Proforma Fatura Örneği Hazırlama

Proforma Fatura Teklifini Excel Şablonuyla Düzenleme​

Bu çalışma kitabı, bir mal veya hizmet teklifinin tutarlarını tek sayfada düzenlemek için hazırlanmış bir proforma fatura örneğidir. Üst bölümde firma ve müşteri bilgileri, ortada kalem satırları, alt bölümde ara toplam, örnek KDV oranı, KDV tutarı ve genel toplam yer alır. Dosya bir muhasebe programına bağlanmaz; hesaplama Excel hücrelerindeki beş formülle yapılır. Bu nedenle teklif taslağını hazırlayan kişi girişleri, kullanılan oranı ve ortaya çıkan tutarları göndermeden önce kendisi denetlemelidir. İndirilen kitapta örnek olarak iki malzeme satırı doldurulmuştur. Bunlar gerçek bir satış kaydı değil, formül akışını görünür kılan başlangıç verileridir.

Şablonun Kapsamı ve Sınırları​

Dosyada yalnız Sayfa1 adlı görünür çalışma sayfası bulunur. Başka bir sayfaya, harici çalışma kitabına, web servisine ya da makroya bağlı bir hesap yoktur. Bu yapı, boş bir teklif formunu baştan kurmadan, sayfadaki etiket ve hücreleri kendi işlemine uyarlamak isteyenler için elverişlidir. Şablon otomatik müşteri kartı tutmaz, stoktan ürün seçmez, e-Fatura oluşturmaz ve ödeme takibi yapmaz. Özellikle proforma belgesi ile resmi satış faturasının aynı şey olmadığı unutulmamalıdır. Buradaki çıktı, kullanıcının dolduracağı teklif görünümündeki çalışma sayfasıdır; yasal belge üretimi veya ilgili işlem için geçerli vergi oranının tespiti dosyanın işlevi değildir.

Üst Bilgi Alanları Nasıl Doldurulur​

A1 hücresindeki Firma Bilgileri başlığı, teklif veren tarafın bölümünü başlatır. Sol tarafta adres ve telefon etiketleri bulunur. C1 hücresindeki Proforma Fatura başlığı belgenin türünü belirtir. Sağ üstte tarih, proforma fatura numarası ve geçerlilik tarihi etiketleri vardır. Bu alanlarda otomatik tarih atama veya numara üretme formülü yoktur; ilgili değerler elle yazılır. Teklif dosyası başka bir firmaya gönderilecekse önce firma adının, irtibat bilgisinin, düzenleme tarihinin, teklif numarasının ve son geçerlilik tarihinin doldurulduğu kontrol edilmelidir. Boş bırakılan alanlar hesaplama sonucunu değiştirmez, ancak belgenin karşı tarafça anlaşılmasını zorlaştırabilir.

Müşteri Bilgilerinin Yerleşimi​

Onuncu satır Müşteri Bilgileri başlığını taşır. On birinci satırda şirket ismi, on ikinci satırda ülke, şehir ve posta kodu, on üçüncü satırda semt, cadde, sokak ve apartman numarası için açıklayıcı metinler yer alır. Bu metinler bir veri tabanından çekilmez ve doğrulama listesi içermez. Teklifin kime gönderildiğini açıkça göstermek için alıcı bilgileri elle uyarlanır. Birden çok müşteriye teklif hazırlanırken, her müşteri için ayrı bir kopya kaydetmek karışıklığı azaltır; çünkü tek kitap içinde müşteri geçmişini saklayan ayrı sayfalar veya kayıt sistemi bulunmaz. Şablondaki satıcı ve alıcı bilgilerinin doğruluğu formüllerce kontrol edilmez.

