Borç Alacak Dekontu ve Döviz Tutarı Hesaplama

Cari İşlemleri Dekont Düzeni ve Tarihli Kur Tablosuyla İzleme​

Bu çalışma kitabı, cari hesap bilgilerinin ayrı bir veri sayfasında tutulduğu ve borç alacak dekontunun başka bir sayfada düzenlendiği öğretici bir Excel örneğidir. Bir tutarın seçilen döviz cinsine çevrilmesi için işlem tarihi, para birimi ve alış veya satış tercihi birlikte kullanılır. Kur değerleri kitabın içindeki üçüncü sayfadan okunur. Bu nedenle dosya canlı döviz verisi sağlayan bir uygulama değil, tarihli kur kayıtları ile dekont satırları arasındaki ilişkiyi gösteren hücre tabanlı bir çalışma düzenidir. Hazırlanan belge banka tarafından verilmiş resmî işlem makbuzu olarak sunulmaz.
Çalışma kitabında veri, dekont ve kur adlı üç görünür sayfa bulunmaktadır. Kaynakta 69 formül vardır; VBA makrosu veya dış çalışma kitabı bağlantısı bulunmaz. Cari hesap listesi, dekont girişleri ve kur tablosu birbirinden ayrılarak incelenebilir. Sayfaların gerçek görüntüleri galeriye eklenmiştir. Dosyanın özgün iki sürümü indirme geçmişinde korunur; yeni sürümde kur listesindeki sayfa adı ve eksik kur durumunun görünümü düzeltilmiştir. Var olan hesap mantığı, geçmiş kur girdileri ve müşteri alanları korunmuştur.

Cari Hesap Sayfasının Yapısı​

veri sayfasında cari hesap kodu, cari hesap adı, borç bakiye, alacak bakiye ve bakiye başlıkları bulunmaktadır. Hesap kodu ve adı kullanıcı tarafından düzenlenen alanlardır. Borç ve alacak sütunlarına girilen değerlerden bakiye hesaplanır; örnek satırlardaki E sütunu C eksi D işlemini kullanır. Sonucun pozitif veya negatif olması, bu iki girdinin aritmetik farkını gösterir. Dosya bu fark için ayrı bir muhasebe sınıflandırması, mutabakat onayı veya resmî kayıt süreci oluşturmaz.
Sayfanın ilk satırındaki yardımcı metinler, kod ve ad listelerinin adreslerini oluşturur. COUNTA ile dolu hücre sayısı bulunur ve son satır numarası metne eklenir. hesapadı ve hesapkodu adlı tanımlar bu yardımcı hücrelere bağlanır. Böylece veri listesinin adresi doğrudan sabit bir hücre aralığı yazılarak değil, sayfa adı ve sayılan kayıtlar kullanılarak oluşturulur. Liste düzenlenirken boş satır bırakılması veya başlıklardan farklı bölgelere veri eklenmesi bu yöntemin sınırlarını etkileyebilir; yeni kayıtların mevcut sütun düzeninde tutulması gerekir.
Kaynakta iki kısa genel ad örneği bulunmaktadır. Bunlar kapsamlı bir müşteri kayıt sistemi değildir; kimlik, IBAN, eposta veya telefon alanları içermez. İndirilen kopyaya gerçek cari bilgiler eklenirse bu bilgiler çalışma kitabının parçası olarak saklanır. Dosya kişisel verileri anonimleştiren, şifreleyen veya ayrı bir kullanıcı yetkisiyle koruyan bir araç olarak değerlendirilmemelidir. Paylaşılacak belge ile çalışma kitabındaki cari liste birbirinden farklı kapsamlar taşıyabilir; kullanıcının saklama ve paylaşım tercihi ayrıca önemlidir.

Borç Alacak Dekontunun Alanları​

dekont sayfasında belge başlığı, tarih, sayın satırı, açıklama, borç ve alacak alanları yer almaktadır. Açıklama ve tutarlar yedi giriş satırında düzenlenir. Görsel yerleşimde birleştirilmiş hücreler bulunduğu için girişler ilgili alanın sol üst hücresine yazılır. Borç tutarları G sütunundaki başlangıç hücrelerinde, çevrilen döviz tutarları I sütununda izlenir. Alt bölümde G18 ve I18 toplama hücreleri vardır. Bunlar satırlarda bulunan sayısal değerleri SUM ile toplar; ayrı bir kayıt numarası veya onay akışı üretmez.
I4 tarih hücresinde TODAY işlevi kullanılmaktadır. Bu tarih Excel yeniden hesaplandığında güncel güne döner; sabit bir geçmiş işlem tarihi değildir. Tarihli kurla geçmiş bir işlem incelenecekse tarih girdisinin ilgili kayıtla eşleşmesi gerekir. Bu değişiklik indirilen özel kopyada yapılabilir. Kaynak kur tablosu geçmiş örnek tarihler içerdiğinden kitabın açıldığı gün için mutlaka kur bulunacağı varsayılmamalıdır. Yeni sürüm, bu durumu sessizce tamamlanmış bir hesap gibi göstermemek için belge altına koşullu bir uyarı ekler.
Her tutar satırı için para birimi K sütununda ve alış veya satış tercihi L sütununda belirtilir. Bu yardımcı seçimler hangi kur sütununun okunacağını belirler. Dekont görünümündeki tutar ile yardımcı tercihlerin tutarlı olması gerekir. Boş bir tutar satırı çevrim üretmez. Dolu satırda bulunamayan tarih, döviz türü veya seçim varsa yeni sürümde çevrim hücresi boş kalır ve alt uyarı görünür. Girişlerin tamamlanması, boş dönüşüm hücresinin gerçek bir sıfır tutarı temsil etmediğinin anlaşılması açısından önemlidir.

