Temel Excel İşlevleriyle Hesaplama Arama Metin İşleme

Temel Excel işlevleri (basic Excel functions), hücrelerdeki verilerle toplama, ortalama, koşullu sonuç üretme, tablodan veri çekme ve metin düzenleme gibi işlemleri formülle yapmanızı sağlar. Hesaplama için TOPLA, ORTALAMA ve EĞER; arama için DÜŞEYARA, İNDİS ve KAÇINCI; metin işleme için SOLDAN, PARÇAAL ve METNEÇEVİR işlevleri yeterli bir başlangıç sağlar. Bu sayfada her grubu, gerçek bir tablo üzerinde kurulan örneklerle adım adım görebilirsiniz.

Excel'de toplama, ortalama ve koşullu hesaplama nasıl yapılır​

Excel'de her formül eşittir işaretiyle başlar; ardından işlev adı ve parantez içinde bağımsız değişkenler (argümanlar) gelir. Toplama için en hızlı yol Giriş > Düzenleme > Otomatik Toplam (Home > Editing > AutoSum) düğmesidir. İşlev adlarını ve söz dizimini Formüller > İşlev Kitaplığı > İşlev Ekle (Formulas > Function Library > Insert Function) penceresinden de inceleyebilirsiniz. En sık kullanılan hesaplama işlevleri şunlardır:

• TOPLA (SUM): Aralıktaki sayıları toplar; metin ve boş hücreleri yok sayar.
• ORTALAMA (AVERAGE): Sayısal değerlerin aritmetik ortalamasını alır; boş ve metin içeren hücreler hesaba girmez.
• BAĞ_DEĞ_SAY (COUNT): Yalnızca sayı ve tarih içeren hücreleri sayar. Dolu hücrelerin tamamını saymak için BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY (COUNTA) kullanılır.
• MAK (MAX) ve MİN (MIN): Aralıktaki en büyük ve en küçük sayıyı döndürür.

EĞER (IF) işlevi bir koşulu sınar; koşul doğruysa ikinci, yanlışsa üçüncü bağımsız değişkeni döndürür. Örneğin D2 hücresindeki tutar 40000 ve üzerindeyse Yüksek, değilse Normal yazdırmak için:
Metin sonuçları çift tırnak içinde yazılır. Birden çok koşul gerektiğinde EĞER işlevlerini iç içe kullanabilir ya da ÇOKETOPLA gibi koşullu toplama işlevlerine geçebilirsiniz.

DÜŞEYARA, YATAYARA, İNDİS ve KAÇINCI ile arama​

Arama işlevleri, bir anahtar değere göre tablodan bilgi çeker. DÜŞEYARA (VLOOKUP), tablonun en soldaki sütununda arama yapar ve aynı satırdaki istediğiniz sütunun değerini getirir. Dört bağımsız değişkeni vardır: aranan değer, tablo, sütun numarası ve aralık_bakılacak_mı. Tam eşleşme için son bağımsız değişkene YANLIŞ (FALSE) ya da 0 yazın. Sicil numarası B9 hücresinde olan personelin adını getirmek için:
YATAYARA (HLOOKUP) aynı mantıkla çalışır; ancak başlıkların üstte, kayıtların yan yana sütunlarda durduğu tablolarda en üst satırda arar ve satır numarasına göre değer döndürür.
İNDİS (INDEX) işlevi, aralıktaki belirli satır ve sütunun kesiştiği değeri verir. KAÇINCI (MATCH) ise aranan değerin aralıktaki sırasını bulur. İkisini birleştirmek, DÜŞEYARA'nın sınırı olan sola bakamama sorununu ortadan kaldırır ve aranan sütunun konumundan bağımsız çalışır:
KAÇINCI işlevinde son bağımsız değişken olan 0, tam eşleşme anlamına gelir. Excel 2021 ve Microsoft 365'te aynı işi daha kısa yazabileceğiniz ÇAPRAZARA (XLOOKUP) işlevi de bulunur.

Metin işleme: SOLDAN, SAĞDAN, PARÇAAL, METNEÇEVİR ve TARİH​

Metin işlevleri, kod, ad ya da tarih gibi birleşik verileri parçalamak ve birleştirmek için kullanılır. SOLDAN (LEFT) metnin başından, SAĞDAN (RIGHT) metnin sonundan istenen sayıda karakter alır. PARÇAAL (MID) ise belirli bir konumdan başlayıp istenen uzunlukta karakter döndürür. C2 hücresinde IST-2021-0153 gibi bir kod varsa ortadaki yılı almak için:
Kodun sonundaki dört karakteri, yani sıra numarasını almak için SAĞDAN işlevi kullanılır:
Metinleri birleştirmenin en pratik yolu & operatörüdür. A2 ve B2 hücrelerindeki ad ile soyadı boşlukla birleştirmek için:
BİRLEŞTİR (CONCATENATE) aynı işi görür; ancak aralık kabul etmez, tek tek hücre başvurusu ister.
METNEÇEVİR (TEXT) bir sayıyı ya da tarihi istediğiniz biçimde metne dönüştürür. İkinci bağımsız değişken biçim kodudur; Türkçe Excel'de gün için gg, ay için aa, yıl için yyyy yazılır. TARİH (DATE) yıl, ay ve gün bağımsız değişkenlerinden bir tarih üretir; ZAMAN (TIME) ise saat, dakika ve saniyeden bir saat değeri oluşturur.

