlanmıştır ve personel adları “Personel - 0025” benzeri örnek etiketlerle gösterilir. Güncel kayıtlar için ay, yıl, personel ve tatil bilgileri ayrıca gözden geçirilmelidir.

Dosyanın Kapsamı ve Çalışma Şekli​

Çalışma kitabında Puantaj, Pers, Ayar ve Tatil adlı dört görünür sayfa bulunur. Pers sayfası personel kaydının kaynağıdır; Ayar sayfası hafta tatili günleri, arefe davranışı ve kod listeleri gibi seçimleri tutar. Tatil sayfasında 2019–2035 dönemi için tarih ve açıklama satırları vardır. Puantaj sayfası seçilen ay ve yıla göre günlük sütunları, personel satırlarını ve hesaplama alanlarını bir araya getirir. Bu iş bölümü önemlidir: personel kaydı, günlük kod seçimi ve ayar değerleri aynı tabloya gelişigüzel yazılmaz.
Dosya .xlsm biçimindedir. VBA projesi ve Microsoft 365 işlevleri içerir; dolayısıyla makrolar kapalı bir oturumda tüm düğme ve olay davranışlarının çalışması beklenmemelidir. İncelenen özgün dosyada dört sayfa Microsoft Excel’de açılmış, hesaplama yeniden çalıştırılmış ve FormulYaz yordamı geçici test kopyasında yürütülmüştür. Özgün arşiv dosyası bu testlerde değiştirilmemiştir. Dış çalışma kitabı bağlantısı veya veri bağlantısı saptanmamıştır. Makroları etkinleştirmeden önce dosyanın güvenilir kaynaktan indirildiği ve Excel güvenlik uyarıları değerlendirilmelidir.

Pers Sayfasında Personel Kaydının Hazırlanması​

Pers sayfasının ilk dört sütunu Sicil No, Adı SOYADI, İşe Giriş Tarihi ve İşten Ayrılma Tarihi başlıklarını taşır. Örnek veride bazı çalışanların ayrılış tarihi dolu, bazılarının alanı boştur. Kaynak açıklamasına göre bu sayfa, aylık Puantaj listesinin temelidir: seçilen ay içinde en az bir gün aktif olan personel aylık tabloda yer alır. Giriş ve ayrılış tarihlerinin tarih türünde ve doğru kişiye ait olması bu nedenle kritik önemdedir. Görüntülenen örnek isimler gerçek personel kaydı yerine geçmez; kullanımdan önce örnek satırlar kurumun yetkili kayıtlarıyla değiştirilmelidir.
Kaynakta verilen örneğe göre bir çalışan Mart ayında işe başlayıp aynı ay ayrıldığında yalnız ilgili aylık puantajda görünür. Kod seçimi için açılır listeler de aktif olduğu gün aralığına göre hazırlanır. Bu davranış, bütün ayı çalışmış gibi işaretleme riskini azaltmak amacı taşır. Yine de işten ayrılış tarihi boş bırakılmış veya yanlış girilmişse ortaya çıkan listenin beklenen personel listesiyle karşılaştırılması gerekir. Sicil numarası ile ad soyad eşleşmesi, farklı kişilerin aynı satırda değerlendirilmesini önlemek için ayrıca kontrol edilmelidir.

Ayar Sayfasında Günler ve Kodlar​

Ayar sayfasında hafta tatili günleri seçilir. Özgün açıklamaya göre bu seçim Puantaj sayfasındaki ilgili günlere HT kodu verilmesini ve sütunların koşullu biçimlendirme ile işaretlenmesini etkiler. Aynı sayfada arefe gününün iş günü sayılıp sayılmayacağına ilişkin seçim bulunur. Bu seçime göre aylık tabloda RT veya N kodu kullanılması amaçlanmıştır. N normal çalışma günü, HT hafta tatili, RT ise resmî tatil bağlamında geçer. Kısaltmaların kurum içindeki karşılığı, ücretlendirme veya yasal statü varsayılmadan önce doğrulanmalıdır.
Ayar sayfası ayrıca normal çalışma saatleri için başlangıç ve bitiş alanları içerir. İncelenen örnekte bu hücrelerde 08:00 ve 18:00 değerleri görülür. Bunlar bütün işyerlerine uygulanacak standart saatler olarak alınmamalıdır. Sayfanın sağ tarafında puantaj kodları, izin kodları, fazla mesai kodları ve açılır liste referansları bulunur. Formüllerde kullanılan adlandırılmış aralıkların bir kısmı da bu alanlara işaret eder. Kod listesi değiştirildiğinde günlük veri doğrulaması ve toplamların beklenen davranışı yeniden sınanmalıdır; yalnız görünen açıklama metnini değiştirmek yeterli olmayabilir.

Tatil Sayfasının Doğrulanması​

Tatil sayfası tarih, tatil açıklaması ve yarım gün işareti için sütunlar içerir. Özgün dosya, 2019–2035 arasındaki resmî ve dinî tatil satırlarını barındırır. Kaynak sahibi özellikle dinî bayram tarihlerinin kontrol edilmesi gerektiğini belirtmiştir. Arefe günleri için “x” işareti yarım gün ayrımında kullanılır. Dolayısıyla puantaj ayı değiştirilmeden önce o yılın güncel resmî takvimiyle satırlar karşılaştırılmalı, gerekiyorsa tarih ve yarım gün işaretleri düzeltilmelidir. Bu dosyadaki geçmiş veya ileri tarihli satırlar resmî takvim doğrulamasının yerine geçmez.
Tatil kaydının doğruluğu yalnız Tatil sayfasını etkilemez. Ayar sayfasındaki arefe seçimiyle birlikte Puantaj sayfasında N, HT ve RT kodlarının nasıl gösterileceği de değişebilir. Bir günün hafta tatili ve resmî tatil koşullarının çakışması gibi durumlar kurum uygulamasına göre ayrıca incelenmelidir. Özellikle aylık sonucu bordroya aktarmadan önce tarihler, gün türleri ve çalışanların fiilî durumu kayıtlarla mutabık hale getirilmelidir.

