Aylık Dinamik Puantaj Takibi Yapma

Ay Seçimiyle Gün Başlıklarını ve Katılım Sayılarını Excelde İzleyin​

Aylık dinamik puantaj dosyası, yedi örnek çalışanın seçilen ay boyunca işe gelme durumunu aynı tabloda gösteren öğretici bir Excel çalışmasıdır. Ay adı açılan listeden seçildiğinde gün numaraları yatay olarak dökülür. Çalışan satırındaki ilgili güne X yazılması, o gün işe gelen kişi sayısını artırır. Günlük gelen ve gelmeyen sayıları tablonun altında ayrı satırlarda görülür. Böylece tek bir günün işaretleri ile o günün sayısal özeti aynı sayfa üzerinden karşılaştırılabilir.
Çalışma kitabında iki görünür sayfa bulunur. Sayfa1 gerçek puantaj tablosudur; Sheet2 ise ExcelDepo tanıtım metinlerini ve görsellerini taşır. Dosyada VBA makrosu, otomatik bordro hesabı veya izin hakkı hesaplama yordamı yoktur. Toplam altmış dokuz formül kaydı vardır: tanıtım sayfasındaki altı IMAGE ifadesi, puantajdaki bir dinamik gün formülü ve altmış iki günlük sayım formülü bu envanteri oluşturur. Tanıtılan başka dosyaların özellikleri bu puantaj örneğinin özellikleri olarak değerlendirilmemelidir.
Önemli bir kapsam sınırı, gün üretiminde kullanılan yılın kaynak formülde 2023 olarak sabit bulunmasıdır. Ay seçimi değiştirilebilir, ancak ayrı bir yıl giriş hücresi yoktur. Bu nedenle dosya bütün yıllar için otomatik takvim veya güncel yıl puantaj sistemi olarak sunulmaz. Özellikle Şubat gün sayısı bu sabit yıl üzerinden yirmi sekizdir. Başka yıl kullanımı, çalışma kopyasındaki ilgili tarih ifadesinin bilinçli olarak uyarlanmasını gerektirir; yıl değişimi bu sürümde yeni bir özellik olarak eklenmemiştir.

Ay ve Çalışan Girdilerinin Yerleşimi​

Sayfa1 sayfasında B2 hücresi AY, C2 hücresi Çalışan başlığını taşır. B3 hücresindeki ay adı, D2 hücresinden başlayan gün başlıklarını besler. Kaynakta Temmuz seçilidir. B3:B9 aralığında Ocak ile Aralık arasındaki on iki Türkçe ayı içeren liste doğrulaması bulunur. Gün üretiminde okunan hücre B3 olduğundan aynı doğrulamanın alt hücrelere uygulanmış olması, her çalışan için ayrı bir takvim oluştuğu anlamına gelmez.
C3:C9 aralığı yedi çalışan adı için ayrılmıştır. Bu adların yanındaki D3:AH9 alanı günlük işaretlerin girildiği tablodur. Çalışma kitabındaki kısa örnek adlar bir personel veritabanı değildir; sicil, işe giriş tarihi, ücret veya kimlik numarasıyla bağlı çalışan kayıtları yoktur. Ad hücreleri metin olarak düzenlenebilir. Başında sıfır bulunan 00123 gibi bir kodun saklanması gerektiğinde hücrenin Metin biçimiyle kullanılması, native kaydetme ve yeniden açma testinde doğrulanmıştır.
Mevcut formüller çalışan sayısını C3:C9 aralığı üzerinden değerlendirir. Yeni satır eklendiğinde bütün sayımların kendiliğinden genişlediği yapılandırılmış bir Excel tablosu bulunmaz. Sekizinci bir çalışan için satır eklenmesi, günlük işaret alanı ile alt sayım aralıklarının birlikte düzenlenmesini gerektirir. Kaynakta yedi satır bulunması, dosyanın personel sayısını otomatik yöneten bir sistem olduğu şeklinde yorumlanmamalıdır.

Dinamik Gün Başlıklarının Hesaplanması​

D2 hücresindeki SEQUENCE ifadesi seçilen ay için birden başlayarak gün numaralarını üretir. Türkçe ay adı ve sabit yıl bir tarih ifadesine çevrilir; EDATE ile sonraki aya ilerlenir, bir gün çıkarılarak ayın son günü bulunur ve DAY bu tarihin gün sayısını verir. SEQUENCE sonucunun yatay yönü sayesinde başlıklar D sütunundan sağa doğru dökülür. Kaynak dökülme alanı D2:AH2 olarak kaydedilmiştir.
Native Excel testinde Temmuz ve Aralık için otuz bir, Nisan için otuz, Şubat için yirmi sekiz gün elde edilmiştir. Kısa aylarda artık kullanılmayan sağ başlık hücreleri boş kalır. Örneğin Şubat seçildiğinde yirmi dokuz, otuz ve otuz bir başlıkları gösterilmez. Bu davranış, gün hücrelerinin tek tek elle yeniden yazılmasını önler. Günlerin döküldüğü aralığa başka bir değer yazılması ise dinamik sonuç için gereken alanı kapatabileceğinden girdi bölümü ile başlık bölümü ayrılmalıdır.
SEQUENCE ve dinamik dizi desteği olan bir Excel sürümü gereklidir. Eski sürümlerde aynı dökülme davranışının çalıştığı ileri sürülmez. Tanıtım sayfasındaki IMAGE işlevi ayrıca kendi sürüm ve bağlantı koşullarına bağlıdır. Puantajın gün üretimi ile tanıtım resimlerinin gösterimi farklı bağımlılıklardır; bir tanıtım bağlantısının yenilenmesi puantaj hesaplamasının ön koşulu değildir.