1. Satış tablosunda toplam, ortalama ve en büyük değer​

Beş ürünlük bir satış listesinde önce her satırın tutarını hesaplayın, ardından tablonun altına özet işlevlerini ekleyin. D sütunu adet ile birim fiyatı çarpar; E sütunu ise EĞER ile 40000 ve üzerindeki tutarları Yüksek olarak işaretler. Formülleri ilk satıra yazıp aşağı doğru çoğaltın.
Laptop satırının tutarı 98.000,00 olarak hesaplanır ve durum sütununda Yüksek görünür. Klavye satırında ise durum Normal olur. Tablonun altında toplam tutar 176.890,00, ortalama tutar 35.378,00, kalem sayısı 5, en yüksek tutar 98.000,00 ve en düşük tutar 9.240,00 olarak gelir. Veri eklediğinizde aralıkları genişletmeyi unutmayın.

2. Sicil numarasıyla personel bilgisi arama​

Altı kişilik personel listesinden, B9 hücresine yazdığınız sicil numarasına göre ad soyadı ve maaşı getirin. Ad soyad için DÜŞEYARA, maaş için İNDİS ile KAÇINCI birleşimi kullanılır. Üçüncü formül ise aranan sicilin listedeki sırasını verir.
B9 hücresindeki sicil numarası için DÜŞEYARA ad soyadı Can Yıldız olarak getirir. İNDİS ve KAÇINCI birleşimi aynı kişinin maaşını 51.200,00 olarak verir. Sicil numarası aralığın 4. sırasında bulunduğu için İNDİS, maaş sütununda aynı sıradaki değeri çeker. B9 hücresine başka bir sicil numarası yazarsanız üç sonuç da otomatik güncellenir.

3. Kod ve ad alanlarını metin işlevleriyle ayırma​

Sicil kodu şehir kodu, giriş yılı ve sıra numarasından oluşan bir tabloda, kodu parçalara ayırın ve ad ile soyadı tek hücrede birleştirin. D sütununda & operatörü, E sütununda SOLDAN, F sütununda PARÇAAL kullanılır. Tablonun altında TARİH ve METNEÇEVİR işlevlerinin birlikte kullanımı gösterilir.
İlk satırda ad ve soyad Ayşe Demir olarak birleşir, şehir kodu ANK, giriş yılı 2019 olarak ayrılır. PARÇAAL sonucu metin olarak döner; yılı hesaplamada sayı gibi kullanacaksanız başına iki eksi işareti koyabilir ya da SAYIYAÇEVİR işlevini kullanabilirsiniz. B8 hücresindeki tarih 14.03.2025 biçiminde görünür. METNEÇEVİR ile oluşturulan B9 hücresi ise tarihi 14 Mart 2025 şeklinde metin olarak verir.

Sık sorulan sorular​

• DÜŞEYARA neden #YOK hatası verir? Aranan değer tablonun ilk sütununda bulunmuyordur. Değerin başında ya da sonunda fazladan boşluk olması veya bir tarafın metin, diğer tarafın sayı olarak saklanması da aynı hataya yol açar.
• Formülde virgül mü noktalı virgül mü kullanılır? Bağımsız değişken ayırıcısı Windows bölgesel ayarlarına bağlıdır. Türkçe ayarlarda genellikle noktalı virgül, İngilizce ayarlarda virgül kullanılır.
• BAĞ_DEĞ_SAY ile BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY arasındaki fark nedir? BAĞ_DEĞ_SAY yalnızca sayı ve tarih içeren hücreleri sayar. BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY metin dahil içi dolu tüm hücreleri sayar.
• BİRLEŞTİR işlevini hala kullanabilir miyim? Evet, eski sürümlerle uyumluluk için durur. Yeni çalışmalarda & operatörü ya da METİNBİRLEŞTİR (TEXTJOIN) işlevi daha esnektir.

Kullanırken dikkat edin​

• Aralık_bakılacak_mı bağımsız değişkenini yazın: DÜŞEYARA ve YATAYARA işlevlerinde son bağımsız değişken boş bırakılırsa yaklaşık eşleşme yapılır ve sonuç yanlış satırdan gelebilir. Kod, ad ya da sicil numarası gibi kesin eşleşme gereken aramalarda YANLIŞ ya da 0 yazın.
• Tablo aralığını sabitleyin: Arama formülünü aşağı çoğalttığınızda tablo başvurusu kayabilir. Başvuruyu seçip F4 tuşuna basarak dolar işaretli mutlak başvuruya çevirin ya da veriyi tablo (Ctrl+T) olarak biçimlendirin.
• Metin olarak saklanan sayılara dikkat edin: Sola yaslı görünen ve hücre köşesinde yeşil üçgen bulunan sayılar metindir. TOPLA bu değerleri yok sayar, DÜŞEYARA ise sayı ile metni eşleştirmez. Bu hücreleri sayıya çevirmeden formül sonuçlarına güvenmeyin.
• METNEÇEVİR sonucu metindir: METNEÇEVİR çıktısı sayı değil metin olarak gelir; bu nedenle sonucu toplama ya da karşılaştırmada kullanamazsınız. Biçim kodları Excel'in dil ayarına göre değişir: Türkçe Excel'de ay için aa, yıl için yyyy yazılır.
• BİRLEŞTİR aralık kabul etmez: BİRLEŞTİR (CONCATENATE) işlevine A1:A5 gibi bir aralık veremezsiniz; her hücreyi tek tek yazmanız gerekir. Çok sayıda hücreyi ayırıcıyla birleştirmek için METİNBİRLEŞTİR (TEXTJOIN) işlevini kullanın.
• İlgili konular:
  • Koşullu toplama ve sayma: ETOPLA, ÇOKETOPLA, EĞERSAY
  • Yeni arama işlevi: ÇAPRAZARA (Excel 2021 ve Microsoft 365)
  • Metin işlevleri: UZUNLUK, KIRP, METİNBİRLEŞTİR, BİRLEŞTİR
  • Tarih ve saat işlevleri: TARİH, ZAMAN, BUGÜN
  • Hata yönetimi: EĞERHATA

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.