Tarihli Kur Kayıtları ve Arama Mantığı​

kur sayfasında tarih, para birimi, alış ve satış değerleri bulunmaktadır. Yardımcı sütunlar, önceki dolu tarih satırını ilgili kayda taşımak ve tarih ile para birimini bir arama anahtarında birleştirmek için kullanılır. E ve F sütunlarında YEAR, COUNTIF ve LARGE işlevleri görülür. G sütununda tarih seri değeri ile döviz etiketi metin olarak birleştirilir. Bu yapı aynı tarihin altındaki farklı para birimlerinin dekont formüllerinde ayrı ayrı bulunabilmesini sağlar.
Çevrim formülü önce dekont tarihini ve para birimini birleştirir. MATCH bu anahtarı kur sayfasının G sütununda arar. İkinci MATCH alış veya satış tercihini başlık satırında bulur. INDEX bulunan satır ve sütunun kur değerini döndürür. Dekonttaki tutar bu değere bölünür. Dolayısıyla hesaplama yönü, girilen tutarın seçilen kur değerine bölünmesidir. Dosya para birimlerinin ekonomik anlamını veya işlemde hangi alış satış değerinin uygulanması gerektiğini kullanıcı adına kararlaştırmaz.
Kur tablosundaki I sütunu döviz adları için yardımcı bir liste üretir. kurisim adlı tanım I1 hücresinin oluşturduğu adres metnine bağlıdır; dekont doğrulaması INDIRECT kullanır. Özgün metinde mevcut olmayan kurlar sayfa adı bulunuyordu. Yeni sürümde bu metin gerçek kur sayfasına yöneltildi. Döviz listesinin yardımcı formülleri ve diğer adlandırılmış tanımlar korunmuştur. Yerel Excel ortamında liste ve tarihli çevrimler özel test kopyalarıyla kontrol edilmiştir; internetten kur yenilemesi yapıldığına dair bir özellik veya iddia yoktur.

Yeni Sürümde Eksik Kurun Görünümü​

Özgün çalışma kitabında ilk çevrim hücresi hata durumunda sıfır döndürüyor, sonraki satırlar ise bulunamayan aramada hata üretebiliyordu. Bu durum bir satırdaki eksik kurun döviz toplamını da hata haline getirmesine neden oluyordu. Yeni sürümde yedi çevrim satırı IFERROR ile aynı boş sonuç davranışını kullanır. Geçerli kur bulunduğunda bölme hesabı değişmez. Eksik kurun sıfırmış gibi değerlendirilmesi yerine sonuç hücresinin boş bırakılması ve uyarıyla birlikte okunması tercih edilmiştir.
Belgenin B20 hücresindeki koşullu açıklama, dolu tutar satırında boş çevrim sonucu olduğunda görünür. Uyarı döviz tutarı ve toplamının kısmi olabileceğini açıkça belirtir. Toplam hücresi yalnız mevcut sayısal dönüşümleri topladığı için bazı satırlar eksikse tam işlemin sonucu olarak kullanılmamalıdır. Tarih, döviz türü, alış satış tercihi ve tablodaki kur satırı tamamlandıktan sonra uyarının kaybolması kontrol edilmelidir. Bütün tutar alanları boş olduğunda uyarı görünmez; bu da boş belge ile eksik hesap durumunu birbirinden ayırır.

Kullanımda İzlenecek Kontrol Sırası​

Önce dosyanın bir kopyası alınarak veri sayfasındaki cari alanlar incelenebilir. Ardından kur sayfasında işlem tarihine ve kullanılacak döviz türüne ait kayıt bulunup bulunmadığı kontrol edilir. dekont sayfasında tarih, cari seçim, açıklamalar ve tutarlar düzenlenir. Her dolu satırın para birimi ile alış satış tercihi tamamlanır. Borç toplamı ile döviz toplamı farklı girdileri topladığı için birbirinin yerine kullanılmaz. Alt uyarı varsa belge tamamlanmış kabul edilmeden eksik eşleşme giderilir.
Son aşamada belge görünümü ve yazdırma önizlemesi kontrol edilmelidir. Birleştirilmiş alanlarda uzun açıklamalar hücre genişliğiyle sınırlı kalabilir; galeri bütün görünür sayfaları gösterse de kişisel doldurulan kopyanın baskı düzeni ayrıca değerlendirilir. Dosya XLSX biçimindedir; makro, otomatik gönderim, banka bağlantısı veya yeni kur indirme işlemi içermez. Manuel kayıtlarla formüllerin ilişkisini öğrenmek ve tarihli döviz dönüşümünü incelemek için kullanılabilir. Muhasebe, banka veya mevzuat uygunluğu garantisi verilmez.