Vardiya Çizelgesi Excel - 8 Saatlik Dönen Vardiya ve Güvenlik Nöbet Planı

Dönen Vardiya Planını Excel Üzerinden Düzenleyin​

Sekiz saatlik dönen vardiya çizelgesi, yedi çalışanın üç vardiya ve izin günü arasında dağılımını tarih aralığı boyunca gösteren makrolu bir Excel dosyasıdır. Çalışma kitabında gündüz, akşam ve gece için ikişer çalışan, izin için bir çalışan bulunur. Çalışan adları ve başlangıç tarihi değiştirildiğinde çizelgenin yeniden hesaplanması sağlanır. Böylece aynı düzenin farklı aylara veya farklı yedi kişilik ekiplere uygulanması mümkündür. Dosya, vardiya kararlarını tek tek hücrelere yazmak yerine belirli bir dönüş sırasını görünür bir tabloya aktarmaktadır.
Dosyanın ana çalışma alanı vardiya_çizelgesi isimli tek görünür sayfadır. Başlangıç ve bitiş tarihleri üst bölümde, günlük görev dağılımı sol bölümde, çalışanların çalışma ve izin günü toplamları sağ bölümde yer alır. Aynı sayfada hem tarihli plan hem kişi bazında sayım görülebildiği için ayrı sekmeler arasında geçiş gerekmez. Planın çıktısı, girilen isimlerin belirtilen vardiya sütunlarında nasıl sıralandığını gösterir. Çalışma kitabı Excel makrolu çalışma kitabı biçimindedir ve dosya uzantısı xlsm olarak korunmalıdır.

Dosya Ne İşe Yarar​

Tablo, günün üç ayrı sekiz saatlik bölümünü birlikte planlamak için hazırlanmıştır. İlk vardiya 07:00 ile 15:00, ikinci vardiya 15:00 ile 23:00, üçüncü vardiya 23:00 ile 07:00 arasındadır. Her vardiya başlığının altında iki çalışan konumu bulunur. Günlük planda bu altı konuma ek olarak İzin sütunu yer alır. Yedi kişilik ekipte her gün altı kişi vardiya alanlarına, bir kişi izin alanına yazılır. Görünen saatler sütun başlıklarıdır ve dosya bordro veya saatlik ücret hesabı yapmaz.
İzinli kişi ile vardiya alanındaki kişiler, VBA ile tanımlanmış bir dönüş sırasına göre yer değiştirir. Planın her günü önce mevcut dağılım gösterilir, ardından sonraki gün için izin değişimi hazırlanır. Bu nedenle çizelgenin okunmasında hem ilgili günün tarihi hem vardiya başlığı birlikte değerlendirilmelidir. İzin günü ile çalışma günü ayrı sayılır. Sağ taraftaki Toplam Gün sütunu ise bu iki değerin toplamını verir. Bu toplamın tarih aralığındaki gün sayısıyla eşleşmesi planın kontrolünde kullanılabilir.

Sayfanın Girdi ve Çıktı Alanları​

Başlangıç tarihi D2 hücresindedir. Bu alan geçerli bir Excel tarihi içermelidir. G2 hücresinde bulunan ay sonu formülü, başlangıç tarihinin ait olduğu ayın son gününü hesaplar. Örneğin ayın ilk günü girilirse plan o ayın tamamını kapsar. Ayın daha sonraki bir günü girilirse başlangıç tarihinden ay sonuna kadar olan dönem oluşturulur. Çizelge başlangıç tarihinden önceki günleri eklemez. Dosyadaki örnek başlangıç tarihi Mayıs ayına aittir ve yalnız kullanım örneği olarak değerlendirilmelidir.
Çalışan isimleri M5 ile M11 arasındaki yedi hücreden alınır. Bu hücrelerdeki örnek isimler gerçek kurum çalışanlarının yerine kullanılacak alanı göstermektedir. Her hücreye bir çalışan adı yazılır. Liste tam yedi kişi içermelidir. Çalışanları birbirinden ayırt etmek için farklı isimler veya açıklayıcı personel adları kullanılması gerekir. Aynı ismin birden fazla hücreye yazılması, isim üzerinden yapılan sayımların birden fazla kişiyi tek isim altında toplamasına yol açabilir. Bu nedenle çıktı kontrolünde isim listesinin de incelenmesi önemlidir.
Günlük plan B5 hücresinden başlayan dizi çıktısıyla oluşturulur. Tarihler B sütununda görünür. D ve E sütunları ilk vardiyayı, F ve G sütunları ikinci vardiyayı, H ve I sütunları üçüncü vardiyayı taşır. K sütununda izinli çalışan bulunur. Aradaki boş sütunlar görev alanlarını görsel olarak ayırır. Dizi çıktısının içine ayrıca isim veya başka veri yazılmamalıdır. Değişiklikler önce tarih ve çalışan listesi üzerinde yapılmalı, üretilen plan daha sonra okunmalıdır.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