Ürün ve Hizmet Satırları​

On dokuzuncu satırdaki tabloda No, Mal/Hizmet Cinsi, Adet, Birim Fiyat ve Toplam Tutar sütunları bulunur. A20 ve A21 hücrelerinde sıra numaraları, B20 ve B21 hücrelerinde örnek malzeme adları, C20 ve C21 hücrelerinde birer adet, D20 ve D21 hücrelerinde örnek birim fiyatlar vardır. E20 formülü C20 ile D20 değerlerini, E21 formülü C21 ile D21 değerlerini çarpar. Böylece miktar veya birim fiyat değiştirildiğinde ilgili satır tutarı Excel tarafından yeniden hesaplanır. Başlangıç örneğinde ilk birim fiyat 100 ₺, ikinci birim fiyat 9.900 ₺ olarak girilmiştir. Bunlar gerçek piyasa fiyatı veya önerilen satış bedeli değildir; kullanıcı kendi mal veya hizmetinin adını, adedini ve fiyatını girmelidir.

Boş Satırlarda Dikkat Edilecekler​

Tablo, yirminci ile yirmi beşinci satırlar arasındaki tutarları ara toplama dahil edecek biçimde kurulmuştur. Ancak indirilen örnekte hazır çarpma formülü yalnız E20 ve E21 hücrelerinde vardır. Yirmi ikinci ile yirmi beşinci satırlara yeni kalem yazılırsa, aynı satırların E sütununda da miktar ile birim fiyatı çarpan formül kurulmalıdır. Aksi halde yeni kalemin adı, adedi ve fiyatı görünse bile ara toplama yansımaz. Yedinci ve sonraki kalemler için satır eklenirse E26 içindeki toplama aralığı kontrol edilmeli, yeni satır kapsanmıyorsa genişletilmelidir. Bu sınır, dosyanın mevcut yapısına aittir; sınırsız kalem ekleyip hepsini kendiliğinden dahil eden bir Excel tablosu veya dinamik dizi mekanizması bulunmaz.

Ara Toplam ve KDV Hesabı​

E26 hücresindeki SUM formülü E20:E25 aralığını toplar. Bu değer, satır bazındaki hesapların genel toplamdan önce görülebildiği ara toplamdır. E27, yüzde biçimindeki KDV oranı girişidir. Yeni sürümde bu hücre, güncel genel orana örnek vermek amacıyla %20 olarak ayarlanmıştır; her mal veya hizmetin aynı orana tabi olduğu anlamına gelmez. İşlem için geçerli oran, istisna veya özel uygulama gerektiğinde kullanıcı tarafından ayrıca doğrulanmalı ve hücreye uygun değer girilmelidir. E28 formülü ara toplam ile E27 oranını çarpar. E29 formülü ara toplam ile hesaplanan KDV tutarını birleştirir. Başlangıçtaki 10.000 ₺ ara toplam için örnek %20 oranı, 2.000 ₺ KDV ve 12.000 ₺ genel toplam üretir.

Formüllerin Birbirine Bağlanışı​

Hesap zinciri beş hücre üzerinden okunabilir: E20=C20×D20, E21=C21×D21, E26=E20:E25 toplamı, E28=E26×E27 ve E29=E26+E28. Bu zincirde bir kalemin miktarı değiştiğinde önce o kalemin tutarı, sonra ara toplam, vergi tutarı ve genel toplam güncellenir. Birim fiyat değişikliğinde aynı akış çalışır. KDV oranı değiştirildiğinde kalemlerin vergi öncesi tutarı ve ara toplam sabit kalır; yalnız vergi ve genel toplam yeniden hesaplanır. Gerçek Excel uygulamasındaki denemede ilk satırın adedi birden üçe çıkarıldığında ilk satır 300 ₺, ara toplam 10.200 ₺ oldu ve sonraki iki tutar seçili oranla yeniden hesaplandı. Bu test, hazır formül zincirinin çalıştığını gösterir; kullanıcının sonradan eklediği formülleri ayrıca denetlemesi gerekir.

Para Birimi ve Sayı Biçimleri​

Yeni sürümde örnek fiyat ve hesap hücrelerinin görüntü biçiminde ₺ işareti kullanılır. Bu işaret, Excel hücresinde saklanan sayıyı veya hesaplamayı değiştirmez; yalnız ekranda nasıl gösterildiğini belirler. Örneğin D20 hücresine 100 yazıldığında hücre para biçimiyle görünür ve E20, miktarla bu sayıyı çarpar. Dosyada otomatik döviz kuru, kur tarihi veya para birimi dönüştürme işlevi yoktur. Başka para biriminde teklif hazırlanacaksa sadece sembolü değiştirerek tutarları Türk lirasına çevrilmiş gibi göstermek doğru olmaz. Fiyatların ve kullanılacak para biriminin teklif koşullarıyla tutarlı olması ayrıca kontrol edilmelidir.

