Birden Çok Kritere Göre Arama Formülleri

Ad soyad ve bölüm koşullarıyla doğru kaydı bulun​

Birden Çok Kritere Göre Arama Formülleri çalışma kitabı, aynı ad ve soyadın birden fazla satırda bulunduğu bir listeden doğru grup bilgisinin nasıl getirileceğini gösterir. Tek ölçüte dayalı arama bu durumda yetersiz kalabilir: listede Hasan Ali adlı kişi hem Planlama hem Muhasebe bölümünde örneklenmiştir. Güncel çalışma kitabı bu ayrımı ad, soyad ve bölümün birlikte eşleşmesiyle yapar. Aynı kaynağın arşivlenen ilk sürümünde yardımcı sütunla DÜŞEYARA yaklaşımı da bulunur. Böylece iki farklı arama mantığının sürüm geçmişi korunurken indirilen güncel dosyanın işlevi doğru tanımlanabilir.

Güncel sayfanın düzeni​

Güncel dosyada Sayfa1 adlı tek görünür sayfa vardır. Kullanılan alan A1:K9 aralığındadır. Sol taraftaki B:E sütunları örnek kayıt listesini oluşturur. İkinci satırda Adı, Soyadı, Bölümü ve Grubu başlıkları bulunur; kayıtlar üçüncü ile dokuzuncu satırlar arasında yer alır. Sağ taraftaki G:I sütunları arama ölçütlerini taşır. Bu bölümde yine Adı, Soyadı ve Bölümü başlıkları vardır. K sütunundaki Grubu alanı arama sonucunu gösterir. Bu düzen, kaynak kayıtlarla arama girdilerini aynı ekranda karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Sol listede yedi örnek kayıt vardır. Hasan Ali adı Planlama satırında A grubuyla, Muhasebe satırında B grubuyla eşleşir. İsimlerin tekrar etmesi burada bilerek kullanılmış önemli bir örnektir. G3:I3 arama ölçütleri Hasan, Ali ve Planlama olduğunda K3 hücresinde A sonucu görünür. G4:I4 ölçütleri Hasan, Ali ve Muhasebe olduğunda K4 hücresinde B görünür. Dosyayı incelerken aynı ad ve soyadın iki farklı grup sonucuna neden gidebildiği bu bölüm farkından anlaşılabilir.
Örnek listedeki diğer satırlarda Ali Osman, Hüseyin Pekcan, Hasan Kahraman, Sevtap Aparman ve Emine Pekdemir adları da yer alır. Bunlar çalışma mantığını göstermek için bulunan örnek değerlerdir; gerçek bir personel dizini veya yetkili kurum kaydı olarak yorumlanmamalıdır. Kendi listesiyle çalışacak kullanıcıların sol taraftaki veri alanını ve sağ taraftaki ölçütleri beraber gözden geçirmesi gerekir. Dosya bütün bir personel sistemini otomatik içe aktarmaz, dış kaynağa bağlanmaz ve kayıtları başka bir veritabanıyla eşitlemez.

Üç koşullu arama formülü nasıl işler​

Güncel dosyada K3 ve K4 hücrelerinde iki dizi formülü bulunur. Her ikisi de kaynak satırların ad, soyad ve bölüm sütunlarını sağ taraftaki arama değerleriyle karşılaştırır. Karşılaştırmaların her biri doğru veya yanlış sonuç üretir; üç koşul birlikte değerlendirildiğinde tümü doğru olan satırın konumu MATCH işleviyle bulunur. INDEX ise bulunan satırın grup sütunundaki değeri getirir. IFERROR, uygun satır bulunmadığında bir hata kodu göstermek yerine boş metin döndürür. Bu açıklama güncel çalışma kitabındaki gerçek formül yapısına dayanır; güncel sürümde DÜŞEYARA formülü varmış gibi davranılmaz.
K3 formülü kaynak aralık olarak B3:E9 alanını kullanır. Ad karşılaştırması B3:B9 ile G3, soyad karşılaştırması C3:C9 ile H3, bölüm karşılaştırması D3:D9 ile I3 arasındadır. Dördüncü kaynak sütunu olan E sütunundaki grup bilgisi sonuç olarak alınır. K4 aynı düzeni dördüncü satırdaki arama girdileri için tekrarlar. Bu nedenle kaynak kayıttaki bölüm adıyla arama bölümünün yazımı uyuşmazsa doğru ad ve soyad bulunsa bile eşleşme oluşmaz.
Formülün ilk uygun satırı döndürdüğü de dikkate alınmalıdır. Ad, soyad ve bölüm üçlüsü veri alanında birden çok kez aynı şekilde geçerse dosya tüm sonuçları listeleyen dinamik bir rapor üretmez; MATCH ilk bulduğu satırı seçer. Birden çok kaydın aynı üçlüye sahip olabileceği veri kümelerinde benzersiz bir kimlik veya ek koşul tasarlanmalıdır. Örnek dosya bu ek kimliği içermez. Arama aralıkları da dokuzuncu satırda biter. Kaynak listeye onuncu satırdan sonra yeni kayıt eklemek, mevcut formüllerin aralığını kendiliğinden büyütmez.