Puantaj Sayfasında Aylık Takip​

Puantaj sayfasının C3 hücresinde ay seçimi, E3 hücresinde yıl değeri bulunur. İncelenen sürüm Mart 2022 örneğiyle açılmıştır. Kaynak açıklamasına göre ayın açılır listeden seçilmesi veya yılın değiştirilmesi, ilgili ayın gün başlıklarını ve N, HT, RT türündeki gün kodlarını yeniler. Aynı değişiklik sayfa olay makrosunu tetikleyerek yeni ay için kod ve izin listelerini kurabilir. Makro, mevcut girişlerin silineceğini belirten onay iletişim kutusu gösterir. Veri kaybını önlemek için dolu bir ay üzerinde seçim değiştirmeden önce çalışma kitabının ayrı bir kopyası saklanmalıdır.
Sayfanın sol bölümünde personel ve çalışma tarihleri, orta bölümünde günlere karşılık gelen kod ve saat girişleri, sağ bölümünde sonuç alanları bulunur. Özgün açıklamaya göre Kod, İzin Kod ve FM Kod satırlarında açılır listeler kullanılır. İzin saatleri ile fazla mesai saatleri ayrı satırlara yazılır. Mavi düğme, normal çalışma günlerini “x” işaretiyle önceden doldurmak için tasarlanmıştır; ilgili makro dolu kod alanlarının temizleneceği uyarısını verir. Düğmeye basmadan önce elde girilmiş verilerin korunup korunmayacağı değerlendirilmelidir.
Personelin ay içindeki işe giriş ve ayrılış tarihleri, hangi günlerin aktif sayılacağını belirler. Kaynak açıklaması, aktif olmayan günlere bir değer yazılmış olsa bile bu günlerin hesaplamaya dahil edilmemesini amaçlar. Buna güvenerek kontrolsüz giriş yapılmamalıdır: aylık çıktı, birkaç başlangıç ve ayrılış örneği üzerinde elle doğrulanmalıdır. Özellikle ay ortasında başlayan, ay ortasında ayrılan veya aynı ay içinde her iki işlem gerçekleşen personel kayıtları iyi test örnekleridir.

Formüller ve Makro Yordamları​

Çalışma kitabında 241 hücre formülü saptanmıştır. İncelenen formül envanterinde EĞERSAY (COUNTIF), EĞERHATA (IFERROR), ESAYIYSA (ISNUMBER), AY (MONTH), MOD ve SATIRSAY (ROWS) gibi işlevler yer alır. Örneğin Puantaj sayfasının AN3, AO3 ve AP3 hücrelerinde günlük kodlar arasından N, HT ve RT sayımları EĞERSAY (COUNTIF) ile yapılır. Ayar sayfasında SATIRSAY (ROWS) işlevi seçilen hafta tatili satırlarının sıra değerlerine yardımcı olur. Bunlar dosyanın bütün hesaplama mantığını tek başına açıklamaz: bazı sonuç alanları Microsoft 365 dinamik dizi formülleri ve adlandırılmış aralıklarla kurulmuştur.
VBA projesinde Puantaj sayfasına bağlı yordamlar vardır. FormulYaz yordamı kod satırlarının hesaplama formüllerini yeniden kurar; VD yordamı ilgili aktif dönem için Kod, İzin Kod ve FM Kod açılır listelerini ayarlar. DoldurX yordamı normal günleri işaretlemek üzere hazırlanmıştır ve silme uyarısı verir. Geçici kopyada FormulYaz çalıştırıldıktan sonra örnek personel satırı ve tarih başlıkları yerinde kalmıştır. Bu test, her kurum verisi ve her Excel sürümünde bütün sonuçların hatasız olacağını garanti etmez; dosyanın önemli ay ve personel örnekleriyle ayrıca sınanması gerekir.

Önerilen Kullanım Sırası​

Önce özgün şablonun bir çalışma kopyası oluşturulur. Pers sayfasındaki örnek kayıtlar kurumun yetkili sicil, ad ve tarih bilgileriyle değiştirilir. Ardından Tatil sayfasında kullanılacak yılın günleri resmî takvime göre doğrulanır ve yarım gün işaretleri incelenir. Ayar sayfasında hafta tatili, arefe ve kod seçimleri kurum uygulamasına göre düzenlenir. Bu hazırlıklardan sonra Puantaj sayfasında ay ve yıl seçilir; makronun veri temizleme uyarısı varsa içeriği okunarak karar verilir.
Oluşan gün sütunlarında N, HT ve RT kodları, personel etkinlik aralıkları ve açılır listeler gözle kontrol edilir. Günlük Kod, İzin Kod ve FM Kod seçimleri, ilgili izin ve fazla mesai saatleriyle birlikte girilir. Sağdaki sayımlar ve sonuçlar örnek personeller için elle yapılan kontrollerle karşılaştırılır. Ay tamamlandığında sonraki aya geçmeden önce ayrı bir sürüm saklamak, önceki ayın kayıtlarının yanlışlıkla kaybolmasını önler. Dosya bir şablondur; puantajın resmî onayı, ücret hesabı ve bordroya aktarımı için kurumun kendi kontrol süreci uygulanmalıdır.