Belgeyi Hazırlama Sırası​

Önce dosyanın bir çalışma kopyası kaydedilir. Ardından firma ve müşteri alanları işlem taraflarına göre doldurulur; tarih, teklif numarası ve geçerlilik tarihi eklenir. Sonra B sütununa mal veya hizmet açıklamaları, C sütununa miktarlar ve D sütununa birim fiyatlar girilir. E20 ve E21 sonuçları ile E26 ara toplamı incelenir. İkiden fazla kalem kullanılıyorsa yeni satırların E sütunundaki hesapların kurulduğu ve ara toplamın bütün kalemleri kapsadığı doğrulanır. E27 oranı teklif konusu için kontrol edilir. Son olarak E28 vergi tutarı ve E29 genel toplam karşılaştırılır. Göndermeden önce sayfadaki örnek Malzeme X ve Malzeme Y metinlerinin gerçek kalemlerle değiştirildiği de gözden geçirilmelidir.

Çıktı ve Kontrol Noktaları​

Otuz beşinci satırda Yalnız etiketi bulunur; genel toplamın yazıyla otomatik üretildiği bir formül yoktur. Bu alan kullanılacaksa tutar elle yazılmalı ve E29 ile eşleştiği kontrol edilmelidir. Dosyada hazır bir PDF dışa aktarma düğmesi, imza alanı doğrulaması veya e-posta gönderme makrosu da bulunmaz. Sayfa yazdırılmadan önce önizlemede kenar boşlukları, sığdırma ölçeği ve boş alanlar incelenmelidir. Teklif alıcıya Excel olarak gönderilecekse formül hücrelerinin yanlışlıkla değiştirilebileceği hesaba katılmalıdır. Gönderilecek kopyada örnek veriler, yanlış tarih veya eski müşteri adresi kalmadığından emin olmak, formüllerin doğruluğu kadar önemlidir.

Sürüm ve Uyumluluk Bilgisi​

Kaynağın iki özgün Excel sürümü arşivde korunmuştur. Bu yayındaki güncellenmiş kopyada örnek KDV oranı %18’den %20’ye alınmış, para görüntüsü ₺ ile tutarlı hale getirilmiş ve dosya özelliklerinde ExcelDepo belirtilmiştir. Beş hesap formülünün yerleri ve ifadeleri korunmuştur. Çalışma kitabı XLSX biçimindedir; makro içermez. Harici bağlantı veya başka çalışma kitabından veri çekme bağımlılığı saptanmamıştır. Sayfa ve formüller gerçek Microsoft Excel uygulamasında açılıp hem başlangıç verileriyle hem değiştirilen miktarla sınanmıştır. Bu teknik test, dosyanın verilen örnekte hesapladığını doğrular; teklifin hukuki veya vergisel uygunluğunu kendiliğinden garanti etmez.

Kimler İçin Uygun​

Tek sayfalık bir teklif taslağını Excel’de düzenlemek isteyen küçük işletmeler, satış ekipleri ve serbest çalışanlar bu dosyanın açık hücre yapısından yararlanabilir. Belgenin biçimini, satıcı ve alıcı alanlarını görerek düzenlemek isteyen kişiler için formül zinciri kısa ve izlenebilirdir. Birden çok ürün, farklı vergi oranı, iskonto, stok kontrolü, teklif onayı veya resmi fatura entegrasyonu gereken iş akışlarında ise bu örneğin sınırları vardır. Özellikle bütün satırlara ayrı oran uygulayan bir vergi matrisi veya otomatik belge numarası bulunmadığı için bu ihtiyaçlar elle hesap eklenmesini ya da daha kapsamlı bir sistem kullanılmasını gerektirir. Dosya, mevcut haliyle basit ve denetlenebilir bir başlangıç şablonu olarak değerlendirilmelidir.