İlk sürümdeki DÜŞEYARA yaklaşımı​

Kaynağın V1 sürümü de özgün dosya hash'iyle korunmuştur. Bu sürümün Sayfa1 alanı farklı bir örnek düzenine sahiptir: B sütununda yardımcı anahtar, C ve D sütunlarında ad ile soyad, E sütununda bölüm ve F sütununda grup bulunur. Yardımcı anahtar satırdaki ad ve soyadı araya bir boşluk koyarak birleştirir. E3 ve F3 hücrelerindeki DÜŞEYARA formülleri bu birleşik ad-soyad anahtarını B5:F11 aralığında arar ve sırasıyla bölüm ile grup sütunlarını getirir. Bu, birden çok girdi parçasını tek arama anahtarına dönüştürmenin anlaşılır bir örneğidir.
İlk sürümün arama ölçütleri ile güncel sürümün arama ölçütleri aynı değildir. V1 yardımcı sütununda ad ve soyad birleştirilir; bölüm ayrıca arama koşulu olarak kullanılmaz. Güncel sürüm, ad, soyad ve bölümü birlikte karşılaştırdığı için Hasan Ali örneğindeki iki bölümü ayırabilir. Eski dosyanın mevcut olması, güncel dosyanın VLOOKUP kullandığı anlamına gelmez. Sürüm seçerken yöntem farkı bilinmeli; bu kaynak için indirilen güncel sürümde INDEX, MATCH ve IFERROR yaklaşımı beklenmelidir.

Örnekleri adım adım inceleme​

Önce B2:E9 alanındaki başlıklar ve yedi veri satırı okunur. Özellikle üçüncü ve dokuzuncu satırlardaki Hasan Ali kayıtlarının bölüm ve grup sütunları karşılaştırılır. Ardından G3:I3 ölçütleriyle kaynak tablodaki Planlama satırının aynı olup olmadığı kontrol edilir. K3'teki A sonucunun nedeni ad veya soyadın tek başına eşleşmesi değildir; üç koşulun birden aynı satırda sağlanmasıdır. İkinci örnekte G4:I4 alanının Muhasebe bölümünü seçtiği ve K4'ün B sonucunu getirdiği gözlenir.
Deneme yapmak için çalışma kitabının kopyasında I4 bölüm adı bulunmayan bir değerle değiştirilebilir. K4 bu durumda boş görünür; formüldeki IFERROR davranışı gözlemlenir. I4 tekrar Planlama yazıldığında aynı ad ve soyad için sonuç A olur. Bu iki değişiklik güncel dosyanın bir kopyasında gerçek Microsoft Excel yeniden hesaplamasıyla sınanmıştır. Özgün arşiv dosyalarının baytları değişmeden kalmıştır. Deneme sonrasında sağ taraftaki iki örnek girdinin geri yüklenmesi, açıklamadaki A ve B sonuçlarını yeniden görmeyi sağlar.

Kendi verilerine uyarlarken dikkat edilecekler​

Sol taraftaki kayıtlar değiştirilecekse sütunların sırası korunmalıdır. B ad, C soyad, D bölüm, E grup alanıdır; sonuç formülü grup için dördüncü sütunu kullanır. Sütunların yerini değiştirmek, arama sonucunun yanlış alandan gelmesine yol açabilir. K3 ve K4 yalnız kendi satırlarındaki G:I ölçütlerine bağlıdır. Üçüncü bir sorgu satırı eklenirse formülün ilgili satıra doğru uyarlanması ve aralıkların yeniden kontrol edilmesi gerekir. Sadece değer hücrelerini doldurmak, yeni bir sonuç formülü otomatik oluşturmaz.
Ad, soyad ve bölüm yazımları da tutarlı olmalıdır. Türkçe karakter, boşluk ve bölüm adının farklı yazılışı eşleşmeyi etkileyebilir. Örneğin Planlama yerine başka bir bölüm yazılırsa, aynı kişinin adı listede bulunsa bile beklenen grup gelmeyebilir. Veri temizliği için ayrıntılı otomatik bir normalleştirme katmanı yoktur. IFERROR'ın boş sonucu, her zaman kaynakta kişi bulunmadığı anlamına da gelmeyebilir; hatalı aralık veya formül değişikliği de gizlenmiş olabilir. Bu nedenle kendi verileriyle ilk kullanımda birkaç bilinen sonucu kaynak tabloyla elle karşılaştırmak yerinde olur.

Dosyanın kapsamı​

Bu Excel örneği arama koşullarının birlikte değerlendirilmesini öğretir. Çalışma kitabında makro, harici çalışma kitabı bağı, grafik veya Excel tablosu nesnesi bulunmaz. Güncel sayfada iki dizi formülü ve yedi örnek veri satırı vardır. Dosya otomatik personel yönetimi, rol ataması, yetki kontrolü veya canlı veri güncellemesi sağlamaz. Grup harfleri örnek sonuçlardır; gerçek kurumun güvenlik grubunu belirleyen bir erişim sistemi değildir. Bu sınırlar açık tutulduğunda dosya, tek koşullu aramanın neden yanlış satıra gidebildiğini ve bölüm koşulunun sonucu nasıl ayırdığını göstermek için kullanılabilir.
Özgün V1 ve güncel 2024 sürümünün birlikte korunması, iki yaklaşımı karşılaştırma olanağı sunar. Üzerinde çalışılacak ana örnek güncel sürümdür; eski sürüm yardımcı sütunlu DÜŞEYARA mantığını görmek isteyenler için tarihsel kayıttır. Galerideki görüntü güncel Sayfa1 sayfasının gerçek Excel görünümüdür. Dosya indirilmeden önce veri alanı, arama ölçütleri ve iki farklı grup sonucunun yerleşimi bu görüntüden incelenebilir.