G2 hücresindeki EOMONTH işlevi başlangıç tarihinin ay sonunu verir. Günlük dağılımın ana formülü ExcelDepo isimli kullanıcı tanımlı VBA işlevidir. Bu işlev D2 başlangıç tarihini, G2 bitiş tarihini ve M5:M11 çalışan aralığını kullanır. Tarihler arasındaki gün farkına bir eklenerek planın satır sayısı belirlenir. Başlangıç ve bitiş günleri böylece aralığa dahil edilir. Her satırda tarih, altı çalışma konumu ve bir izin konumu döndürülür.
ExcelDepo işlevinde izin değişimi için sabit bir konum sırası tanımlanmıştır. İşlev günlük dağılımı yazdıktan sonra izinli çalışanın yerine ilgili vardiya konumundaki çalışanı alır. Önceki izinli çalışan da boşalan konuma döner. Bu işlem tarih aralığı boyunca tekrarlanır. Dosya çalışan tercihlerini, özel izin taleplerini veya kurumlara özgü personel uygunluğunu ayrı bir girdi tablosundan okumaz. Çıktı, çalışma kitabındaki mevcut sabit dönüş mantığının sonucudur. Bu nedenle farklı bir kurum kuralının otomatik uygulandığı varsayılmamalıdır.
N5:N11 aralığındaki COUNTIF formülleri, D5:I3500 çalışma alanında ilgili çalışan adının kaç kez bulunduğunu sayar. O5:O11 aralığındaki COUNTIF formülleri K5:K3500 izin alanını sayar. P5:P11 aralığındaki SUM formülleri çalışma günü ve izin günü değerlerini toplar. Sayımlar M sütunundaki isimlere bağlıdır. Bir isim değiştirildiğinde hem günlük dağılım hem bu isim üzerinden hesaplanan toplamlar yeniden değerlendirilir. Böylece kişi bazında çalışma ve izin günleri aynı tablo üzerinde takip edilebilir.

Nasıl Kullanılır​

Dosya masaüstü Microsoft Excel uygulamasında açılır. VBA işlevinin çalışabilmesi için kurumun makro politikası çerçevesinde dosyadaki makrolara izin verilmesi gerekir. Güvenilmeyen dosyalar için genel güvenlik ayarlarının kapatılması önerilmez. Makrolar engellendiğinde ekranda görülen kayıtlı değerler güncel hesaplama kanıtı sayılmaz. Çalışan veya tarih değişikliğinden sonra sonucun yeniden oluştuğu kontrol edilmelidir. Tarayıcı üzerinden yapılan basit önizlemeler, dosyanın VBA işlevini çalıştırdığı anlamına gelmez.
Önce D2 hücresine planlanacak başlangıç tarihi yazılır. Ardından M5:M11 aralığındaki yedi çalışan adı düzenlenir. Ay sonu tarihi G2 hücresinde kontrol edilir. Excel hesaplama tamamlandığında günlük tarih satırları ve vardiya dağılımı incelenir. İlk günün başlangıç tarihiyle, son günün ay sonuyla eşleşmesi gerekir. Her gün altı çalışma konumunda ve bir izin konumunda beklenen isimlerin bulunduğu kontrol edilir. Son olarak sağdaki çalışma, izin ve toplam gün değerleri değerlendirilir.
Plan başka bir ekip için kullanılacaksa yalnız çalışan listesi değiştirilerek aynı dönüş mantığı yeniden uygulanabilir. Farklı bir ay için başlangıç tarihi değiştirilir. Çalışan sayısını artırmak veya vardiya başına farklı sayıda kişi yerleştirmek, yalnız yeni isim eklemekle sağlanamaz. Mevcut işlev yedi kişilik yapıya göre hazırlanmıştır. Böyle bir ihtiyaçta hem VBA mantığı hem çıktı yerleşimi ayrı olarak düzenlenmeli ve yeniden test edilmelidir. Ana çıktı alanındaki dizi formülü silinmemelidir.

Doğrulanan İşlevler ve Kullanım Sınırları​

Dosyanın ana vardiya işlevi gerçek Microsoft Excel uygulamasında yeniden hesaplanarak kontrol edilmiştir. Otuz bir günlük ay, otuz günlük ay, artık yıldaki yirmi dokuz günlük Şubat ve yirmi sekiz günlük Şubat örnekleri incelenmiştir. Bu örneklerde her gün yedi farklı çalışanın altı çalışma konumu ve bir izin konumu arasında bulunduğu doğrulanmıştır. Her çalışan için çalışma ve izin günü toplamlarının dönem uzunluğuyla eşleştiği görülmüştür. Çalışan isminin değiştirilmesi de günlük plan ve kişi toplamlarında kontrol edilmiştir.
Çalışma kitabında Power Query sorgusu veya dış veri bağlantısı bulunmamaktadır. Görünen sayfada grafik ve yapılandırılmış Excel tablosu da yoktur. Dosyanın VBA projesinde ana ExcelDepo işlevinin yanında eski yardımcı yordamlar bulunur. Kullanım akışı, sayfada yer alan ExcelDepo formülüne dayanır. Eski VardiyaListesiOlustur yordamı farklı hücre yerleşimine yazdığı için bu sayfanın kullanım adımı olarak sunulmamaktadır. Makro listesinde görülmesi, bu yordamın çalıştırılmasının gerekli olduğu anlamına gelmez.
Çizelge personel uygunluğu, resmî tatil, yasal dinlenme süresi veya ücret hesaplamasını doğrulayan bir sistem değildir. Günlük dağılım, dosyanın mevcut dönüş düzenini gösterir. Kurumun kendi çalışma koşulları ve vardiya kuralları ayrıca değerlendirilmelidir. Görseller gerçek çalışma sayfasının önizlemesidir. Güncel planın değerlendirilmesinde indirilen dosyanın tarih ve çalışan alanları esas alınmalıdır. Dosyanın makrolu biçimi korunduğunda, belirtilen girdi alanları üzerinden aynı planlama yapısı kullanılabilir.