Gelen ve Gelmeyen Kişilerin Sayılması​

Her günün işe gelen kişi sayısı onuncu satırda hesaplanır. Örneğin D10, D2 başlığı geçerliyse D3:D9 aralığındaki X işaretlerini COUNTIF ile sayar. Excelin bu karşılaştırması büyük ve küçük harfi ayırmaz; native testte bir X ile bir x birlikte iki kişi olarak sayılmıştır. Başka bir harf veya açıklama, X ölçütüne eşit olmadığı için gelen kişi toplamına katılmaz.
On birinci satır, çalışan adı aralığının COUNTA sonucundan o günün gelen sayısını çıkarır. D11 için yedi dolu ad ve iki X işareti bulunduğunda sonuç beştir. Bir çalışan adının boş bırakılması, ad sayısını azaltır; bağımsız örnekte bir ad boşken aynı iki gelen işaretiyle dört gelmeyen hesaplanmıştır. Bu nedenle işaret hücresi ile çalışan adı birlikte tutarlı tutulmalıdır. Boş ad satırına X girilmesi, formüllerin kendiliğinden düzelttiği bir veri tutarsızlığı değildir.
Bu satırlar günlük kişi sayısıdır; kişi başına aylık çalışma günü toplamı değildir. Fazla mesai saati, geç kalma süresi, yarım gün veya ücret tutarı hesaplanmaz. İşe gelmeyen sonucu da izin, hastalık ve hafta tatili gibi gerekçeleri birbirinden ayırmaz. Dosyada bu nedenler için ayrı bir kod sözlüğü bulunmadığından X dışındaki bütün durumları ayrıntılı izin türleri olarak yorumlamak doğru olmaz.

Koşullu Biçimlendirme ve Yeni Sürüm Düzeltmesi​

Başlık ve günlük giriş alanlarında koşullu biçimlendirme kuralları vardır. Gün başlığı boş değilse başlık görünümü uygulanır; çalışan alanında geçerli bir başlığın altında boş veya sıfır değerlendirilen hücreler farklı görünür. X işareti girildiğinde ilgili boş giriş kuralının etkisi kalkar. Alt sayım satırlarının görünümü de kendi koşullu kurallarına bağlıdır. Görsel değişim, ayrıca çalıştırılan bir VBA makrosundan kaynaklanmaz.
Özgün dosyada haftanın ilk gününü işaretleyen başlık kuralı, gerçek ay tarihini değil birden otuz bire kadar gün numarasını WEEKDAY işlevine veriyordu. Böylece Temmuz 2023 örneğinde cumartesi olan birinci gün farklı renge geçerken pazar olan ikinci gün normal kalabiliyordu. Yeni sürümde yalnız bu tek koşullu biçimlendirme formülü, seçilen ayın 2023 yılı içindeki gerçek gününü DATE ile oluşturan ve boş başlığı dışlayan ifadeye bağlanmıştır.
Düzeltme sonrası Temmuz, Şubat, Nisan ve Aralık aylarının pazar günleri gerçek Excel görüntü biçimi üzerinden kontrol edilmiştir. Gün dökülmesi, X sayımları, diğer biçim kuralları, tanıtım görselleri ve kaynak dosyanın bağlantı parçaları korunmuştur. Özgün dosya indirme geçmişinde ayrı sürüm olarak tutulur. Yeni sürüm yıl seçimi eklemez; sabit 2023 kapsamı devam eder ve bu sınır düzeltilmiş renk kuralı için de geçerlidir.

Dönem Değişimi ve Çalışma Kopyasının Kullanımı​

Ay değiştirmek gün başlıklarını ve geçerli günlere ait sayım görünümünü değiştirir; mevcut X girişlerini otomatik temizleyen bir yordam yoktur. Temmuzdan Nisana geçerken aynı hücrelerdeki işaretler yeni seçili ayın gün numaralarının altında kalabilir. Bu nedenle başka bir döneme başlanmadan önce önceki kayıtların ayrı çalışma kopyasında saklanması ve yeni dönemin işaretlerinin bilinçli olarak hazırlanması gerekir. Dosya her ay için ayrı kayıt geçmişi oluşturan bir arşiv uygulaması değildir.
Çalışma kitabında kullanılmayan eski adlandırılmış aralıklar ve dört dış bağlantı parçası da bulunur. Bazı eski adlar REF başvurusu içerir. Bu öğeler puantajın gün üretimi veya günlük sayım formüllerinde kullanılmadığından taşıma sırasında silinmemiştir. Dış bağlantıların yenilenmesi test kapsamında talep edilmemiştir. Tanıtım görsellerinin İnternet üzerinden gelecekte sürekli erişilebilir olacağına dair bir güvence de verilmez.
Dosya, ay seçimi, yatay dinamik dizi, ölçütle sayım ve koşullu biçimlendirmeyi küçük bir örnek üzerinde birlikte incelemek isteyenler için uygundur. Günlük işaretlerin gerçek Excel sayfa galerisi üzerinden görülebilmesi, hangi hücrenin girdi ve hangisinin sonuç olduğunu değerlendirmeyi kolaylaştırır. Resmî puantaj, bordro, izin hakkı veya kurum onayı koşullarını doğrulayan bir model olarak kullanıldığı iddia edilmez. Açıklama, yalnız dosyada bulunan hücrelerin ve test edilen hesapların kapsamını aktarır.